Nội quy lao động: Nội dung và đăng ký như thế nào ?

Để nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, bất kỳ đơn vị sử dụng lao động nào cũng cần thiết lập và duy trì kỷ luật lao động. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải xây dựng một nội quy lao động không chỉ thỏa mãn những yêu cầu của pháp luật lao động về hình thức và nội dung mà còn phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý quy định nội dung của nội quy lao động

Cơ sở pháp lý quy định nội dung của nội quy lao động là:

• Bộ luật Lao động năm 2019
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

2. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là thuật ngữ được dùng phổ biến tại các cơ sở lao động, công ty. Người lao động khi vào làm việc bước đầu phải cam kết tuân thủ các nội quy lao động, quy định chung của nơi làm việc. Nội quy lao động thường được thể hiện dưới dạng văn bản mang tính bắt buộc đối với người lao động.

Như vậy, nội quy lao động (nội quy công ty) là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để tạo ra và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của quá trình sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, nội quy lao động cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm.

Có thể nói trong phạm vi đơn vị sử dụng lao động, nội quy lao động/ nội quy công ty có giá trị như một “đạo luật con”. Đồng thời, nội quy lao động cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật đối với người lao động khi họ có hành vi vi phạm, với điều kiện nội quy lao động được đăng ký với Sở Lao động và Thương binh Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bạn cần lưu ý rằng nội quy lao động hoàn toàn khác với thỏa ước tập thể.

>>> Xem thêm: Thoả ước lao động tập thể

3. Tại sao phải xây dựng nội quy lao động ?

Về mặt pháp lý, theo quy định tại Điều 118 Bộ Luật Lao động 2019 thì những doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh theo Khoản 1 Điều 119 Bộ Luật Lao động 2019 và Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Trường hợp doanh nghiệp không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc không có đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP.

Việc xây dựng và đăng ký nội quy công ty sản xuất không chỉ để thỏa mãn yêu cầu pháp lý bắt buộc của cơ quan nhà nước mà còn là một công cụ quan trọng giúp định hướng quản trị và phát triển nguồn nhân lực dài hạn, bảo vệ doanh nghiệp trong những vấn đề liên quan. Nội quy lao đọng giúp:

• Thiết lập môi trường làm việc tích cực, giúp công ty hoạt động một cách thống nhất, có nề nếp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, điều hành công việc của ban lãnh đạo.
• Chuẩn hóa hành vi, quy tắc ứng xử của từng thành viên, giúp người lao động làm việc tập trung, năng suất.
• Ngoài ra, nội quy công ty cũng giúp bảo vệ nhân viên khỏi các rắc rối có thể xảy ra tại nơi làm việc như: bị hạ nhục, mạt sát bằng lời nói, thể chất, sức khỏe…

4. Nội dung của nội quy lao động

Tuy việc ban hành nội dung của nội quy lao động là do người sử dụng lao động quyết định về cơ bản nhưng phải tuân theo các quy định của pháp luật về nội dung của nội quy lao động. Theo đó, nội dung của nội quy lao động PHẢI bao gồm các quy định như sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Thông thường, nội dung của nội quy lao động sẽ quy định về thời giờ làm việc bình thường trong ngày, trong tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các ca nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

Xem thêm:

Những ngày nghỉ trong năm của người lao động

Nghỉ không hưởng lương: Tổng hợp các quy định !

b) Trật tự tại nơi làm việc

Nội dung của nội quy lao động này quy định về phạm vi làm việc, đi lại, giao tiếp và những yêu cầu khác về giữ gìn trật tự chung tại nơi làm việc.

c) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Đây là một quy định mới trong hệ thống nội dung của nội quy lao động. Theo đó, quấy rối tình dục có thể xảy ra dưới dạng trao đổi như đề nghị, yêu cầu, gợi ý, đe dọa, ép buộc đổi quan hệ tình dục lấy bất kỳ lợi ích nào liên quan đến công việc; hoặc những hành vi có tính chất tình dục không nhằm mục đích trao đổi, nhưng khiến môi trường làm việc trở nên khó chịu và bất an, gây tổn hại về thể chất, tinh thần, hiệu quả công việc và cuộc sống của người bị quấy rối.

