Quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp

Để hoạt động kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp hiệu quả, minh bạch, tránh thất thoát thì mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp. Công ty Luật Thái An xin gửi tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Kiểm kê tài sản và nguồn vốn là một hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp sở hữu lượng tài sản lớn, nhiều loại tài sản cố định thì kiểm kê là hoạt động vô cùng thiết yếu. Kiểm kê chính xác giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tài sản đang vận hành trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí vận hành.

1. Căn cứ để xây dựng quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Luật Kế toán năm 2015

Ngoài ra, để xây dựng quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp còn phải căn cứ vào những yếu tố nội tại của doanh nghiệp như:

• Điều lệ của doanh nghiệp
• Quy chế tổ chức quản lý và quan hệ điều hành của doanh nghiệp
• Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể và các yếu tố đặc thù của mỗi doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài sản là một bộ phận của bộ quy chế doanh nghiệp. Để biết chi tiết, bạn hãy đọc bài viết này:

Quy chế công ty cần được xây dựng và soạn thảo như thế nào ?

2. Đối tượng của quy chế quản lý tài sản là gì?

Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp chính là đối tượng của quy chế quản lý tài sản.

Tài sản của doanh nghiệp là toàn bộ các nguồn lực thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc thuộc sự kiểm soát của doanh nghiệp, được sử dụng cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh nhằm thu được các lợi ích kinh tế trong tương lai.

a. Phân loại đối tượng của Quy chế quản lý tài sản theo thời hạn

Căn cứ vào thời gian sử dụng, có thể phân chia tài sản doanh nghiệp thành 02 loại:

• Tài sản ngắn hạn: là những tài sản mà thời gian sử dụng là dưới 01 năm hoặc chỉ trong 01 chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.
• Tài sản dài hạn: là những tài sản mà thời gian sử dụng là từ 01 năm trở lên hoặc trong nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Chính vì thời gian sử dụng dài nên loại tài sản này ít khi thay đổi hình thái giá trị trong quá trình luân chuyển và sử dụng. Khác với tài sản ngắn hạn là thường xuyên thay đổi hình thái giá trị trong quá trình sử dụng.

b. Phân loại đối tượng của Quy chế quản lý tài sản theo nguồn gốc

Trong khi đó, nguồn vốn doanh nghiệp là tất cả những quan hệ tài chính mà một doanh nghiệp có thể khai thác hay huy động để có được nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn cho biết tài sản của doanh nghiệp do đâu mà có và doanh nghiệp phải có những trách nhiệm kinh tế, pháp lý đối với tài sản của mình.

Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nên tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp được phân thành 02 nhóm: Vốn chủ sở hữu và các khoản nợ phải trả.

• Vốn chủ sở hữu: là số vốn do các chủ sở hữu đóng góp tạo nên, chính vì thuộc sở hữu của chính doanh nghiệp nên nguồn vốn này không bị ràng buộc về thời gian sử dụng cũng như nghĩa vụ thanh toán.
• Nợ phải trả: đây là nguồn vốn mà doanh nghiệp có được từ việc đi vay, mượn từ các tổ chức, cá nhân khác mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán. Chính vì thế mà nợ phải trả là nguồn vốn có nhiều ràng buộc về thời gian, cách thức và hiệu quả sử dụng vốn.

3. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn?

Tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp thể hiện năng lực sản xuất và năng lực tài chính của doanh nghiệp đó. Nó không chỉ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò thu hút đầu tư, tạo sức ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thương trường.

Vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và có hiệu quả thì doanh nghiệp phải chú trọng đến công tác quản lý tài sản, một trong số đó là chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.

Kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Thông qua việc kiểm kê tài sản định kỳ, hàng năm, chủ doanh nghiệp sẽ biết được số lượng, giá trị, hiện trạng, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng loại tài sản… để đưa ra các quyết định vận hành quan trọng như sửa chữa, nâng cấp, điều chỉnh, thanh lý tài sản, điều chỉnh các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa… cho phù hợp với tình hình tài chính của công ty, quy định của pháp luật.

4. Không xây dựng quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn có sao không?

Theo quy định tại Điều 40 Luật Kế toán 2015 thì đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm:

• Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
• Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Nếu không thực hiện đúng theo quy định trên sẽ bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản theo Điều 16 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, cụ thể:

“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a. Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;

b. Không phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kể toán.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định”

Để việc kiểm kê tài sản và nguồn vốn được minh bạch, công khai, rõ ràng, tránh thất thoát thì mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Quy chế này là các quy định về quy trình kiểm kê tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp, đảm bảo cho việc kiểm kê tài sản và nguồn vốn được chính xác, minh bạch.

5. Quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp gồm những gì?

Trên thực tế, tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp đều phức tạp và đa dạng. Do đó, để hoạt động kiểm kê tài sản và nguồn vốn đạt hiệu quả thì trong quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình kiểm kê tài sản rõ ràng, chuyên nghiệp. Quy trình kiểm kê tài sản thường thông qua các bước sau:

Bước 1: Ban hành, công bố Quyết định kiểm kê tài sản

Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị

Thành phần Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị bao gồm:

• Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng
• Trưởng các phòng ban, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản (hoặc kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu…)
• Một số ủy viên khác (nếu cần)

Hội đồng kiểm kê sẽ họp và lên kế hoạch kiểm kê.

Tổ kiểm kê cần có danh sách các tài sản hiện có, đã và đang sử dụng trong doanh nghiệp.

Bước 3: Tiến hành kiểm kê theo kế hoạch

Thực hiện: cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản.

Bước 4: Tổng hợp số liệu và đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê

Căn cứ vào kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại đơn vị, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:

• Tài sản thừa, thiếu;
• Chênh lệch số lương, giá trị giữa sổ sách và thực tế;
• Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ;
• Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lơn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả…

Bước 5: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê

Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;

Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;

Lấp kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo;

Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.

Kiến nghị:

• Nhận định chế độ quản lý tài sản nội bộ;
• Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;
• Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;
• Thực hiện kiến nghị của kỳ kiểm kê trước;
• Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;
• Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục;
• Khác.

Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp” của Công ty Luật Thái An. Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

6. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế quản lý tài sản, quy chế quản trị nội bộ 

Việc xây dựng các quy chế doanh nghiệp nói chung, quy chế quản lý tài sản nói riêng, với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật.

Công ty Luật Thái An với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, khách hàng của chúng tôi chủ yếu là doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ công ty. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng là doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ!