Quy định về bảo mật thông tin trong hợp đồng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, một vấn đề các doanh nghiệp luôn quan tâm, chú trọng là vấn đề bảo mật các thông tin có giá trị của doanh nghiệp, đặc biệt đối với một số ngành nghề, bảo mật thông tin là vấn đề sống còn của doanh nghiệp như: pháp lý, công nghệ thông tin, quảng cáo,… Để làm rõ hơn, Công ty Luật Thái An xin chia sẻ tới bạn đọc quy định về bảo mật thông tin trong hợp đồng trong bài viết dưới đây.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng

Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng là các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Dân sự năm 2015;
• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Luật Thương mại 2005;
• Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2019).

2. Bảo mật thông tin trong hợp đồng là gì?

Đối với một doanh nghiệp đang hoạt động hay một doanh nghiệp mới, muốn tồn tại, phát triển và đứng vững trong môi trường kinh doanh cần phải có đủ năng lực tự tạo ra hoặc tiếp nhận được các thông tin hữu ích cần thiết để tạo ra và cung cấp các hàng hóa dịch vụ mới hoặc cải tiến ra thị trường. Những thông tin hữu ích như vậy chính là “bí mật kinh doanh” (hay còn gọi là “bí mật thương mại”).

Khoản 23 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2009 quy định bí mật kinh doanh là thông tin thu được từ hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ chưa được bộc lộ và có khả năng sử dụng trong kinh doanh. Bí mật kinh doanh thường liên quan đến các loại thông tin khác nhau như:

• Bí quyết kỹ thuật và khoa học: công thức sản xuất sản phẩm, cấu tạo kỹ thuật của sản phẩm, bản thiết kế…
• Thông tin thương mại: danh sách khách hàng, hệ thống nhà phân phối, kế hoạch kinh doanh, chiến lược quảng cáo…
• Thông tin về tài chính: cơ cấu giá…

Chính bởi sự quan trọng của các thông tin này mà pháp luật đã có những quy định bảo mật thông tin trong hợp đồng nhằm duy trì và khuyến khích những chuẩn mực đạo đức và sự công bằng trong thương mại.

Mục đích chính của việc đặt ra những quy định bảo mật thông tin nhằm tạo ra động lực cho các doanh nghiệp sáng tạo bằng cách bảo vệ thời gian và nguồn vốn đáng kể đã được các doanh nghiệp đầu tư vào việc phát triển những sáng tạo mang lại những lợi thế cạnh tranh cả về mặt kỹ thuật và thương mại.

3. Quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng

3.1. Quy định bảo mật thông tin công ty trong giai đoạn tiền hợp đồng

Giai đoạn tiền hợp đồng là giai đoạn diễn ra trước khi hợp đồng được ký kết, thường được bắt đầu từ khi một bên thể hiện ý muốn xác lập hợp đồng và kết thúc khi hợp đồng được giao kết. Giai đoạn tiền hợp đồng là một giai đoạn khá đặc biệt, có vai trò tiên quyết đối với việc hợp đồng có được giao kết hay không.

Thông tin trong giai đoạn này có ý nghĩa quan trọng giúp cho các bên hiểu rõ về nội dung, đối tượng của hợp đồng sẽ giao kết để đi đến sự ưng thuận giao kết cũng như chịu trách nhiệm về những cam kết sau đó. Có thể nói nếu việc cung cấp thông tin trong giai đoạn tiền hợp đồng là rất quan trọng, tạo nên sự thống nhất ý chí giữa các bên thì việc quy định bảo mật thông tin công ty trong giai đoạn này cũng là hết sức cần thiết.

Khoản 2 Điều 387 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

“Trường hợp một bên nhận được thông tin bí mật của bên kia trong quá trình giao kết hợp đồng thì có trách nhiệm bảo mật thông tin và không được sử dụng thông tin đó cho mục đích riêng của mình hoặc cho mục đích trái pháp luật khác”.

Theo quy định này, nghĩa vụ bảo mật thông tin trong giai đoạn tiền hợp đồng là một loại nghĩa vụ pháp lý độc lập mà các bên phải tuân thủ.

Khoản 3 Điều 387 cũng quy định rõ trách nhiệm của bên vi phạm:

“Bên vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà gây thiệt hại thì phải bồi thường”.

Như vậy, khi nhận được thông tin bí mật của bên kia trong quá trình đàm phán, bên nhận thông tin có nghĩa vụ bảo mật các thông tin đó và không được phép sử dụng cho các mục đích khác ngoài việc giao kết hợp đồng, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

3.2. Điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng

Hiện nay, điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng là điều khoản tương đối phổ biến, được áp dụng với nhiều loại hợp đồng như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng gia công hàng hóa, hợp đồng nhượng quyền, hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng môi giới, hợp đồng uỷ quyền, hợp đồng đại lý thương mại, hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng vận chuyển hàng hoá …..

