Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải sử dụng đến các biểu mẫu văn bản hành chính. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần có cho mình một Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản để giúp cho việc vận hành doanh nghiệp được trơn tru và theo một hệ thống, trật tự nhất định.

Để giúp Quý bạn đọc hiểu rõ hơn về Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản, trong bài viết dưới đây Công ty Luật Thái An xin chia sẻ các thông tin hữu ích xoay quanh Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản.

1. Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản có quan trọng không ?

Nói đến biểu mẫu văn bản trong doanh nghiệp là nói đến rất nhiều các loại văn bản như biên bản, quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, cam kết… Và để đảm bảo văn bản do doanh nghiệp ban hành được xuyên suốt, thống nhất từ thể thức trình bày đến nội dung thì Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản trong doanh nghiệp đóng một vai trò hết sức quan trọng.

Thông qua Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản, các doanh nghiệp sẽ hạn chế được các hoạt động gây mất thời gian và rườm rà, giúp việc xử lý các văn bản hành chính diễn ra nhanh chóng, góp phần duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản phải phù hợp với quy chế hành chính của công ty. Đây cũng là một cấu thành của bộ quy chế công ty gồm nhiều quy chế con.

2. Khát quát chung về Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

Là một trong những quy định của doanh nghiệp, Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản sẽ quy định về quy trình xây dựng, soạn thảo, áp dụng biểu mẫu văn bản sẽ được diễn như thế nào và trách nhiệm thực hiện của các phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp ra sao.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có quyền tự quyết định nội dung Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản nhưng nội dung Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật tại Luật doanh nghiệp năm 2020, Bộ luật dân sự năm 2015 và các Luật quản lý, điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản cần có những nội dung gì?

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản cần có những nội dung cơ bản sau đây:

a. Quy định về soạn thảo bản thảo biểu mẫu văn bản

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản nhất định phải có quy định về việc soạn thảo bản thảo biểu mẫu văn bản. Theo đó cần có quy định về trách nhiệm soạn thảo bản thảo biểu mẫu văn bản thuộc về phòng ban, cá nhân nào? Phòng ban, cá nhân có trách nhiệm soạn thảo bản thảo biểu mẫu văn bản phải căn cứ nội dung của biểu mẫu văn bản cần soạn thảo, xác định tên loại, nội dung của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Về thể thức, kỹ thuật trình bày biểu mẫu văn bản của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể tham khảo Nghị định 30/2020/NĐ-CP để có được xây dựng được các biểu mẫu văn bản đẹp, chuẩn quy định văn bản của các cơ quan Nhà nước.

b. Quy định về duyệt bản thảo biểu mẫu văn bản

Tại Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản cần quy định về người có thẩm quyền duyệt bản thảo biểu mẫu văn bản, sau khi bản thảo biểu mẫu văn bản được soạn thảo. Và người có thẩm quyền này sẽ có trách nhiệm duyệt hoặc góp ý chỉnh sửa để biểu mẫu văn bản được hoàn thiện hơn.

Quy định về kiểm tra biểu mẫu văn bản trước khi ký ban hành

Sau khi biểu mẫu văn bản được người có thẩm quyền duyệt, thì các biểu mẫu văn bản vẫn cần phải được kiểm tra lại một lần nữa trước khi trình có người thẩm quyền ký ban hành biểu mẫu văn bản.

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản cần quy định về trách nhiệm của người soạn thảo biểu mẫu văn bản, người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Quy định về ký ban hành biểu mẫu văn bản

Tùy từng đặc thù của doanh nghiệp mà trong Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản sẽ quy định về thẩm quyền ký ban hành biểu mẫu văn bản thuộc về ai. Khi đó người có thẩm quyền ký ban hành biểu mẫu văn bản sẽ chịu trách nhiệm cho việc ký ban hành hệ thống biểu mẫu văn bản.

Quy định áp dụng biểu mẫu văn bản

Sau khi hoàn tất việc ban hành biểu mẫu văn bản thì những quy định về việc áp dụng biểu mẫu văn bản trong Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản là không thể thiếu. Việc áp dụng biểu mẫu văn bản phải được thực hiện nghiêm túc và toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm tuân thủ đúng các biểu mẫu văn bản do doanh nghiệp ban hành

4. Làm sao để có một Quy chế xây dựng và soạn thảo biểu mẫu văn bản phù hợp?

Hiện nay việc ban hành một bản Quy chế xây dựng và soạn thảo biểu mẫu văn bản hợp pháp, phù hợp thực tế doanh nghiệp, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không hề đơn giản. Nhưng hãy để Công ty Luật Thái An chúng tôi biến những điều không đơn giản trở nên đơn giản.

Chỉ cần cung cấp một số thông tin và yêu cầu của doanh nghiệp, trong thời gian ngắn đội ngũ Luật sư, chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp của Công ty Luật Thái An sẽ đưa ra dự thảo Quy chế xây dựng và soạn thảo biểu mẫu văn bản. Sau khi nhận được ý kiến phản hồi của doanh nghiệp Công ty Luật Thái An sẽ hoàn thiện và chuyển bản Quy chế xây dựng và soạn thảo biểu mẫu văn bản cho doanh nghiệp áp dụng.

Còn chần chừ gì nữa, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật Thái An chúng tôi để sử dụng dịch vụ soạn thảo quy chế công ty.