Đàm phán hợp đồng: Cần có chiến lược và vận dụng kỹ năng

Đàm phán hợp đồng là một hoạt động quan trọng, giúp chúng ta đạt được những điều mà chúng ta mong muốn trong quá trình làm ăn kinh doanh. Mặc dù vậy, thực tế vẫn có rất nhiều cá nhân, tổ chức chưa quan tâm, chưa chú trọng đến việc đàm phán hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ giúp Quý bạn đọc có được những lưu ý khi đàm phán hợp đồng để việc đàm phán được hiệu quả hơn.

1. Khái quát chung về đàm phán hợp đồng

Đàm phán hợp đồng được hiểu là quá trình bàn bạc, trao đổi thông tin giữa các bên nhằm đi đến thống nhất các nội dung của hợp đồng. Thông qua việc đàm phán hợp đồng, các bên sẽ đạt được những lợi ích nhất định. Sau đây là một vài lợi ích mà đàm phán hợp đồng mang lại:

• Các bên đàm phán có được điều mình mong muốn với mức chi phí hợp lý.
• Đàm phán hợp đồng có thể mang lại những kết quả tốt hơn.
• Đàm phán hợp đồng giúp giải quyết những điểm bất đồng để đạt được lợi ích chung.
• Đàm phán hợp đồng giúp bảo vệ lợi ích của mình, thỏa mãn nhu cầu của mình một cách tốt nhất có thể được .

2. Nguyên tắc đàm phán hợp đồng

Để việc đàm phán hợp đồng đưa đến thành công thì bạn cần tâm niệm những nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc tự do, tự nguyện: Việc đàm phán hợp đồng cần đảm bảo sự tự do, tự nguyện, bàn bạc, thoả thuận, không ép buộc, có như vậy mới đạt được hiệu quả, tạo tiền đề cho quá trình giao kết hợp đồng.
• Tuân thủ pháp luật: Khi đàm phán hợp đồng cần tuân thủ những quy định pháp luật để đảm bảo an toàn pháp lý cho cả hai bên.
• Đảm bảo rằng không phát sinh trách nhiệm: Các bên không phải chịu trách nhiệm pháp lý gì khi đàm phán bị thất bại. Bất cứ thời điểm nào, các bên trong đàm phán hợp đồng cũng có quyền từ bỏ đàm phán mà không phải chịu bất cứ một trách nhiệm dân sự gì đối với phía bên kia.

3. Các hình thức đàm phán hợp đồng

Bạn có thể tiến hành đàm phán hợp đồng theo nhiều hình thức, dưới đây là những hình thức đàm phán hợp đồng phổ biến nhất:

a. Đàm phán trực tiếp

Đây là hình thức hai bên trực tiếp gặp gỡ, trao đổi, bàn bạc, thoả thuận về các nội dung của hợp đồng. Việc hai bên trực tiếp gặp gỡ sẽ tạo điều kiện để hiểu nhau hơn, duy trì một mối quan hệ tốt hơn. Thông qua hình thức đàm phán hợp đồng này thì các bên có thể giải thích cặn kẽ, thuyết phục về những nội dung đàm phán, kết quả của việc đàm phán cũng nhanh chóng được xác định.

b. Đàm phán qua điện thoại

Thông thường đàm phán hợp đồng qua điện thoại sẽ được sử dụng với những giao dịch có độ tin cậy cao. Hình thức này giúp các bên đàm phán tiến hành đàm phán nhanh chóng nhưng các bên không thể trao đổi cặn kẽ, chi tiết, bởi sự hạn chế về thời gian. Do đây chỉ là hình thức trao đổi bằng miệng nên chỉ nên sử dụng trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp ví dụ như các trường hợp nếu không sử dụng sẽ làm lỡ cơ hội kinh doanh, trường hợp cần xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng.

Lưu ý: Nên có văn bản xác nhận lại những nội dung đã đạt được khi đàm phán hợp đồng qua điện thoại.

c. Đàm phán qua thư từ

Việc đàm phán hợp đồng bằng hình thức này giúp người đàm phán có thời gian suy nghĩ, xem xét, tham khảo ý kiến của nhiều người. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là mất nhiều thời gian, có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội tốt, khó đoán được ý đồ của đối phương.

d. Đàm phán qua email, fax

Đây là một hình thức được sử dụng rộng dãi, nó cũng giúp người đàm phán có thời gian suy nghĩ, xem xét, tham khảo ý kiến của nhiều người. Ngoài ra, hình thức này cũng giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho người đàm phán.