Các hành vi được cho là quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội dung của nội quy lao động bao gồm:

• Hành vi mang tính thể chất gồm hành động, cử chỉ, tiếp xúc, tác động vào cơ thể mang tính tình dục hoặc gợi ý tình dục;
• Quấy rối tình dục bằng lời nói gồm lời nói trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua phương tiện điện tử có nội dung tình dục hoặc có ngụ ý tình dục;
• Quấy rối tình dục phi lời nói gồm ngôn ngữ cơ thể; trưng bày, miêu tả tài liệu trực quan về tình dục hoặc liên quan đến hoạt động tình dục trực tiếp hoặc qua phương tiện điện tử.

d) An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc

Nội dung của nội quy lao động này quy định trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

Xem thêm:

An toàn vệ sinh lao động theo pháp luật hiện hành

e) Việc bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của người sử dụng lao động

Nội dung của nội quy lao động này quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

f) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động

Nội dung của nội quy lao động này quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.

Xem thêm:

Điều chuyển người lao động: được hay không?

g) Các hành vi xử lý kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động

Nội dung của nội quy lao động này quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.

h) Trách nhiệm vật chất trong nội dung của nội quy lao động

Nội dung của nội quy lao động này quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.

Bồi thường thiệt hại trong lao động: Những quy định quan trọng !

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Nội dung của nội quy lao động này quy định người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Trong những nội dung của nội quy lao động nói trên, nội dung của nội quy lao động về các hành vi xử lý kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỉ luật, trách nhiệm vật chất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với người sử dụng lao động. Nếu nội dung này không có hoặc sơ sài thì người sử dụng lao động có thể gặp khó khăn khi xử lý người lao động vi phạm nội quy lao động và do đó, sẽ khó duy trì kỷ luật lao động trên thực tế.

Do vậy, người lao động cần phải đọc kỹ và hiểu rõ từng quy định trong nội dung của nội quy lao động rồi mới đặt bút ký kết hợp đồng.

5. Ban hành nội quy lao động/nội quy công ty như thế nào ?

Việc ban hành nội quy lao động được quy định chi tiết trong Điều 118 Bộ luật lao động 2019:

• Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động/nội quy công ty. Nội quy lao động phải được lập thành văn bản (bắt buộc đối với đơn vị sử dụng từ 10 lao động trở lên)
• Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.
• Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở ở nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở).
• Khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động bằng cách niêm yết các nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc để người lao động biết và tuân thủ.

6. Thủ tục đăng ký nội quy lao động/nội quy công ty như thế nào ?

Thủ tục đăng ký nội quy lao động được quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động năm 2019

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.

Người sử dụng lao động có các chi nhánh, cơ sở sản xuất, kinh doanh, đơn vị, đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Các tài liệu trong hồ sơ đăng ký nội quy lao động được quy định cụ thể tại Điều 120 Bộ luật lao động năm 2019:

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động/nội quy công ty bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
• Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Nội quy lao động.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy có quy định trái với pháp luật, thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Theo khoản 5 Điều 119 BLLĐ 2019 quy định:

“Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động.”

Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ (hoặc hồ sơ đăng kí lại), nội quy  lao động bắt đầu có hiệu lực.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Người sử dụng lao động phải thông báo đến người lao động khi nội quy lao động có hiệu lực và những nội dung chính phải được niêm yết tại nơi làm việc.

Thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động

7. Có bị xử phạt khi không đăng ký nội quy lao động ?

Với những trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động mà không thực hiện đăng ký thì sẽ bị xử phạt hành chính. Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt tiền sẽ từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

• Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
• Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Trên đây là phần tư vấn của chúng tôi về nội dung của nội quy lao động. Từ khi viết bài này các quy định của pháp luật đã có thể thay đổi. Nên để được tư vấn chính xác nhất, bạn vui lòng gọi tới Tổng đài tư vấn pháp luật lao động của Luật Thái An.

Dịch vụ đăng ký nội quy lao động/nội quy công ty của Luật Thái An: Luật sư sẽ hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng xây dựng, soạn thảo và đăng ký nội quy lao động theo đúng các quy định của pháp luật:

• Hướng dẫn khách hàng soạn thảo nội quy lao động hoặc trực tiếp soạn thảo nội quy lao động để đảm bảo nội quy lao động đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về hình thức và nội dung
• Tư vấn thủ tục đăng ký nội quy, hồ sơ đăng ký nội quy lao động
• Đại diện khách hàng đăng ký nội quy lao động
• Làm việc với cơ quan thẩm định cho đến khi doanh nghiệp đủ điều kiện cấp phép theo quy định pháp luật
• Theo dõi việc xử lý hồ sơ đăng ký Nội quy lao động của doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Các luật sư kinh nghiệm của Luật Thái An sẽ thực hiện công việc theo quy trình chuẩn mực nhằm hạn chế tối đa chi phí và đem lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng. Liên hệ ngay để được cung cấp dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động chất lượng với chi phí phù hợp nhất. Chi tiết có tại bài viết sau:

Dịch vụ soạn thảo đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn