Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Trong bối cảnh tình hình dịch bệnh hoặc thời kỳ kinh tế khó khăn đã ảnh hưởng lớn đến việc duy trì và tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần. Theo đó, vì nhiều nguyên nhân mà Công ty cổ phần phải thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ, và nội dung này phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Vậy nên, trong bài viết sau của Công ty Luật Thái An sẽ hướng dẫn chi tiết cho khách hàng về thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần.

1. Cơ sở pháp lý của thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Cơ sở pháp lý điều chỉnh thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần là các văn bản pháp lý sau đây:

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành

2. Vốn điều lệ công ty cổ phần là gì?

Vốn điều lệ công ty cổ phần được hiểu là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán các loại. Vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng giá trị mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua, được ghi trong Điều lệ công ty.

Theo đó, vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký sẽ là vốn điều lệ của công ty khi các cổ đông góp đủ vốn trong thời hạn góp vốn.

Việc thay đổi vốn điều lệ của Công ty cổ phần là một nội dung thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên khi thay đổi vốn điều lệ, công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền.

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có trách nhiệm đăng ký thay đổi về nội dung này trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc tính kể từ ngày có thay đổi.

Xem thêm:

Tổng thể các quy định về vốn điều lệ của công ty cổ phần

3. Các trường hợp giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Căn cứ quy định pháp luật mới nhất hiện nay theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì có 3 trường hợp giảm vốn điều lệ công ty cổ phần như sau:

3.1. Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trong trường hợp công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông

Trường hợp này được hướng dẫn chi tiết theo quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau:

“Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;”

3.2. Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trong trường hợp công ty mua lại cổ phần đã phát hành

Việc giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần khi công ty mua lại cổ phần đã phát hành được chia thành 2 trường hợp như sau:

a)  Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trong trường hợp công ty mua lại cổ phần đã phát hành theo yêu cầu của cổ đông

Giảm vốn điều lệ trường hợp này được căn cứ Điều 132 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

 “Cổ đông đã biểu quyết không thông qua nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu phải bằng văn bản, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán, lý do yêu cầu công ty mua lại.

Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề quy định tại khoản này.”

b)  Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trong trường hợp công ty mua lại cổ phần đã phát hành theo quyết định của công ty

Giảm vốn điều lệ trường hợp này sẽ được căn cứ Điều 133 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

 “Công ty có quyền mua lại không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán theo quy định sau đây:

1. Hội đồng quản trị có quyền quyết định mua lại không quá 10% tổng số cổ phần của từng loại đã bán trong thời hạn 12 tháng. Trường hợp khác, việc mua lại cổ phần do Đại hội đồng cổ đông quyết định;

2. Hội đồng quản trị quyết định giá mua lại cổ phần. Đối với cổ phần phổ thông, giá mua lại không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua lại, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

Đối với cổ phần loại khác, nếu Điều lệ công ty không quy định hoặc công ty và cổ đông có liên quan không có thỏa thuận khác thì giá mua lại không được thấp hơn giá thị trường;

3. Công ty có thể mua lại cổ phần của từng cổ đông tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty theo trình tự, thủ tục sau đây:

a) Quyết định mua lại cổ phần của công ty phải được thông báo bằng phương thức để bảo đảm đến được tất cả cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đó được thông qua. Thông báo phải gồm tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, tổng số cổ phần và loại cổ phần được mua lại, giá mua lại hoặc nguyên tắc định giá mua lại, thủ tục và thời hạn thanh toán, thủ tục và thời hạn để cổ đông bán cổ phần của họ cho công ty;

b) Cổ đông đồng ý bán lại cổ phần phải gửi văn bản đồng ý bán cổ phần của mình bằng phương thức để bảo đảm đến được công ty trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo.

Văn bản đồng ý bán cổ phần phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số cổ phần sở hữu và số cổ phần đồng ý bán; phương thức thanh toán; chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông.

Công ty chỉ mua lại cổ phần trong thời hạn nêu trên.”