4. Các phương án đàm phán hợp đồng 

Có nhiều cách phân loại đàm phán hợp đồng, nhưng dựa trên mục tiêu đàm phán mà người ta phân loại các phương án sau đây:

• Đàm phán được – mất
• Đàm phán cùng bại
• Đàm phán thoả hiệp
• Đàm phán không thoả thuận
• Đàm phán đôi bên cùng có lợi

Trong đó, phương án đôi bên cùng có lợi là hướng tới lợi ích thực sự đem lại sau đàm phán, không cần quan tâm tới thể diện như đàm phán được – mất, không nhằm mục tiêu đánh bại đối thủ như trong phương án đàm phán cùng bại, không mang tính thủ thuật như trong đàm phán không thoả thuận… Đó cũng chính là phương án đàm phán thực tế và thực dụng nhất.

5. Các kỹ năng đàm phán hợp đồng cần có

Với phương án đàm phán hướng tới lợi ích thì người đàm phán phải vận dụng những kỹ năng đàm phán khôn ngoan. Sau đây là những kỹ năng cần có theo quan điểm của một số chuyên gia nước ngoài:

a. Kỹ năng đàm phán hợp đồng: Tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán

Hãy tách đối tượng (con người) ra khỏi vấn đề – hãy mềm mỏng với con người, nhưng cứng rắn trong các vấn đề. Nếu kết hợp các vấn đề trong quan hệ cá nhân với vấn đề thuộc nội dung đàm phán thì bạn sẽ làm tổn hại mối quan hệ này cũng như cản trở tiến bộ đàm phán:

• Hãy xử lý cảm xúc một cách chuyên nghiệp, tránh phản ứng một cách bùng phát, thả nổi cảm xúc của mình không kiểm soát nối có thể dẫn đến cái tôi của bạn lớn dần và tranh cãi có thể xảy ra.
• Hãy kiềm chế khi đối tác tấn công bạn, hãy bình tĩnh, lắng nghe, không bình luận gì mà thay vào đó hãy cứ để họ tiếp tục. Khi bạn lắng nghe, không ngắt lời đối tác, bình tĩnh và bình thản tiếp thu, tổng kết lại những gì bạn nghe được từ đối tác và xác nhận xem bạn đã hiếu đúng chưa.
• Hãy giao tiếp một cách chuyên nghiệp

b. Kỹ năng đàm phán hợp đồng: Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường

• Hãy đặt câu hỏi “tại sao?”. Hãy đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương, xem xét từng lập trường của họ và tự hỏi “Tại sao họ lại làm như vậy?” Bạn sẽ hiếu được sự chi phối của nó đến các nhu cầu, kỳ vọng, sự sợ hãi hay mong ước của đối tác.
• Hãy đặt câu hỏi “tại sao không?”, và suy nghĩ về sự lựa chọn của họ. Hãy nhận biết các quyết định cơ bản mà đối phương có thể đưa ra trước các vấn đề bạn nêu, tiếp đó bạn hãy tự hỏi mình tại sao họ lại không ra những quyết định như thế. Vậy lợi ích của họ là gì khi họ đứng trên lập trường đó?
• Các bên đàm phán đều có rất nhiều lợi ích. Hãy theo đuổi vừa lợi ích cá nhân, vừa lợi ích chung cùng lúc. Lỗi thường gặp trong khi dự đoán tình huống đàm phán là chúng ta hay giả định rằng mọi thành viên ở bên đối phương đều có chung các lợi ích, trong khi trên thực tế thì không phải lúc nào cũng như vậy.

c. Kỹ năng đàm phán hợp đồng: Tìm ra vấn đề cùng có lợi

Cho dù bạn thắng mà đối tác của bạn thua thì đối thủ của bạn sẽ không bao giờ quên điều đó và điều đó không có lợi cho một mối quan hệ lâu dài. Thay vào đó, các bên có thể cùng xây dựng càng nhiều giải pháp tiềm năng càng tốt. Sau đó nên đánh giá chúng để đi đến quyết định.

d. Kỹ năng đàm phán hợp đồng: Sử dụng những tiêu chuẩn khách quan

Quyết định trên cơ sở ý muốn sẽ phải trả giá đắt. Bạn hãy sử dụng tiêu chuẩn khách quan thay vì ý muốn chủ quan. Thương lượng dựa trên nguyên tắc sẽ đưa tới những thỏa thuận khôn ngoan một cách hữu nghị và hiệu quả.  Bạn có thể xây dựng các tiêu chuẩn khách quan, phương pháp công bằng. Hãy thương lượng một cách công bằng bằng tiêu chuẩn khách quan, các bên sẽ nhanh chóng đi đến thoả thuận.

e. Kỹ năng đàm phán hợp đồng: Xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán

Bạn cần vừa phải có chiến lược lẫn chiến thuật trong đàm phán.

