Hướng dẫn soạn thảo biên bản đàm phán hợp đồng

Đàm phán hợp đồng là một quá trình quan trọng nhưng điều quan trọng không kém là việc ghi lại nội dung của các cuộc đàm phán này bằng biên bản đàm phán hợp đồng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá nội dung, tầm quan trọng, hướng dẫn soạn thảo cũng như những lưu ý khi soạn thảo biên bản đàm phán hợp đồng.

1. Biên bản đàm phán hợp đồng là gì?

Mặc dù Bộ luật dân sự 2015 hay các quy định pháp luật khác đều chưa đưa ra định nghĩa về biên bản đàm phán hợp đồng nhưng có thể hiểu biên bản đàm phán hợp đồng thông thường là văn bản ghi chú một cách tỉ mỉ các nội dung chính của cuộc họp đàm phán hợp đồng.

⇒ Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi đàm phán Hợp đồng 

2. Vai trò của biên bản đàm phán hợp đồng

  • Biên bản đàm phán hợp đồng là một biện pháp bảo vệ pháp lý: Biên bản đàm phán hợp đồng đóng vai trò như một bản ghi lịch sử về những gì diễn ra trong quá trình đàm phán hợp đồng, tạo ra một tài liệu hữu hình, để khi tranh chấp xảy ra nó sẽ là bằng chứng đáng tin cậy. Dựa vào biên bản đàm phán hợp đồng có thể biết được trình tự thời gian các cuộc thảo luận, những quyết định và thỏa thuận về các điều khoản mà cả hai bên đã đồng ý.

Trong quá trình xét xử Biên bản đàm phàn hợp đồng cũng giúp các chuyên gia pháp lý và thẩm phán hiểu được bối cảnh và ý định đằng sau các điều khoản được thương lượng.

  • Biên bản đàm phán hợp đồng làm cho cuộc đàm phán trở nên minh bạch: Bằng cách ghi lại mọi khía cạnh của quá trình đàm phán, biên bản đàm phán hợp đồng tạo ra tính minh bạch, giúp xây dựng niềm tin giữa các bên đàm phán, đảm bảo rằng họ có chung hiểu biết về các điều khoản và thỏa thuận đã đàm phán, buộc các bên phải chịu trách nhiệm về các cam kết của mình.
  • Biên bản đàm phán hợp đồng giúp tăng kinh nghiệm đàm phán hợp đồng: Các biên bản đàm phán hợp đồng giúp lưu trữ kiến ​​thức cho các cuộc đàm phán trong tương lai. Các cá nhân, tổ chức thường tham gia vào các giao dịch hoặc đàm phán định kỳ với nhiều bên. Biên bản đàm phán hợp đồng từ các giao dịch trong quá khứ cung cấp nhiều chiến lược đàm phán.

Bằng cách tham khảo những biên bản này, các cá nhân, tổ chức có thể điều chỉnh chiến thuật đàm phán của mình, tránh những sai lầm trong quá khứ và phát huy những thành công trước đó.

3. Nội dung chủ yếu của Biên bản đàm phán hợp đồng

Mặc dù hình thức của các Biên bản đàm phán hợp đồng có thể khác nhau nhưng nhìn chung chúng bao gồm một số nội dung cơ bản sau:

  • Ngày, giờ và địa điểm: Biên bản đàm phán hợp đồng luôn bắt đầu bằng ngày, giờ và địa điểm diễn ra cuộc họp đàm phán. Thông tin này rất quan trọng để duy trì dòng thời gian, địa điểm chính xác của các cuộc đàm phán.
  • Thành phần tham dự: Biên bản liệt kê tất cả những người tham gia có mặt tại phiên đàm phán, gồm tên, chức danh và cơ quan trực tiếp của họ. Điều này giúp xác định ai có vai trò trong các cuộc đàm phán và quyết định được đưa ra.
  • Chương trình cuộc đàm phán: Thông tin về chương trình đàm phán phải được xác định rõ với các vấn đề về chủ đề, mục đích dự kiến ​​​​sẽ thảo luận trong cuộc đàm phán. Chương trình này cung cấp bối cảnh cho biên bản, giúp người đọc hiểu mục đích và hướng đi của cuộc đàm phán.
  • Nội dung cuộc đàm phán: Đây là phần quan trọng nhất của biên bản đàm phán hợp đồng. Nó cung cấp thông tin chi tiết về những gì đã được thảo luận trong cuộc đàm phán, bao gồm các điểm chính, lập luận, phản biện và bất kỳ diễn biến đáng chú ý nào đã xảy ra. Ngoài ra, phần này ghi lại mọi thỏa thuận, quyết định hoặc thỏa hiệp đạt được trong quá trình đàm phán.
  • Cam kết và trách nhiệm của các bên: Biên bản đàm phán hợp đồng sẽ ghi lại các cam kết trong tương lai cũng như nhiệm vụ và trách nhiệm của các bên sau khi kết thúc cuộc đàm phán. Việc ghi lại các cam kết và trách nhiệm này sẽ đảm bảo các thoả thuận đã đạt được sẽ được thực thi và thời hạn hoàn thành thường được ghi chú vào biên bản.
Biên bản đàm phán hợp đồng
Những nội dung cần có khi soạn thảo Biên bản đàm phán hợp đồng- Nguồn: Luật Thái An

4. Mẫu biên bản đàm phán hợp đồng

Dưới đây là mẫu biên bản đàm phán hợp đồng để tham khảo:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG

(Đối với Hợp đồng…….)

Hôm nay, ngày……tháng……năm …… tại……………….,……………………………………………………………………………..