Xem thêm:

2 cách thức công ty mua lại cổ phần đã bán

3.3. Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trong trường hợp các cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định

Giảm vốn điều lệ trường hợp này Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

 “a) Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua đương nhiên không còn là cổ đông của công ty và không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác;”

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì cổ đông công ty phải có nghĩa vụ thành toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp.

Trong trường hợp có cổ đông không thanh toán đủ và đúng thời hạn số cổ phần đã đăng ký mua thì công ty phải đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thay đổi cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.

Như vậy, chậm nhất trước 120 ngày và sau 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Công ty phải đăng ký giảm vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thay đổi cổ đông sáng lập.

Trường hợp quá thời hạn đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ do thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ vốn điều lệ theo cam kết, công ty thực hiện đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ bằng giá trị số vốn thực góp. 

4. Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần (100% vốn Việt Nam)

Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần với 100% vốn Việt Nam trải qua các bước chính như sau:

Bước 1. Doanh nghiệp tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông bàn về việc giảm vốn điều lệ của công ty.

Trong cuộc họp đại hội đồng cổ đông, các cổ đông sẽ bàn bạc, quyết định về hình thức giảm vốn điều lệ, nguyên nhân giảm vốn, mức giảm vốn và các vấn đề khác có liên quan. Đồng thời, Đại hội đồng cổ đồng sẽ thông qua các quyết định về việc giảm vốn điều lê công ty cổ phần.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Căn cứ tại Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu, trong đó ghi nhận các nội dung sau:

+  Tên của công ty;

+  Mã số thuế/mã số doanh nghiệp;

+ Vốn hiện tại và số vốn sau giảm;

+  Hình thức giảm vốn;

+ Chữ ký của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp.

• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bàn về việc giảm vốn điều lệ của công ty;
• Quyết định Đại hội đồng cổ đông bàn về việc giảm vốn điều lệ của công ty;
• Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận về việc mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Đầu tư 2020;
• Văn bản ủy quyền cho người thay mặt nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.

Bước 3: Thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần tại cơ quan có thẩm quyền

Bước 1: Nộp hồ sơ 

• Doanh nghiệp tiến hàn nộp hồ sơ tới: Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư nơi công tyđặt trụ sở chính, bằng 2 cách sau:

Cách 1:  Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Cách 2:  Công ty cổ phần có thể nộp online bằng phương thức sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số và truy cập vào website: www.dangkykinhdoanh.gov.vn.

• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Trong vòng từ 03- 05 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện thủ tục thay đổi giảm vốn điều lệ cho công ty cổ phần;

Bước 2: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ được hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hiện nay chỉ còn 05 nội dung như sau: Tên công ty; Địa chỉ trụ sở chính; Vốn điều lệ công ty; Danh sách thành viên công ty và thông tin Người đại diện theo pháp luật;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với các nội dung như: Ngành nghề kinh doanh; Người đại diện theo ủy quyền; Thông tin nội dung đăng ký thuế.

Bước 3: Công bố thông tin thay đổi vốn điều lệ công ty trên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp

Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh sẽ công bố thông tin thay đổi của doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Khai điều chỉnh lệ phí môn bài sau khi giảm vốn điều lệ

Nếu như việc giảm vốn điều lệ công ty cổ phần làm giảm mức lệ phí môn bài doanh nghiệp thì phải cần phải nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung;

5. Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần (có vốn nước ngoài)

Tùy từng trường hợp cụ thể mà thủ tục giảm vốn công ty cổ phần vốn nước ngoài tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch đầu tư) sẽ khác nhau:

• Trường hợp không có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (là trường hợp mua lại vốn góp, cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài đối với các tổ chức kinh tế đã được thành lập ở Việt Nam trước đó hoặc trường hợp vốn nước ngoài chiếm dưới 50%)
• Trường hợp công ty có vốn nước ngoài có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Chúng tôi sẽ trình bầy cụ thể sau đây:

a. Trường hợp có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần có vốn nước ngoài trải qua các bước chính như sau:

Bước 1: Đăng ký điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư:

Trước khi nộp hồ sơ, nhà đầu tư không bắt buộc nhưng được khuyến khích kê khai trực tuyến thông tin về dự án đầu tư tại Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư nước ngoài dautunuocngoai.gov.vn hoặc fdi.gov.vn).

Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi nhà đầu tư đặt trụ sở chính/văn phòng điều hành hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế (tùy từng trường hợp)

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị điều chỉnh, thay đổi Giấy chứng nhận đầu tư;
• 02 bản sao công chứng Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• 02 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Đối với trường hợp công ty chưa tách Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp);
• Báo cáo tình hình thực hiện dự án và Báo cáo tình hình triển khai dự án đầu tư đến thời điểm đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
• 01 bản công chứng Báo cáo tài chính kiểm toán gần với thời điểm điều chỉnh nhất;
• Xác nhận ngân hàng đối với tài khoản vốn chứng minh công ty đã góp đủ vốn (nếu Báo cáo tài chính không thể hiện công ty đã góp đủ vốn);
• Xác nhận số dư tài khoản gửi, báo cáo tài chính hoặc cam kết bảo lãnh góp vốn của công ty mẹ (đối với nhà đầu tư là tổ chức), sổ tiết kiệm, xác nhân số dư tài khoản (đối với nhà đầu tư là cá nhân) tương ứng với mức vốn đầu tư dự kiến tăng;
• Thông tin xây dựng đề xuất dự án: Số lượng lao động nước ngoài, số lượng lao động Việt Nam; Số điện thoại, email nhà đầu tư,
• Số điện thoại Công ty tại Việt Nam, Diện tích trụ sở chính.
• Hộ chiếu công chứng và xác nhận tạm trú (thẻ tạm trú) của người đại diện theo pháp luật.

Thời hạn hoàn thành từ 10 -15 ngày làm việc.

Xem thêm:

Điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Quy định mới nhất!

Lưu ý: Đối với các dự án thuộc diện phải quyết định chủ trương đầu tư thì khi điều chỉnh dự án đầu tư liên quan đến giảm vốn đầu tư trên 10% tổng vốn đầu tư, …, cơ quan đăng ký đầu tư thực hiện thủ tục quyết định chủ trương đầu tư trước khi điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Bước 2: Thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tách Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu chưa tách) để tăng vốn điều lệ công ty:

Trường hợp áp dụng: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký đổi trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi về vốn điều lệ doanh nghiệp. Trường hợp giảm vốn điều lệ, công ty cổ phần vốn nước ngoài phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ cùng các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn, kèm theo Thông báo phải bao gồm các văn bản tương ứng được nêu tại mục Thành phần hồ sơ.

Cách thức thực hiện bước này tương tự như đối với việc giảm vốn công ty cổ phần với 100% vốn Việt Nam (đã trình bầy ở trên).

b. Trường hợp không có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Cần làm thủ tục xin chấp thuận giảm vốn tại Sở Kế hoạch đầu tư hoặc ban quản lý khu công nghiệp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, sau đó làm thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là ý kiến của bộ phận tư vấn luật doanh nghiệp về thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần. Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp luật của Công ty Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

Liên hệ ngay với chúng tôi khi có nhu cầu tăng, giảm vốn điều lệ công ty

6. Dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp và Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh của Luật Thái An

Quy định về thủ tục giảm vốn công ty cổ phần là khá rõ ràng, tuy nhiên để thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí thì không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là với người ít kinh nghiệm.

Một sự lựa chọn khôn ngoan lúc này là sử dụng dịch vụ thực hiện thủ tục tăng vốn hoặc giảm vốn công ty cổ phần của Công ty luật Thái An. Luật sư sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện dịch vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm được tiền bạc. Bạn hãy tham khảo các bài viết sau:

CÔNG TY LUẬT THÁI AN

Đối tác pháp lý tin cậy