Văn phòng đại diện và các quy định cần biết

 Ngày nay để tiếp cận thị trường một cách nhanh chóng, các Công ty/doanh nghiệp thường thành lập các văn phòng đại diện để làm cầu nối thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, nghiên cứu, cung cấp thông tin để thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Vậy làm thế nào để Văn phòng đại diện hoạt động hiệu quả, câu trả lời là chúng ta cần nắm rõ các quy định pháp luật về Văn phòng đại diện. Hãy cùng Công ty Luật Thái An chúng tôi tìm hiểu về các quy định này trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Tổng quan về Văn phòng đại diện

Tại Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, văn phòng đại diện có nhiệm vụ “đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó” mà không được thực hiện hoạt động kinh doanh như Chi nhánh hoặc Địa điểm kinh doanh.

Ngoài ra trong biểu mẫu đăng ký thành lập văn phòng đại diện cũng chỉ ghi nhận “nội dung hoạt động ” chứ không ghi nhận nội dung “ngành, nghề kinh doanh”  như trong biểu mẫu thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh.

2. Có những loại Văn phòng đại diện nào?

Có 02 loại Văn phòng đại diện đó là:

a. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp/Công ty Việt Nam:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức và hoạt động của loại hình văn phòng này phải tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam, không được trực tiếp đứng ra kinh doanh và ký kết hợp đồng, trừ khi được sự ủy quyền của doanh nghiệp.

b. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Đây là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Căn cứ khoản 3 Điều 16  Luật Thương mại năm 2005 thì: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng của mình tại Việt Nam.

Ngoài những quy định chung đối với văn phòng đại diện, pháp luật quy định những yêu cầu đặc thù đồi với Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, chi tiết có tại bài viết này:

https://luatthaian.vn/doanh-nghiep/van-phong-dai-dien-thuong-nhan-nuoc-ngoai/

3. Đặc điểm của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không được thực hiện những hoạt động sinh lợi trực tiếp, chủ yếu thực hiện xúc tiến thương mại.

Văn phòng đại diện không được sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền, chỉ ký kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…

4. Cách đặt tên cho Văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020, Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì cách đặt tên cho Văn phòng đại diện là:

  • Tên phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
  • Tên bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
  • Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng phát hành.
  • Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
  • Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Lưu ý: Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

5. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện như thế nào ?

Văn phòng đại diện có cơ cấu tổ chức khá đơn giản với người đứng đầu là Trưởng văn phòng. Người đứng đầu được bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc có thể điều chỉnh, thay đổi khi cần, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng trước doanh nghiệp/ công ty.

Cơ cấu tổ chức được quy định theo quyết định của doanh nghiệp/Công ty. Văn phòng đại diện được đại diện cho doanh nghiệp/Công ty ký kết hợp đồng với mục đích phục vụ cho chính văn phòng như thuê nhà, thuê thiết bị, ký hợp đồng nhân sự cho văn phòng….

6. Văn phòng đại diện có con dấu không? 

Căn cứ quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Pháp luật không bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

7. Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020:

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Như vậy, Luật doanh nghiệp không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện.

văn phòng đại diện
Thành lập văn phòng đại diện là một bước để doanh nghiệp mở rộng thị trường. – ảnh minh hoạ: internet

8. Văn phòng đại diện có vốn điều lệ không? 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty/doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Công ty/doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do Công ty/doanh nghiệp chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty/doanh nghiệp nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty/doanh nghiệp.

9. Văn phòng đại diện có được phát hành, sử dụng hóa đơn không? có phải nộp thuế không ?

Như đã trình bày ở trên, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

Vì văn phòng đại diện không kinh doanh nên không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng dại diện phải nộp thuế môn bài (1 triệu đồng/năm), nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (quý) đối với những sắc thuế phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, không phải nộp hồ sơ khai thuế.

10. Thành lập Văn phòng đại diện như thế nào ?

Việc thành lập văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. Chi tiết có tại bài viết sau:

Thành lập văn phòng đại diện với những quy định mới nhất

11. Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Điều 213 Luật doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp:

  • Trường hợp 1: Chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp
  • Trường hợp 2: Chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Chi tiết về thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện có tại bài viết này:

Chấm dứt văn phòng đại diện sao cho đúng luật ?

12. Phân biệt Chi nhành và Văn phòng đại diện

a. Điểm giống nhau:

  • Đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động theo quyết định, định hướng của doanh nghiệp
  • Nguyên tắc đặt tên dựa trên nguyên tắc đặt tên được quy định trong luật doanh nghiệp 2020;
  • Đều không có tư cách pháp nhân, có thể có con dấu và có giấy phép hoạt động,
  • Nơi đặt địa điểm: Có thể đặt khác tỉnh/thành phố với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, có thể được thành lập trong nước và nước ngoài. ;

b. Điểm khác nhau

STT Tiêu chí phân biệt Chi nhánh Văn phòng đại diện
1 Chức năng Có chức năng kinh doanh và đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp Có chức năng đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp
2 Các loại thuế phải nộp – Môn bài

– Giá trị gia tăng

– Thu nhập cá nhân

– Thu nhập doanh nghiệp

 – Môn bài

– Thuế thu nhập cá nhân
3 Hình thức hạch toán Độc lập hoặc Phụ thuộc Phụ thuộc
4. Hình thức kế toán và kê khai thuế Đối với đơn vị đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc:
– Nếu cùng tỉnh với công ty mẹ: Công ty mẹ làm báo cáo hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số của công ty mẹ để nộp thuế môn bài.
– Khác tỉnh với công ty mẹ: Chi nhánh phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, thực hiện nghĩa vụ báo cáo thuế theo quý. Bên cạnh đó, công ty mẹ thực hiện việc quyết toán thuế cuối năm.
* Đối với đơn vị đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu, báo cáo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.		 Phụ thuộc vào công ty mẹ thực hiện việc kê khai lệ phí môn bài, nộp lệ phí môn bài, kê khai thuế,
5 Ký kết hợp đồng, xuất hoá đơn – Được phép ký hợp đồng kinh tế;

– Được phép sử dụng và xuất hóa đơn.

 – Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế;

– Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.
6. Mục đích thành lập Thành lập khi doanh nghiệp có nhu cầu mở một cơ sở kinh doanh nhiều lĩnh vực, có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng; cơ sở hoạt động ở các tỉnh thành phố khác với tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính của công ty. Thành lập khi doanh nghiệp muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, không kinh doanh tại cơ sở này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh.

13. Dịch vụ tư vấn pháp luật văn phòng đại diện của Công ty Luật Thái An

Luật Thái An là một trong những Công ty Luật hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật cho văn phòng đại diện trong nước và của nước ngoài. Chúng tôi đảm bảo rằng, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và lựa chọn dịch vụ của chúng tôi là một quyết định đúng đắn. Đến với Luật Thái An, khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật văn phòng đại diện, khách hàng sẽ được hưởng các ưu đãi như sau:

  • Được tư vấn luật nhanh chóng, chính xác bởi đội ngũ Luật sư, chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm, chuyên môn cao
  • Dịch vụ trọn gói, hồ sơ thủ tục nhanh gọn
  • Phí dịch vụ thấp, không phát sinh chi phí
  • Được giảm tới 20% phí dịch vụ cho các công việc tiếp theo
  • Các lợi ích khác

Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Công ty Luật Thái An để được hỗ trợ kịp thời!

Nguyễn Văn Thanh
Bài viết mới nhất của Nguyễn Văn Thanh (Xem tất cả)