Hóa đơn hộ kinh doanh: Những quy định quan trọng!

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc lập hóa đơn đã trở thành một phần không thể thiếu, đặc biệt là đối với hộ kinh doanh cá thể. Hóa đơn không chỉ là công cụ để ghi nhận giao dịch mua bán mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả người bán và người mua. Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc lập hóa đơn hộ kinh doanh cá thể đúng chuẩn không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch và chuyên nghiệp mà còn giúp tuân thủ các quy định của pháp luật.  Cùng tìm hiểu qua bào viết dưới đây của Công ty Luật Thái An:

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hóa đơn hộ kinh doanh:

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hóa đơn hộ kinh doanh là các văn bản pháp luật sau:

• Bộ Luật Dân sự năm 2015.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ((Hiệu lực đến 01/07/2022)
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành (Hiệu lực từ 01/07/2022)

2. Hóa đơn là gì và gồm những loại nào?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn sẽ tồn tại dưới các dạng hóa đơn đặt in, hóa đơn mua, hóa đơn điện tử.

Các loại hóa đơn bao gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng:

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Hóa đơn bán hàng:

Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”

Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm

Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. (Căn cứ Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)

>>> Xem thêm: Cách tính thuế cho hộ kinh doanh

3. Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn không ?

Hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) được định nghĩa là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán hoặc giá trị dịch vụ cung cấp cho người mua, trên đó thể hiện đầy đủ thông tin người bán và người mua (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ,…). Giá trị hàng bán bao gồm cả tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ. Loại hóa đơn này chỉ dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Trong khi đó Hộ kinh doanh không tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mà tính theo phương pháp trực tiếp lấy tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu. Do vậy, hộ kinh doanh không được phát hành hóa đơn đỏ (Hóa đơn VAT).

4. Hóa đơn hộ kinh doanh

Vì không được kê khai, tính thuế GTGT, nên loại hóa đơn của hộ kinh doanh sử dụng là hóa đơn bán hàng trực tiếp. Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hộ kinh doanh sẽ nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, tỷ lệ phần trăm nhân doanh thu thuộc đối tượng được mua hóa đơn của Cơ quan thuế.

5. Thủ tục mua hóa đơn hộ kinh doanh cá thể được thực hiện như thế nào?

Do hộ kinh doanh không được phát hành hoá đơn nên phải mua mua hoá đơn từ cơ quan thuế (căn cứ Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Sau đây là thủ tục mua hoá đơn hộ kinh doanh lần đầu và các lần sau:

5.1 Thủ tục mua hóa đơn Hộ kinh doanh cá thể lần đầu như thế nào?

Sau đây là quy định về hồ sơ, địa điểm mua hoá đơn hộ kinh doanh:

Hồ sơ mua hóa đơn hộ kinh doanh cá thể lần đầu:

Hồ sơ mua hóa đơn hộ kinh doanh lần đầu bao gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)
• Bản cam kết Mẫu số CK01/AC (ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) (2 bản)
• Giấy phép kinh doanh (sao y bản chính) (2 bản)
• CMND của người đi mua hóa đơn. Trường hợp được chủ hộ kinh doanh ủy quyền thì phải xuất trình giấy ủy quyền theo quy định pháp luật.
• Dấu mộc vuông chứa các thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh

Nơi nộp hồ sơ mua hóa đơn hộ kinh doanh: Bạn nộp hồ sơ mua hoá đơn hộ kinh doanh cá thể tại chi cục thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh.

Số lượng hóa đơn hộ kinh doanh được mua lần đầu:

Hộ kinh doanh không được mua quá một quyển năm mươi (50) số cho mỗi loại hóa đơn (căn cứ Khoản 2 Điều 12 Thông tư 39/2014/TT-BTC; Khoản 4 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC)

Lưu ý: Những hóa đơn mua của Cơ quan thuế đã được cơ quan thuế phát hành, nên hộ kinh doanh không cần làm thủ tục phát hành hóa đơn nữa.

5.2 Thủ tục mua hóa đơn Hộ kinh doanh lần hai như thế nào?

Thủ tục mua hóa đơn Hộ kinh doanh lần hai sẽ nhanh chóng hơn nhiều so với thủ tục mua hóa đơn của Hộ kinh doanh lần một: Sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày.

Hồ sơ mua hóa đơn của hộ kinh doanh lần 2 gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)
• CMND của người đi mua hóa đơn. Trường hợp được chủ hộ kinh doanh ủy quyền thì phải xuất trình giấy ủy quyền theo quy định pháp luật.
• Dấu mộc vuông chứa các thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh
• Số mua hóa đơn
• Quyển hóa đơn mua lần trước dùng sắp hết

Lưu ý:

• Số lượng hóa đơn cơ quan thuế bán cho hộ kinh doanh lần đầu tối đa là 01 quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn;
• Đối với các lần mua sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình khai kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho hộ kinh doanh trong ngày với số lượng không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
• Trường hợp hộ kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thì được mua hóa đơn lẻ (01 số) theo từng lần phát sinh và không phải nộp tiền.

