Những điều cần biết về thủ tục ghi chú ly hôn mới nhất

Khi quyết định ly hôn đã được giải quyết ở nước ngoài, một vấn đề pháp lý đặt ra đó là làm thế nào để công nhận và ghi nhận quyết định đó tại Việt Nam. Theo đó thủ tục ghi chú ly hôn sẽ đảm bảo vấn đề này và đây là bước cuối cùng trong thủ tục ly hôn. Bài viết sau đây của Công ty Luật Thái An sẽ giới thiệu một cách chi tiết về thủ tục ghi chú ly hôn theo pháp luật Việt Nam, giúp bảo vệ quyền và lợi ích của mỗi cá nhân trong quá trình này.

1. Ghi chú ly hôn là gì?

Ghi chú ly hôn (còn gọi là ghi chú việc ly hôn ở nước ngoài, ghi chú ly hôn có yếu tố nước ngoài) được hiểu là việc Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài (theo khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

2. Lý do cần thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn:

Thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn vào sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan là một bước quan trọng sau khi hai bên quyết định chấm dứt mối quan hệ hôn nhân. Dưới đây là những lý do cần thiết khi thực hiện thủ tục này:

• Xác nhận tình trạng hôn nhân: Ghi chú ly hôn giúp xác định rõ ràng tình trạng hôn nhân của cá nhân trên các giấy tờ pháp lý, đảm bảo rằng họ không còn bị xem là đã kết hôn trong mắt pháp luật.
• Bảo vệ quyền lợi cá nhân: Việc ghi chú ly hôn giúp bảo vệ quyền lợi của mỗi bên trong các vấn đề liên quan đến tài sản, quyền lợi kinh tế và các quyền khác sau khi ly hôn khi trở về Việt Nam.
• Phục vụ cho các thủ tục sau này: Cần thiết cho việc cung cấp thông tin trong các thủ tục pháp lý sau này như kết hôn lại, thừa kế, hoặc các vấn đề liên quan đến con cái.
• Rõ ràng trong quan hệ xã hội: Giúp tránh những hiểu lầm hoặc sai lệch trong các mối quan hệ xã hội và cộng đồng, như việc đăng ký con cái vào trường, giao dịch bất động sản, vay mượn tín dụng…
• Tránh rắc rối pháp lý: Đảm bảo quyết định ly hôn được thừa nhận và có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam. Nếu không ghi chú ly hôn, trong một số trường hợp, một trong hai bên có thể đối mặt với những rắc rối pháp lý khi tiến hành một số giao dịch hoặc tham gia vào mối quan hệ hợp pháp khác mà vẫn được xem là người có vợ/chồng.

3. Yêu cầu, điều kiện thực hiện việc ghi chú ly hôn

Để có thể thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn, bạn cần cung cấp bản án, quyết định ly hôn, hủy kết hôn, văn bản thỏa thuận ly hôn đã có hiệu lực pháp luật hoặc giấy tờ khác công nhận việc ly hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp không vi phạm quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì phải ghi chú ly hôn.

Căn cứu Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật hộ tịch.

4. Thẩm quyền ghi chú ly hôn

Thẩm quyền ghi chú ly hôn được quy định tại Điều 38 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn hoặc ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn trước đây thực hiện ghi chú ly hôn.
• Trường hợp việc kết hôn hoặc ghi chú việc kết hôn trước đây thực hiện tại Sở Tư pháp thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện.
• Trường hợp việc kết hôn trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trên thực hiện.
• Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh của công dân Việt Nam thực hiện.
• Công dân Việt Nam từ nước ngoài về thường trú tại Việt Nam có yêu cầu ghi chú ly hôn mà việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đại diện hoặc tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi công dân Việt Nam thường trú thực hiện.
• Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài có yêu cầu ghi chú ly hôn để kết hôn mới mà việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đại diện hoặc tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi tiếp nhận hồ sơ kết hôn mới thực hiện.

5. Trình tự, thủ tục ghi chú ly hôn

5.1. Hồ sơ ghi chú ly hôn

Hồ sơ ghi chú ly hôn gồm các giấy tờ sau đây:

Một là Tờ khai theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP

Hai là Bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật: Trong đó, giấy tờ ly hôn bao gồm:

• Bản án, quyết định ly hôn, hủy kết hôn;
• Văn bản thỏa thuận ly hôn đã có hiệu lực pháp luật;
• Giấy tờ khác công nhận việc ly hôn của công dân Việt Nam do cơ quan nước ngoài cấp hợp pháp.

(lưu ý, đối với các giấy tờ được cấp bằng tiếng nước ngoài cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định pháp luật).

Những giấy tờ cần phải xuất trình khi thực hiện thủ tục:

• Giấy tờ tùy thân: CCCD/CMND/Hộ chiếu;
• Giấy xác nhận thông tin nơi cư trú để xác định thẩm quyền ghi chú ly hôn.

5.2. Trình tự thủ tục ghi chú ly hôn

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Người có yêu cầu ghi chú ly hôn trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.—.gov.vn).

• Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu ghi chú ly hôn nộp hồ sơ ghi chú ly hôn tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí ghi chú ly hôn, nộp phí cấp bản sao Trích lục ghi chú ly hôn nếu có yêu cầu cấp bản sao Trích lục ghi chú ly hôn.
• Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu ghi chú ly hôn truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền.

Người có yêu cầu ghi chú ly hôn trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 3: Kiểm tra và giải quyết hồ sơ.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến), chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định:

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước 1;

Nếu người có yêu cầu ghi chú ly hôn không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu ghi chú ly hôn.

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm):

• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ để thực hiện lại;
• Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử/ gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

• Nếu thấy yêu cầu ghi chú ly hôn là phù hợp quy định pháp luật, việc ly hôn, hủy việc kết hôn không thuộc trường hợp có đơn yêu cầu thi hành tại Việt Nam hoặc có đơn yêu cầu không công nhận tại Việt Nam được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, trường hợp tiếp nhận hồ sơ ghi chú ly hôn theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ ghi chú ly hôn, cập nhật thông tin ghi chú ly hôn trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ ghi chú ly hôn theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục ghi chú ly hôn điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục ghi chú ly hôn điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ ghi chú ly hôn, cập nhật thông tin ghi chú ly hôn và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

• Công chức làm công tác hộ tịch in Trích lục ghi chú ly hôn, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
• Người có yêu cầu ghi chú ly hôn kiểm tra thông tin trên Trích lục ghi chú ly hôn, trong Sổ ghi chú ly hôn và ký Sổ ghi chú ly hôn.

Bước 4: Nhận kết quả

Người có yêu cầu ghi chú ly hôn được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

• Nhận bản điện tử Trích lục ghi chú ly hôn gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân đó;
• Nhận bản điện tử Trích lục ghi chú ly hôn gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
• Nhận kết quả là Trích lục ghi chú ly hôn thông qua hệ thống bưu chính;
• Nhận kết quả là Trích lục ghi chú ly hôn tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

6. Thời gian thực hiện ghi chú kết hôn là bao lâu?

Quy trình, thời gian thực hiện ghi chú kết hôn được Chính phủ đề cập đến tại khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

• 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ: Hồ sơ sẽ được công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra. Chủ tịch UBND huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu nếu việc ghi chú ly hôn đáp ứng điều kiện sau:

• Không vi phạm quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình.
• Không phải đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

• Không quá 10 ngày làm việc: Nếu cần xác minh việc ghi chú ly hôn.

Riêng trường hợp phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, Trưởng phòng Tư pháp sẽ báo cáo để Chủ tịch UBND cấp huyện từ chối yêu cầu.

7. Lệ phí khi thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn

Theo khoản 3 điều 3, điểm c khoản 2 điều 5 Thông tư số 85/2019/TT-BTC thì: Hội đồng nhân dân cấp tỉnh là cơ quan quy định lệ phí ghi chú ly hôn theo tình hình thực tế của từng địa phương.

Trường hợp gia đình người có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật được miễn lệ phí.

8. Trong trường hợp ly hôn nhiều lần thì thủ tục ghi chú ly hôn được thực hiện như thế nào?

9. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn

Khi thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn ở Việt Nam, người dân cần chú ý đến những điểm sau đây để đảm bảo rằng quá trình diễn ra suôn sẻ và hợp pháp:

• Các văn bản tiếng nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, phải được dịch ra tiếng Việt và được chứng thực theo đúng quy định của pháp luật.
• Giấy tờ phải đầy đủ và chính xác: Đảm bảo tất cả giấy tờ cần thiết như giấy ly hôn, sổ hộ khẩu, CCCD… đều đã chuẩn bị đầy đủ và không có sai sót
• Người đề nghị thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản và phải được chứng thực hợp lệ.
• Người được ủy quyền là ông, bà, bố, mẹ, anh, chị, em thì không cần văn bản ủy quyền mà cần giấy tờ chứng minh quan hệ.
• Có khả năng gặp khó khăn nếu giấy tờ không rõ ràng hoặc thiếu sót.

10. Kết luận:

Việc tuân thủ quy định về ghi chú ly hôn không chỉ là bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, danh dự và tình trạng hôn nhân của mỗi cá nhân. Quá trình này liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý phức tạp, từ việc chuẩn bị giấy tờ, thực hiện thủ tục đến việc giải quyết những khó khan có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.

Trước những tình huống phức tạp và đa dạng, việc thuê một luật sư tư vấn trở nên càng quan trọng. Luật sư không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của mình mà còn hướng dẫn bạn thực hiện một cách suôn sẻ, tránh gặp phải những sai sót có thể dẫn đến hậu quả khôn lường. Hơn nữa, trong trường hợp phát sinh tranh chấp hay khó khăn về mặt pháp lý, sự hỗ trợ của một chuyên gia luật sư sẽ giúp bạn giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả và ít rủi ro nhất.

Hãy gọi tổng đài tư vấn ly hôn miễn phí của Công ty Luật Thái An nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào!