Thành lập văn phòng đại diện với những quy định mới nhất

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì việc doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện diễn ra ngày càng nhiều. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được những quy định cũng như thủ tục hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây, Công ty Luật Thái An sẽ cung cấp cho quý bạn đọc và doanh nghiệp những thông tin chi tiết về thành lập Văn phòng đại diện.

Công ty Luật Thái An hân hạnh cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho đến thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan nhà nước có thẩm quyền: KẾT QUẢ CÓ NHANH CHỈ SAU 3-5 NGÀY + CHI PHÍ HỢP LÝ NHẤT + TRÁNH MỌI RỦI RO PHÁP LÝ.

ĐỂ SỬ DỤNG DỊCH VỤ, HÃY GỌI (024) 7305 6898 HOẶC ĐỂ LẠI TIN NHẮN ZALO, FACEBOOK

Trước hết, cần phân biệt văn phòng đại diện của công ty là pháp nhân Việt Nam (được thành lập theo pháp lật Việt Nam, bao gồm công ty vốn Việt Nam và vốn nước ngoài) và văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (thương nhân nước ngoài là công ty được thành lập theo pháp luật nước ngoài). Chúng tôi sẽ tư vấn về thành lập văn phòng đại của doanh nghiệp Việt Nam sau đây.

Nếu bạn cần tìm hiểu về văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, bài viết dưới đây sẽ rất bổ ích:

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

1. Mục đích của việc thành lập Văn phòng là gì? 

Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Căn cứ vào quy định trên có thể thấy các doanh nghiệp thông thường thành lập Văn phòng đại diện với những mục đích sau:

• Văn phòng đại diện có tác dụng hỗ trợ công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiên cứu, khảo sát thị trường giúp doanh nghiệp tiếp cận được với thị trường mới, đối tác mới, khách hàng mới.
• Việc thành lập một văn phòng đại diện tại một thị trường mới có tác dụng quảng bá thương hiệu, đánh dấu sự góp mặt của doanh nghiệp. Những cuộc khảo sát thị trường do văn phòng đại diện tiến hành có thể giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra những hành vi gian lận, cạnh tranh kém lành mạnh của các doanh nghiệp khác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Văn phòng đại diện giúp thúc đẩy công việc kinh doanh,kết nốt được với nhiều đối tác, khách hàng mới, đặc biệt là đối với những ngành nghề kinh doanh dịch vụ có tính chất linh hoạt về địa điểm thực hiện công việc như xây dựng, thiết kế kiến trúc, du lịch, tư vấn,…

Xem thêm:

Văn phòng đại diện và các quy định cần biết

2. Cơ sở pháp lý quy định việc thành lập Văn phòng đại diện 

Cơ sở pháp lý quy định việc thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt nam là Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

3. Đặt tên khi thành lập Văn phòng đại diện 

Pháp luật quy định về việc đặt tên văn phòng đại diện như sau:

• Tên phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
• Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng phát hành.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Ngoài ra, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp, đó là:
  • Không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
  • Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó
  • Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Khi làm biển hiệu văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Xem thêm:

Đặt tên doanh nghiệp sao cho đúng luật? Thay đổi tên có được không ?

4. Cần tìm trụ sở khi thành lập Văn phòng đại diện 

Văn phòng đại diện phải có trụ sở, và trụ sở này phải tuân thủ quy định của pháp luật. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

5. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT);
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp của Hội đồng thành viên
  • Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Biên bản họp của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty
  • Đối với Công ty Cổ phần: Biên bản họp của Hội đồng quản trị
  • Đối với Công ty hợp danh: Biên bản họp của các thành viên hợp danh
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (căn cước công dân/CMND/hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

5. Các bước thành lập Văn phòng đại diện 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện phải qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ để thành lập Văn phòng đại diện

• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên, địa chỉ Văn phòng đại diện dự định thành lập;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
• Bản công chứng CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 06 tháng của người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Bước 2: Chuẩn bị Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện theo quy định

Bước 3: Nộp hồ sơ 

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn ở trên đăng ký tài khoản kinh doanh và nộp hồ sơ trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký thành lập 

Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không hợp lệ thì sẽ thông báo sửa đổi bổ sung.

6. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có sai sót thì phải làm gì? 

Trường hợp khi cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện xong, doanh nghiệp/văn phòng đại diện phát hiện chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký, thì có thể tiến hành thủ tục hiệu đính thông tin.

Cụ thể văn phòng đại diện gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị là chính xác.

7. Điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện như tên, địa chỉ, người đứng đầu….thì doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trình tự thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nơi văn phòng đại diện chuyển đến.

Bước 2: Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện:

• Trao Giấy biên nhận,
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ,
• Thay đổi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

8. Cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ khoản 1 Điều 68 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét cấp lại trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

9. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Theo quyết định của chính doanh nghiệp;
• Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo quy định : của pháp luật, nếu vi phạm trong 3 trường hợp sau sẽ bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Một là: Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo

Hai là: Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế

Ba là: Bị thu hồi Giấy phép thành lập theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Chi tiêt có tại:

Chấm dứt văn phòng đại diện sao cho đúng luật ?

10. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty Luật Thái An

Công ty Luật Thái An là một trong những đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam/ thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Đến với Luật Thái An Quý khách hàng sẽ được

• Tư vấn các quy định của pháp luật về điều kiện, thủ tục thành lập, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.
• Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, giấy tờ cần thiết.
• Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
• Theo dõi việc xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan cấp phép.
• Nhận và bàn giao kết quả dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng.
• Tư vấn những công việc cần làm sau khi có giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Tư vấn các vấn đề pháp lý khác có liên quan hoạt động của văn phòng đại diện.

Với hàng chục năm kinh nghiệm tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp/ Văn phòng đại diện của doanh nghiệp, các chuyên viên, luật sư có chuyên môn cao của Công ty Luật Thái An chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng. Đặc biệt các dịch vụ của Luật Thái An có chi phí ở mức độ phải chăng, phù hợp với mọi khách hàng trên cả nước.

Luật Thái An- Giải pháp pháp lý tốt nhất dành cho bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.