6. Cách viết hóa đơn của hộ kinh doanh

Khi viết hóa đơn của hộ kinh doanh cần chú ý điền đầy đủ các thông tin dưới đây:

Cách ghi “ngày tháng năm” trong hóa đơn của hộ kinh doanh:

• Đối với hoạt động bán hàng: Ngày tháng năm trong hoá đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Ngày tháng năm trong hoá đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
• Đối với hoạt động xây dựng: Ngày tháng năm trong hoá đơn là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình

Cách ghi thông tin người bán trong hóa đơn của hộ kinh doanh:

• Ở chỗ “Đơn vị bán hàng”: Ghi tên hộ kinh doanh bán hàng
• Ở chỗ “Mã số thuế”: Ghi mã số thuế của bên bán hàng
• Ở chỗ “Địa chỉ”: Ghi địa chỉ bên bán theo giấy phép đăng ký kinh doanh
• Ở chỗ “Điện thoại/Fax”: Ghi số điện thoại, số fax của đơn vị bên bán (nếu có)
• Ở chỗ “Số tài khoản”: Ghi số tài khoản giao dịch đã đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08

Cách ghi thông tin người mua hàng trong hóa đơn của hộ kinh doanh

• Ở chỗ “Họ tên người mua hàng”: Ghi họ và tên của người mua hàng, trường hợp người mua không lấy hóa đơn thì ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
• Ở chỗ “Tên đơn vị”:  Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của bên mua hàng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
• Ở chỗ “Mã số thuế”: Ghi mã số thuế của bên mua hàng
• Ở chỗ “Địa chỉ”: Ghi địa chỉ chính xác của bên mua theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Lưu ý: Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” => “P”; “Quận” => “Q”, “Thành phố” => “TP”, “Việt Nam” => “VN” hoặc “Cổ phần” => “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” => “TNHH”, “Khu công nghiệp” => “KCN”, “Chi nhánh” => “CN”, “sản xuất” => “SX”, … nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phố/ thôn, xóm; phường/ xã; quận/huyện, tỉnh/thành phố. Những thông tin này phải xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

• Ở chỗ “Hình thức thanh toán” trong hóa đơn của hộ kinh doanh: Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng và ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; trường hợp chưa xác định hình thức thanh toán ghi “TM/CK”.

Lưu ý: Những hóa đơn của hộ kinh doanh có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT và được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Ở chỗ “Số tài khoản”: Chỉ tiêu này có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị, người mua hàng.

Cách ghi thông tin hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn của hộ kinh doanh

• Ở chỗ “STT”: Ghi số thứ tự tăng dần (1,2,3…) của các loại hàng hóa, dịch vụ căn cứ hợp đồng
• Ở chỗ “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên của từng loại hàng hóa/ dịch vụ bán ra giống như tên hàng hóa lúc mua vào (theo đúng tên, ký hiệu, mã)
• Ở chỗ “Đơn vị tính”: Ghi đơn vị tính của hàng hóa bán ra giống với đơn vị tính khi mua vào.. Nếu có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.
• Ở chỗ “Số lượng”: Ghi số lượng của hàng hóa/ dịch vụ bán ra
• Ở chỗ “Đơn giá”:  Ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm chưa bao gồm thuế GTGT
• Ở chỗ “Thành tiền”: Ghi tổng số tiền (Tổng số tiền = đơn giá x số lượng)
• Ở chỗ “Cộng tiền hàng”: Ghi tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”
• Ở chỗ “Thuế suất thuế GTGT”: Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10% tùy từng mặt hàng. Lưu ý: Các mặt hàng có thuế suất giống nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn
• Ở chỗ “Tiền thuế GTGT”: Ghi tiền thuế GTGT (Tiền thuế GTGT = Cộng tiền hàng x Thuế suất thuế GTGT)

Lưu ý: Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “/” phần “Thuế suất thuế GTGT” và “Tiền thuế GTGT” (trường hợp viết hóa đơn giấy). Đối với đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử thì nội dung này sẽ được lược bỏ trên hóa đơn

• Ở chỗ “Tổng tiền thanh toán”: Ghi tổng tiền thanh toán (Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Tiền thuế GTGT); Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị; Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (Việt Nam đồng)

Cách ghi thông tin “Người mua hàng” trong hóa đơn của hộ kinh doanh: Người mua hàng ký và ghi rõ họ tên trong hóa đơn của hộ kinh doanh.

Cách ghi thông tin “Người bán hàng” trong hóa đơn của hộ kinh doanh: Trong hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể, người viết hóa đơn sẽ ký và ghi rõ họ tên. Đối với hóa đơn điện tử mục này sẽ là chữ ký số của đơn vị.

7. Xuất hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh

a. Các trường hợp xuất hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh nói chung và hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh”.

Theo lộ trình triển khai, hiện nay, các hộ kinh doanh đã bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp hộ kinh doanh chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trong thời gian đó, cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thời gian 12 tháng được tính như sau:

• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: 12 tháng tính một lần kể từ 01/07/2022.
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

(Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

b. Hình thức hóa đơn điện tử đối với 3 trường hợp hộ kinh doanh

Để có thể hoạt động trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật, hộ kinh doanh còn cần nắm được các quy định về hình thức hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn điện tử và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Hình thức hóa đơn điện tử

Về hình thức hóa đơn điện tử, dựa vào từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các loại hóa đơn điện tử như sau:

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Các hộ kinh doanh hoạt động theo các phương pháp khai thuế khác nhau sẽ có thời điểm xuất hóa đơn điện tử khác nhau. Cụ thể:

Thủ tục đăng ký sử dụng

Về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào phương pháp khai thuế, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các mẫu đăng ký sau đây.

c. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Theo Tiết c.2, Điểm c, Khoản 2, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh như sau:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký kinh doanh

Chúng tôi hy vọng qua bài viết trên, các bạn có thể trả lời được câu hỏi Thủ tục mua hóa đơn của hộ kinh doanh như thế nào? Nếu có bất cứ một vướng mắc gì hãy sử dụng dịch vụ tư vấn thực hiện thủ tục mua hóa đơn của hộ kinh doanh của Công ty Luật Thái An. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn các giải pháp pháp lý uy tín, chất lượng với đội ngũ Luật sư, chuyên viên pháp lý đông đảo, giàu kinh nghiệm thực tế.