Chiến lược đàm phán hợp đồng:

Chiến lược là chương trình hành động, kế hoạch hành động được thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể, là tổ hợp các mục tiêu dài hạn và các biện pháp, các cách thức, con đường đạt đến các mục tiêu đó. Khi xây dựng chiến lược đàm phán hợp đồng, bạn cần đặt ra các vấn đề sau:

• Mục tiêu: ngắn hạn/dài hạn.
• Vấn đề: những thứ cần được giải quyết để đạt được mục tiêu.
• Các bên trong đàm phán: danh sách; người quyết định; đối tác; các bên thứ ba.
• Nếu không đạt được thoả thuận thì sao? Trường hợp xấu nhất là gì?
• Chuẩn bị: thời gian, chuẩn bị tương đối. Ai có nhiều thông tin hơn?
• Nhu cầu/mối quan tâm của cả hai bên: lý trí, cảm xúc, tương đồng, đối nghịch, đánh giá không giống nhau.
• Nhận thức: suy nghĩ trong đầu của mỗi bên? Hoán đổi vị trí, văn hoá, xung đột lòng tin.
• Giao tiếp: phong cách, mối quan hệ?
• Kiểm tra lại mục tiêu: tại sao chấp thuận, tại sao từ chối?
• Các phương án lựa chọn để đạt được mục tiêu và thoả mãn nhu cầu. Có gì để trao đổi hoặc liên kết?
• Bên thứ ba: kẻ thù chung, người có ảnh hưởng.
• Các phương án thay thế: để cải thiện/đạt được thoả thuận nếu cần thiết.
• Các giải pháp/ưu tiên tốt nhất: những yếu tố khiến giao dịch thất bại; những thứ có thể cho đi.
• Trình bày: như thế nào và cho ai?
• Quy trình: chương trình nghị sự, giới hạn thời gian, quản lý thời gian.
• Các bước tiếp theo: ai làm gì?

Chiến thuật đàm phán hợp đồng:

Chiến thuật là biện pháp, cách thức cụ thể để tạo được hiệu quả trong đàm phán. Chiến thuật nhiều khi được hiểu như là các thủ thuật, các mẹo đế giúp đạt được hiệu quả nhanh hơn. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể, tuỳ thuộc vào khả năng đàm phán của từng chuyên gia, nhiều khi tùy vào văn hoá, cách ứng xử của đối phương mà sử dụng các chiến thuật đàm phán cụ thể. Dưới đây là một số chiến thuật đàm phán:

• Sử dụng đòn bẩy
• Nâng cao vị thế
• Lan truyền tin tức
• Phản đòn

Bạn cũng cần nhận thức là đối phương có thể áp dụng những chiến thuật để giành lợi thế trong đàm phán, đó là:

• Gian dối có chủ tâm
• Từ chối đàm phán
• Đòi hỏi quá mức
• Đòi hỏi leo thang
• Dùng ý kiến của đối tác khác
• Trì hoãn có tính toán
• …

5. Các giai đoạn đàm phán hợp đồng

Bạn sẽ thực hiện các chiến lược và chiến thuật nói trên trong tất cả các giai đoạn đàm phán hợp đồng. Theo quan điểm của các tác giả nước ngoài, có hai giai đoạn đàm phán hợp đồng: đó là chuẩn bị đàm phán và đàm phán. Cần nhớ, tiếp theo cuộc đàm phán này là cuộc đàm phán khác cho tới khi hợp đồng được ký kết.

a. Giai đoạn chuấn bị đàm phán hợp đồng

Chuẩn bị là một giai đoạn rất quan trọng trong toàn bộ quy trình đàm phán. Nó là khởi đầu của quá trình để đạt đuợc mục tiêu. Chuẩn bị cái gì, chuấn bị như thế nào luôn là câu hỏi lớn. Sau đây là một số công việc cần làm trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng:

• Đàm phản với chính mình: Hãy tự hỏi bạn muốn gì và định làm gì để đạt được điều đó
• Đàm phán nội bộ: Trong một số trường họp, phái đoàn đàm phán có thể bao gồm nhiều người, vì vậy, những người này phải được chuẩn bị trước về tất cả các vấn đề có liên quan trước khi đi đàm phán: đàm phán nội bộ; đàm phán với nhân sự trong phái đoàn; dàn xếp chức tước, vị trí, quyền hạn; thống nhất về xử lý thưởng phạt và những vấn đề khác
• Chuẩn bị bảng hỏi để đàm phán hiệu quả
• Đặt mục tiêu cho đàm phán, đồng thời lập một danh sách các phương án thay thế

b. Giai đoạn đàm phán hợp đồng

Thiết lập các điều kiện chung:

Các bên đặt ra khuôn khổ và các quy tắc cơ bản cho cuộc thảo luận trước khi bắt đầu đàm phán về nội dung. Khuôn khổ đó có thể bao gồm về thời gian (đàm phán sẽ kéo dài bao lâu); kỳ vọng của các bên; mục tiêu cho từng ngày; một thoả thuận mang tính nguyên tắc; có cần người điều phối thảo luận không? Ai sẽ ghi biên bản; ai là người có quyền quyết định của cả hai bên; có cần thiết xem xét các vấn đề về uỷ quyền; nghỉ giải lao; có được sử dụng điện thoại?…

Trao đổi quan điểm:

Đây là lúc hai bên bắt đầu ngồi vào bàn đàm phán để bàn công việc. Các bên nên có tuyên bố mở đầu và lập trường lúc mở màn: Mong muốn điều gì trong ngắn hạn và dài hạn? Mục tiêu cuối cùng là gì?

