Thông tin địa chỉ trụ sở chính công ty được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động công ty có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (thay đổi địa chỉ công ty) và phải làm các thủ tục cần thiết liên quan.
Trong một môi trường kinh doanh năng động thì nhu cầu này ngày càng tăng. Công ty Luật Thái An hân hạnh cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: KẾT QUẢ CÓ NHANH CHỈ SAU 3-5 NGÀY + CHI PHÍ HỢP LÝ NHẤT + TRÁNH MỌI RỦI RO PHÁP LÝ.
ĐỂ SỬ DỤNG DỊCH VỤ, HÃY GỌI (024) 7305 6898 HOẶC ĐỂ LẠI TIN NHẮN ZALO, FACEBOOK
1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc thay đổi địa chỉ công ty
Căn cứ pháp lý của việc thay đổi địa chỉ công ty là các văn bản pháp luật sau đây:
Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký kinh doanh
2. Địa chỉ trụ sở công ty là gì?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Như vậy địa chỉ trụ sở chính được xem là một yếu tố gắn liền với công ty.
Trụ sở chính công ty không chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiêp, mà còn trên hóa đơn GTGT của công ty, thông tin nhận thông báo thuế, thông tin quận, huyện trên con dấu pháp nhân, thông tin các giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính công ty còn liên quan đến các vấn đề sau đây:
Xác lập thẩm quyền quản lý doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp địa bàn, nơi công ty đặt trụ sở chính;
Là địa điểm ghi nhận trên các hợp đồng ký kết trong nội bộ doanh nghiệp hoặc ngoài doanh nghiệp;
Là địa chỉ trên các công văn, giấy tờ được gửi hoặc nhận từ các cơ quan nhà nước, tổ chức liên quan, khách hàng, đối tác hoặc bên thứ ba;
Do đó khi thay đổi địa chỉ trụ sở cần cập nhật thông tin đối với các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp.
3. Khi nào thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (thay đổi địa chỉ công ty)
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (thay đổi địa chỉ công ty) khi doanh nghiệp mong muốn như vậy để:
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi hơn;
Khách hàng, đối tác dễ tìm, dễ liên hệ;
Tăng khả năng phát triển thị trường;
Ổn định trụ sở khi chuyển về địa chỉ thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp;
Lý do khác theo quyết định của chủ sở hữu (như phong thủy,…
Tuy nhiên, có những trường hợp không được thay đổi địa chỉ công ty, đó là:
Công ty đã bị cơ quan có thẩm quyền ra thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp;
Công ty thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng thực đăng ký doanh nghiệp;
Theo đề nghị của Tòa án, cơ quan công an hoặc Cơ quan thi hành án.
Bạn cần làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty nộp đến Phòng đăng ký kinh doanh để được xem xét giải quyết – Ảnh minh họa: Internet.
4. Lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty
Khi thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những vấn đề sau:
Về địa chỉ trụ sở công ty
Không phải mọi địa chỉ đều trở thành địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở mới phải phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy hoạch phát triển vùng địa phương đó.
Doanh nghiệp đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như: Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng mua bán nhà đất….
Trụ sở công ty không được đặt tại chung cư, trừ trường hợp chung cư có mục đích cho thuê văn phòng. Khi đó doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh quyền sử dụng thông qua hợp đồng thuê văn phòng.
Địa chỉ phải rõ ràng với thông tin ở 5 cấp sau:
Cấp độ 1: Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn
Cấp độ 2: Xã/phường/thị trấn
Cấp độ 3: Quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh
Cấp độ 4: Tỉnh/thành phố
Cấp độ 5: Quốc gia
Về việc chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (huyện) thì không cần chuyển hồ sơ thuế.
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận (huyện) hoặc khác tỉnh, thành phố thì cần phải chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới tương ứng.
Để chuyển hồ sơ thuế sang cơ quan quản lý thuế mới: Doanh nghiệp cần phải làm thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ và lấy giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Về việc thay đổi con dấu doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận (huyện): Không cần thay đổi con dấu và không cần chuyển hồ sơ thuế.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận (huyện), hoặc thay khác tỉnh, thành phố: Phải thay đổi con dấu công ty và cần chuyển hồ sơ thuế, như đã nêu trên.
Về việc thay đổi thông tin hóa đơn GTGT khi thay đổi địa chỉ công ty
Khi doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn GTGT (hóa đơn GTGT giấy hoặc hóa đơn GTGT điện tử) cũng phải thay đổi theo.
Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (huyện): Doanh nghiệp cần điều chỉnh hóa đơn với thông tin địa chỉ mới gửi cho cơ quan quản lý thuế. Tiếp đó cập nhật thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.
Khi thay đổi địa chỉ công ty trong khác quận (huyện), khác tỉnh:
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế, nơi chuyển đến; đồng thời đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế mới.
Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến và thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế này.
Về việc thông báo địa chỉ trụ sở mới cho các cơ quan quản lý liên quan
Khi thay đổi địa chỉ công ty: Doanh nghiệp cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt, phối hợp trong công tác quản lý, tránh những phiền toái sau này.