I. THÀNH PHẦN THAM DỰ

  1. BÊN A:

Địa chỉ…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Mã số thuế………………………………………………………………………………………………………………………………….

Đại diện……………………………………………………………………………………………………………………………………

Chức vụ………………………………………………………………………………………………………………………………….

Điện thoại……………………………..Fax……………………………………………………………………………………………..

  1. BÊN B:

Địa chỉ………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế…………………………………………………………………………………………………………………………………….

Đại diện………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Chức vụ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

Điện thoại……………………………..Fax…………………………………………………………………………………………………

II. CHƯƠNG TRÌNH ĐÀM PHÁN

Hai Bên đàm phán những nội dung trong Hợp đồng………………. , bao gồm các nội dung sau……………………………………………………

III.  NỘI DUNG ĐÀM PHÁN

Sau khi đàm phán, hai bên đi đến thống nhất những nội dung sau:

– Liệt kê chính xác các nội dung mà các bên đã đàm phán

– Liệt kê chính xác các nội dung mà các bên đã thống nhất

– Các nội dung khác nếu có

IV CAM KẾT VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

– Liệt kê những cam kết và trách nhiệm của các bên khi đàm phán kết thúc.

Việc đàm phán hợp đồng kết thúc vào hồi…… ngày…….tháng……năm……Biên bản này được lập thành……bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ……bản, Bên B giữ…… để thực hiện./.

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                         ĐẠI DIỆN BÊN B

5. Những lưu ý khi soạn biên bản đàm phán hợp đồng

Biên bản đàm phán không chỉ ghi lại những gì diễn ra trên bàn đàm phán mà nó ghi lại diễn biến toàn bộ vòng đàm phán. Sau đây là một số lưu ý theo tiến trình đàm phán cùng các lưu ý chung khác:

  • Trước khi bắt đầu đàm phán: Trước khi cuộc đàm phán bắt đầu, việc chuẩn bị tỉ mỉ là điều cần thiết. Những nội dung cần chuẩn bị bao gồm:
    • Chuẩn bị về toàn bộ chương trình đàm phán để cuộc đàm phán trở nên hiệu quả
    • Lập danh sách tất cả những người tham gia sẽ có mặt tại buổi đàm phán, bao gồm tên, chức danh. Việc biết ai đang ở trong cuộc đàm phán đảm bảo rằng các đóng góp của mọi người được ghi nhận chính xác trong biên bản.
  • Trong quá trình đàm phán: Khi cuộc đàm phán đang diễn ra, biên bản đàm phán hợp đồng được ghi chép chính xác và chú ý đến từng chi tiết. Người chịu trách nhiệm ghi biên bản phải ghi lại cuộc thảo luận một cách chính xác và toàn diện. Tránh chèn quan điểm cá nhân hoặc thành kiến. Hãy tập trung vào việc nắm bắt bản chất của những gì đang được nói. Nếu có điều gì đó được thảo luận trong quá trình đàm phán không rõ ràng, hãy yêu cầu làm rõ.
  • Sau khi đàm phán kết thúc: Sau buổi đàm phán, hãy xem xét lại biên bản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sửa chữa những sai sót hoặc thiếu sót có thể xảy ra. Đồng thời, chia sẻ biên bản với tất cả các bên liên quan đã tham gia đàm phán, đảm bảo rằng mọi người đều biết được nội dung của biên bản đàm phán.
  • Về cách sử dụng ngôn từ trong biên bản đàm phán hợp đồng: Ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích và khách quan là điều quan trọng để người đọc có thể dễ dàng hiểu hết được nội dung, tránh hiểu sai.
  • Đảm bảo tính khách quan của biên bản đàm phán hợp đồng: Người ghi biên bản cần tránh đứng về phía nào trong cuộc đàm phán, để ghi lại chính xác những gì đã được nói và quyết định trong quá trình đàm phán mà không tạo ra thành kiến ​​cá nhân.
  • Đảm bảo tính bảo mật của biên bản đàm phán hợp đồng: Biên bản đàm phán hợp đồng cần được bảo mật. Chỉ những tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới có thể tiếp cận được Biên bản đàm phán hợp đồng để tránh việc lộ thông tin cũng như những bí mật thương mại.

KẾT LUẬN:

Đàm phán hợp đồng không chỉ đơn thuần là việc thỏa thuận về giá cả, mà còn liên quan đến việc bảo vệ quyền lợi, rủi ro và trách nhiệm của mỗi bên tham gia.

Vì vậy, luật sư hỗ trợ đàm phán hợp đồng là cần thiết trong quá trình thiết lập và hoàn thiện các thỏa thuận kinh doanh.  Trong quá trình này, luật sư giữ vai trò như một người trung gian có kiến thức sâu rộng về pháp luật, đồng thời đảm bảo rằng mọi điều khoản trong hợp đồng tuân thủ đúng pháp luật và công bằng cho cả hai bên.

Hơn nữa, họ cũng giúp định rõ và giải quyết mọi bất đồng ý kiến, khéo léo đưa ra giải pháp tối ưu nhằm phòng ngừa mọi tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Nhờ sự hỗ trợ của luật sư từ khâu chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, tư vấn chuẩn bị biên bản đàm phán…, các bên tham gia đàm phán có thể tự tin hơn trong việc đạt được thỏa thuận tốt nhất, đồng thời đảm bảo rằng hợp đồng sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn.

Công ty Luật Thái An có thể hỗ trợ khách hàng tiến hành đàm phán hợp đồng với hiệu quả cao, chi tiết có tại bài viết:

Cần có luật sư trong đàm phán hợp đồng!

Nguyễn Văn Thanh
Bài viết mới nhất của Nguyễn Văn Thanh (Xem tất cả)