Quan sát và xác định điểm chung:

Khi hai bên trao đổi quan điểm, hai bên sẽ nhanh chóng biết được họ thực sự đang cách nhau bao xa, từ đó, mỗi bên tụ’ biết mình phải làm gì để rút ngắn khoảng cách. Tốt nhất bạn nên tìm ra các điểm chung của cả hai bên, chia sẻ mối quan tâm chung, từ đó rút ngắn khoảng cách về lập trường.

Ghi nhận các khác biệt

Khi bạn nhận ra sự khác biệt giữa hai bên, nếu có chuẩn bị tốt, bạn sẽ nhận ra mục tiêu thấp nhất, mục tiêu thực tế nhất và mục tiêu cao nhất mà bạn đang theo đuổi là gì. Không nên tranh cãi xung quanh lập trường khác nhau giữa hai bên, bạn hãy yêu cầu bên kia xác nhận là bạn đã hiểu đúng ý của họ chưa. Ngược lại, bạn cũng kiểm tra xem họ có hiểu đúng lập trường của bạn không.

Bắt đầu đàm phán

Khi bắt đầu đàm phán thực sự, bạn hãy lựa chọn phương pháp đàm phán, hãy đặt ra chiến lược và chiến thuật cho mình trong trường hợp cụ thể này. Bạn có thể nhượng bộ đôi chút, hợp tác hoặc xây dựng các giải pháp sáng tạo có lợi cho cả hai bên.

Thỏa thuận

Bạn nên nhắc lại hiểu biết của mình về thoả thuận và kiểm tra xem bên kia có hiểu giống như bạn không. Một số câu thường được nói trong giai đoạn này là: “Để tôi tóm tắt lại các điểm chính mà chúng ta vừa thảo luận ở đây hôm nay”, “Hãy cùng nhau xem lại những điều chúng ta đã nhất trí nhé”…

Phân công nhiệm vụ

Đây là lúc hai bên ngồi lại với nhau để soạn thảo một bản hợp đồng phù hợp với pháp luật và ý chí của cả hai bên.

Kết thúc – ăn mừng và chia tay

Nên kết thúc đàm phán dứt khoát, mau lẹ nhưng vui vẻ. Một bữa ăn nho nhỏ hay tách cà phê sẽ làm cho quan hệ hai bên tự nhiên, nhẹ nhàng và để lại lấn tượng tốt cho những lần đàm phán tiếp theo.

>>> Xem thêm: Biên bản đàm phán hợp đồng

6. Vai trò của luật sư trong đàm phán hợp đồng

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hoá, việc đàm phán hợp đồng trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Luật sư đóng vai trò quan trọng trong quá trình này, giúp đảm bảo quyền lợi của các bên và tạo ra một nền tảng pháp lý chắc chắn cho mọi giao dịch.

Đầu tiên, luật sư có khả năng phân tích và đánh giá rủi ro pháp lý mà một hợp đồng có thể mang lại. Thông qua việc tư vấn hợp đồng, họ giúp các bên nhận biết và hiểu rõ những khả năng mất mát hoặc tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Nhờ vậy, các bên có thể thảo luận và đưa ra quyết định dựa trên một cái nhìn toàn diện.

Thứ hai, luật sư có khả năng xây dựng ngôn ngữ hợp đồng chính xác và rõ ràng, tránh những hiểu lầm hoặc việc sai lệch trong việc diễn đạt ý định của các bên. Sự hiểu biết sâu rộng về pháp luật giúp họ đề xuất và chỉnh sửa các điều khoản sao cho phù hợp với quy định của pháp luật và đồng thời bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

Cuối cùng, luật sư cũng đóng vai trò là một trung gian giữa các bên trong quá trình đàm phán. Họ không chỉ biểu diễn sự chuyên nghiệp và trung thực, mà còn tạo ra một không gian để các bên thể hiện quan điểm, đề xuất và thỏa thuận một cách mở lòng. Với sự hỗ trợ của luật sư, quá trình đàm phán hợp đồng diễn ra mượt mà, hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý.

Công ty Luật Thái An có thể tư vấn và đại diện khách hàng đàm phán hợp đồng một cách hiệu quả, chi tiết có tại bài viết sau:

Dịch vụ đàm phán hợp đồng giúp khách hàng bảo đảm quyền lợi