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin phân tích điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty  trong một số loại hợp đồng cụ thể như sau:

3.2.1. Điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng lao động

Điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng lao động là loại điều khoản thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng lao động mà theo đó người lao động đưa ra cam kết tuân thủ những giới hạn về việc tìm việc làm mới trong một giới hạn về thời gian, không gian, lĩnh vực để bảo vệ bí mật công nghệ, kinh doanh cho người sử dụng lao động và dự kiến cả hậu quả pháp lý trong trường hợp người lao động vi phạm cam kết này.

Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

“Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm”.

Quy định bảo mật thông tin công ty của Bộ Luật Lao động 2019 cho người sử dụng lao động quyền thực hiện thỏa thuận cam kết bảo mật bằng văn bản, tuy nhiên quy định này vẫn chưa được quy định rõ ràng, cụ thể như: Thông tin bảo mật là gì; phạm vi và thời gian cam kết bảo mật của người lao động; hậu quả xảy ra nếu vi phạm.

Do đó, để điều khoản bảo mật được áp dụng vào thực tiễn, cụ thể là trong hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động thì cần phải bổ sung thêm các nội dung sau:

• Người sử dụng lao động cần liệt kê những thông tin, tài liệu được xem là “bí mật kinh doanh”, “bí mật công nghệ” trong điều khoản bảo mật. Trường hợp người sử dụng lao động không thể liệt kê hết được phạm vi thông tin cần bảo mật thì có thể đưa ra những tiêu chí để xác định thông tin cần bảo mật.
• Quy định cụ thể về thời gian và phạm vi địa lý có hiệu lực của điều khoản bảo mật tùy vào mỗi vụ việc, mỗi ngành nghề kinh doanh, vị trí chức vụ của nhân viên.
• Quy định về trường hợp điều khoản bảo mật bị vô hiệu nếu người sử dụng lao động không đền bù một khoản tài chính cho người lao động. Việc người lao động ký kết điều khoản bảo mật đồng nghĩa với việc họ chịu hạn chế không nhỏ trong việc tìm kiếm việc làm mới cho mình, khoản đền bù tài chính cũng là để dự trù trường hợp người lao động nếu không tìm được việc làm trong khoảng thời gian thi hành điều khoản bảo mật thì có chi phí trang trải cuộc sống. Hai bên quy định mức để bù phụ thuộc vào từng loại chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quy định chế tài vi phạm và cơ quan giải quyết tranh chấp liên quan đến điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động.

3.2.2. Điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng thương mại

Trong các hợp đồng thương mại, bên cạnh các điều khoản cơ bản như: chủ thể hợp đồng, đối tượng hợp đồng … thì điều khoản quy định bảo mật thông tin cũng được xem là một trong những nội dung rất quan trọng, đặc biệt đối với một số lĩnh vực, quy định bảo mật thông tin công ty là vấn đề sống còn của doanh nghiệp như: pháp lý, ngân hàng, quảng cáo…

Chẳng hạn, hiện nay, hoạt động nhượng quyền thương mại được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Thương mại 2005, ngoài ra còn chịu sự điều chỉnh của Luật sở hữu trí tuệ, Luật cạnh tranh. Theo đó, Khoản 4 Điều 289 Luật Thương mại 2005 quy định:

“Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân nhận quyền có các nghĩa vụ sau đây: Giữ bí mật về bí quyết kinh doanh đã được nhượng quyền, kể cả sau khi hợp đồng nhượng quyền thương mại kết thúc hoặc chấm dứt”.

Như vậy, quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng nhượng quyền được đặt ra trong giai đoạn thực hiện hợp đồng và kể cả sau khi hợp đồng chấm dứt. Nếu bên nhượng quyền vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin sẽ phải chịu trách nhiệm (cụ thể, theo Điểm c Khoản 1 và Khoản 2 Điều 24 Nghị định 35/2006/NĐ-CP nếu bên nhượng quyền vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin (bao gồm cả trong giai đoạn tiền hợp đồng) thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây ra thiệt hại thì phải bồi thường).

Bên cạnh Luật Thương mại thì tại Điểm c Khoản 3 Điều 6 Luật sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009) quy định:

“Quyền sở hữu công nghiệp đối với bí mật kinh doanh được xác lập trên cơ sở có được một cách hợp pháp bí mật kinh doanh và thực hiện việc bảo mật bí mật kinh doanh đó”.

Ngoài ra, Luật Cạnh tranh 2018 kế thừa Luật Cạnh tranh 2004 cũng tiếp tục ghi nhận nghĩa vụ bảo mật thông tin. Cụ thể, Điểm b Khoản 1 Điều 45 quy định về các hành vi cạnh tranh không lành mạnh bị cấm:

“Xâm phạm thông tin bí mật trong kinh doanh dưới các hình thức sau đây: Tiết lộ, sử dụng thông tin bí mật trong kinh doanh mà không được phép của chủ sở hữu thông tin đó”.

Khoản 1 Điều 110 cũng quy định về xử lý các hành vi vi phạm:

“Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về cạnh tranh thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, trong hoạt động nhượng quyền thương mại, hành vi vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin hợp đồng được coi là căn cứ yêu cầu bồi thường thiệt hại. Bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bên vi phạm dừng hành vi xâm hại và khắc phục các hậu quả do hành vi vi phạm gây ra. Trường hợp cần thiết có thể đồng thời tiến hành các thủ tục tố tụng dân sự hoặc hình sự để bảo vệ quyền sở hữu đối với các thông tin và bí quyết kinh doanh, công nghệ, tuỳ theo mức độ và tính chất của hành vi xâm hại và hậu quả thiệt hại do hành vi đó gây ra.

Do đó, trong quá trình đàm phán, soạn thảo hợp đồng nhượng quyền các bên cũng cần quy định rõ về chế tài vi phạm điều khoản bảo mật nhằm răn đe, tránh trường hợp các bên tiết lộ các bí mật thông tin của nhau.

3.2.3. Điều khoản quy định bảo mật thông tin công ty trong hợp đồng dịch vụ pháp lý

Một lĩnh vực khác mà quy định bảo mật thông tin công ty cũng được đặt lên hàng đầu đó là hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý. Trong hoạt động dịch vụ pháp lý, vấn đề bảo mật thông tin khách hàng được quy định trong Luật Luật sư và trong bộ quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp của Luật sư Việt Nam.

Luật Luật sư năm 2006, sửa đổi bổ sung năm 2012 quy định giữ bí mật thông tin khách hàng là nghĩa vụ của luật sư trong hoạt động hành nghề luật sư, nghiêm cấm luật sư tiết lộ thông tin khách hàng mà mình biết được trong khi hành nghề. Cụ thể, Điểm c Khoản 1 Điều 9 quy định:

“Nghiêm cấm luật sư thực hiện các hành vi sau đây: Tiết lộ thông tin về vụ, việc, về khách hàng mà mình biết được trong khi hành nghề, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác”;

đồng thời với quy định trên, Điều 25 còn quy định về “Bí mật thông tin” như sau:

“Luật sư không được tiết lộ thông tin về vụ, việc, về khách hàng mà mình biết được trong khi hành nghề, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác”.

Về loại thông tin mà luật sư có nghĩa vụ phải giữa bí mật, theo Điều 25 Luật Luật sư, những thông tin mà luật sư có nghĩa vụ bảo mật bao gồm: “thông tin về vụ, việc, về khách hàng mà mình biết được trong khi hành nghề”. Như vậy, theo quy định này các thông tin mà luật sư phải bảo mật bao gồm cả những thông tin liên quan đến vụ, việc (vấn đề pháp lý mà sau đó khi hợp đồng dịch vụ được giao kết luật sư sẽ giúp khách hàng giải quyết) và cả những thông tin khác về khách hàng.

Về thời hạn mà luật sư có nghĩa vụ phải bảo mật thông tin khách hàng: Quy tắc 12 trong bộ “Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp của Luật sư Việt Nam” quy định:

“Luật sư có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của khách hàng khi thực hiện dịch vụ pháp lý và cả khi đã kết thúc dịch vụ đó, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý hoặc theo quy định của pháp luật”.

Theo quy định này, việc giữ bí mật thông tin về khách hàng của luật sư không có sự giới hạn về thời gian. Luật sư có trách nhiệm giữ bí mật thông tin về khách hàng trong thời gian đang thụ lý giải quyết vụ việc và cả sau khi kết thúc vụ việc.

Ngoài ra, khi ký kết một số hợp đồng dịch vụ khác như: hợp đồng dịch vụ logistics, hợp đồng dịch vụ quảng cáo, hợp đồng thi công xây dựng, hợp đồng ngoại thương (hợp đồng xuất nhập khẩu)… các bên cũng cần phải quy định về điều khoản bảo mật trong hợp đồng. Quy định này sẽ bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho các doanh nghiệp, tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.

4. Dịch vụ tư vấn, soạn thảo hợp đồng

Luật Thái An chuyên tư vấn, soạn thảo, rà soát các loại hợp đồng, giúp khách hàng hiểu rõ các quy định trong hợp đồng. Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn pháp lý và thực hiện dịch vụ soạn thảo hợp đồng, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng một cách nhanh chóng nhằm đảm bảo tốt nhất quyền lợi của khách hàng.

>>> Xem thêm:

Bảng giá dịch vụ soạn thảo hợp đồng, rà soát hợp đồng

Lưu ý

• Bài viết trên được các luật sư và chuyên viên pháp lý của Công ty Luật Thái An – Đoàn Luật sư TP. Hà Nội thực hiện phục vụ với mục đích phố biến kiến thức pháp luật cho cộng đồng hoặc nghiên cứu khoa học, không có mục đích thương mại.
• Bài viết căn cứ các quy định của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, tại thời điểm Bạn đọc bài viết này, rất có thể các quy định pháp luật đã bị sửa đổi hoặc thay thế.
• Để giải đáp pháp lý cho từng vụ việc, Bạn hãy liên hệ với Công ty Luật Thái An qua Tổng đài tư vấn pháp luật. Nếu bạn cần dịch vụ, Bạn để lại tin nhắn hoặc gửi thư tới: contact@luatthaian.vn.

CÔNG TY LUẬT THÁI AN

___Đối tác pháp lý tin cậy___