Những cơ quan quản lý nhà nước hoặc cơ quan chuyên môn cần thông báo: UBND phường, Cơ quản bảo hiểm xã hội, Liên đoàn lao động, ngân hàng…
5. Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty Việt Nam
a. Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Khi thay đổi trụ sở công ty trong cùng quận, huyện thì thông tin quản lý thuế không thay đổi mà chỉ thay đổi thông tin quản lý kinh doanh. Vì vậy doanh nghiệp chỉ cần thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không cần làm thủ tục chốt thuế với chi cục thuế.
Quý khách chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp (hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty) tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Lưu ý: Ngoài Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhiều tỉnh hiện nay đã bắt buộc nộp hồ sơ qua mạng điện tử.
Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty. Thành phần hồ sơ bao gồm:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên); nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp v/v nộp hồ sơ và nhận kết quả (trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện).
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở kế hoạch và đầu tư
Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi trụ sở công ty: 03 ngày làm việc, kể từ ngày hồ sơ hợp lệ
Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh
Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế khi thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh
Trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp mới thực hiện thủ tục thay đổi đại chỉ trụ sở tại phòng đăng ký kinh doanh, nơi có địa chỉ trụ sở mới.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế bao gồm:
Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, của Công ty Hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), Nghị quyết của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Công ty hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận/huyện, tỉnh;
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (theo Mẫu 08);
Giấy đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao có chứng thực);
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ công ty.
Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), Nghị quyết của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Công ty hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, của Công ty Hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
Bản gốc Công văn (mẫu 09) của cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển địa chỉ trụ sở công ty (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, tỉnh);
Giấy ủy quyền cho công ty luật (trường hợp có hợp đồng dịch vụ) thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trường hợp thay đổi trụ sở địa chỉ công ty khác tình: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư, nơi có trụ sở mới.
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng đăng ký kinh doanh
Bước 4: Khắc dấu pháp nhân của công ty
Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc
6. Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài
Trước khi thực hiện điều chỉnh địa chỉ trụ sở mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Nộp hồ sơ điều chỉnh địa chỉ thực hiện dự án đầu tư tại Sở kế hoạch và đầu tư;
Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, trả Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
Sở kế hoạch và đầu tư giải quyết hồ sơ;
Sở kế hoạch và đầu tư trả lời chấp thuận điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc từ chối với giải thích bằng văn bản.
Công ty vốn đầu tư nước ngoài thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại Điều 40 Luật đầu tư 2014 như sau:
Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
Đề xuất dự án đầu tư;
Báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư;
Văn bản giải trình tính khả thi dự án;
Văn bản chứng minh địa chỉ trụ sở mới được sử dụng/sở hữu hợp pháp;
Quyết định của nhà đầu tư về việc điều chỉnh dự án;
Một số giấy tờ pháp lý khác.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định trên, doanh nghiệp mang nộp tại Sở kế hoạch đầu tư cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp nếu trụ sở doanh nghiệp đặt tại Khu công nghiệp.
Giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký đầu tư điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; trường hợp từ chối điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư phải thông báo bằng văn bản cho nhà đầu tư và nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp chịu sự quản lý của cơ quan thuế: Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương quản lý thuế đối với các doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
Do vậy, nếu như doanh nghiệp trong nước phải chốt thuế khi chuyển trụ sở sang quận, huyện khác thì khi doanh nghiệp có vốn nước ngoài không phải làm việc này. Tuy nhiên, nếu công ty vốn nước ngoài chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố trực thuộc TW khác thì họ phải làm thủ tục chốt thuế với Cục thuế.
6. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Thái An
Công ty Luật Thái An thực hiện các công việc sau:
Tư vấn luật miễn phí trước khi thay đổi địa chỉ công ty
Hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục quyết toán thuế (nếu thay đổi trụ sở công ty khác quận, tỉnh)
Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa điểm thực hiện dự án (đối với doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư)
Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
Thay mặt khách hàng:
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở kế hoạch và đầu tư
Theo dõi việc xử lý hồ sơ, bổ sung hồ sơ (nếu có)
Nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty
Nộp phí, lệ phí liên quan
Khắc dấu (nếu thay đổi địa chỉ công ty khác quận, tỉnh)
Đăng Bố cáo về việc thay đổi địa chỉ công ty
Hướng dẫn khách hàng thực hiện các công việc liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty, bao gồm:
Xử lý đối với hóa đơn GTGT chưa sử dụng hết hoặc phát hành hóa đơn mới
Thông báo cho các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, đối tác, khách hàng có liên quan
HÃY LIÊN HỆ VỚI LUẬT THÁI AN ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ VỀ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP (THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY)
Tiến sỹ luật học, Luật sư Nguyễn Văn Thanh là thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam. Lĩnh vực hành nghề chính: * Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Đầu tư, Xây dựng, Thương mại, Lao động, Dân sự, Hình sự, Đất đai, Hôn nhân và gia đình * Tố tụng và giải quyết tranh chấp: Kinh doanh thương mại, Đầu tư, Xây dựng, Lao động, Bảo hiểm, Dân sự, Hình sự, Hành chính, Đất đai, Hôn nhân và gia đình
Bài viết mới nhất của Nguyễn Văn Thanh (Xem tất cả)
