Chấm dứt văn phòng đại diện sao cho đúng luật ?

Nhiều người cho rằng khi không cần duy trì hoạt động của văn phòng đại diện thì chả cần làm gì. Đó là suy nghĩ không đúng do nếu bạn không làm các thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt. Pháp luật quy định về việc chấm dứt văn phòng đại diện, cụ thể là điều kiện, thủ tục, hồ sơ… Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sau đây:

Trước hết, cần hiểu rằng cho hai loại văn phòng đại diện:

• văn phòng đại diện của công ty là pháp nhân Việt Nam, được thành lập theo pháp luật Việt Nam (vốn 100% Việt Nam hoặc có vốn nước ngoài): chịu sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp. Xem thêm: Văn phòng đại diện công ty
• văn phòng đại diện của thương nhân / công ty nước ngoài tại Việt Nam: chịu sự điều chỉnh của Luật thương mại. Xem thêm: Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Trong bài viết sau đây, chúng tôi chỉ đề cập tới trường hợp đầu.

1. Khi nào chấm dứt văn phòng đại diện / đóng cửa văn phòng đại diện ?

Theo khoản 1 Điều 213 Luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Theo quyết định của chính doanh nghiệp;
• Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có 3 trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, đó là:

• Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động là giả mạo: Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động có thể khi thành lập mới hoặc khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Nếu các thông tin, nội dung kê khai bị cơ quan chức năng phát hiện là giả mạo thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế: Khi văn phòng đại diện ngừng hoạt động thì việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền biết đến là nghĩa vụ của văn phòng đại diện, doanh nghiệp đó. Vì vậy, nếu văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế thì sẽ bị thu hồi giấy phép hoạt động.

• Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Theo đó, trong những trường hợp nhất định Toà án ra quyết định, cơ quan có thẩm quyền đề nghị thì có thể sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

2. Hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện/đóng cửa văn phòng đại diện

Theo quy định của luật doanh nghiệp hiện hành, hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện/đóng cửa văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

3. Trình tự thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện/đóng cửa văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện (việc nộp hồ sơ được thực hiện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Phòng đăng ký kinh doanh rà soát hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh ra quyết định

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Lưu ý:

• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 
• Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Luật sư đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Quá trình này yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật và các quy định liên quan đến doanh nghiệp.

Luật sư sẽ cung cấp tư vấn pháp lý, hỗ trợ xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh, đảm bảo quá trình chấm dứt hoạt động tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Họ cũng giúp doanh nghiệp giải quyết các thủ tục hành chính, nộp các báo cáo cần thiết và đóng cửa văn phòng một cách hợp pháp và hiệu quả. Sự hỗ trợ của luật sư giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình chấm dứt diễn ra suôn sẻ.

HÃY LIÊN HỆ VỚI LUẬT THÁI AN ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ VỀ CHẤM DỨT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN !