Quy chế tiền lương, tiền thưởng

Một trong những yếu tố được người lao động quan tâm hàng đầu khi làm việc tại một doanh nghiệp đó chính là chính sách lương thưởng của doanh nghiệp đó. Điều này cho thấy, việc xây dựng một quy chế lương thưởng phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và giữ được nhân tài.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng quy chế doanh nghiệp nói chung, quy chế lương thưởng nói riêng, Công ty Luật Thái An sẽ xin gửi tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm trong việc xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Căn cứ để xây dựng quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Bộ Luật Lao động năm 2019
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

Ngoài ra, để xây dựng quy chế lương thưởng còn phải căn cứ vào những yếu tố nội tại của doanh nghiệp như:

• Điều lệ của doanh nghiệp;
• Quy chế tổ chức quản lý và quan hệ điều hành của doanh nghiệp;
• Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể và các yếu tố đặc thù của mỗi doanh nghiệp

2. Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp là gì?

Quy chế lương thưởng là một cấu thành của bộ quy chế doanh nghiệp, quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động như tiền thưởng, phụ cấp hay các khoản hỗ trợ phúc lợi khác, qua đó xác định được cách tính lương, hình thức, thời hạn trả lương cho người lao động tham gia làm việc tại công ty.

Khoản 1 Điều 90 Bộ Luật Lao động 2019 quy định:

“Điều 90. Tiền lương

1. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.”

Theo định nghĩa trên thì tiền lương là sự trả công được biểu hiện bằng tiền của người sử dụng lao động cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận, tiền lương được trả cho người lao động bao gồm mức lương theo công việc hoặc mức lương theo chức danh, phụ cấp và những khoản bổ sung khác. Chi tiết có tại bài viết sau:

Tổng hợp các quy định về lương bạn cần biết !

Ngoài ra, Điều 104 Bộ Luật Lao động 2019 cũng quy định:

“Điều 104. Thưởng

1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Chi tiết có tại bài viết sau:

Quy định về tiền thưởng

Như vậy, xét về bản chất thì:

• Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
• Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc. Qua đó nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc.
• Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Đối với người lao động, tiền lương tiền thưởng là nguồn thu nhập chính nuôi sống bản thân và gia đình họ. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương tiền thưởng là yếu tố của chi phí sản xuất, vì vậy các quy định về tiền lương tiền thưởng trong doanh nghiệp phải công bằng, hợp lý, đảm bảo có lợi cho cả hai bên.

Do đó, để đảm bảo việc tổ chức tiền lương một cách công bằng, công khai cũng như quyền lợi cho các bên và tránh xảy ra tranh chấp trong quá trình làm việc thì doanh nghiệp cần xây dựng một quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch.

3. Vai trò của quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Bên cạnh những yếu tố thể hiện giá trị của doanh nghiệp như: ngành nghề kinh doanh, môi trường làm việc, uy tín thương hiệu… thì tiền lương, tiền thưởng cũng là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp và người lao động.

Một chính sách lương thưởng phù hợp sẽ vừa đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch, vừa có thể tạo sự hài lòng và niềm tin nơi người lao động làm việc trong doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, chính sách lương thưởng thoả đáng đảm bảo đối xử công bằng với tất cả mọi người có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi. 

Cơ chế lương thưởng còn là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng được thương hiệu nhà tuyển dụng với những giá trị hấp dẫn người lao động giúp thu hút nhân sự tiềm năng trong công tác tuyển dụng của mỗi công ty.

4. Các yếu tố cần quan tâm khi xây dựng quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Trả lương thưởng sao cho hợp lý, phù hợp với tình hình kinh doanh, ngân sách hoạt động mà vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn là câu hỏi được đặt ra và cần có một câu trả lời, một giải pháp thỏa đáng khi xây dựng quy chế lương thưởng thích hợp cho mỗi công ty.

Tùy theo ngành nghề hoạt động, môi trường kinh doanh, quy mô hoạt động… của từng doanh nghiệp mà quy chế lương thưởng sẽ được xây dựng với các tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên, khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần lưu ý đến những yếu tố sau:

4.1. Quy chế lương thưởng cần tuân thủ các quy định của pháp luật lao động

Khi xây dựng quy chế lương thưởng, để tránh việc vi phạm pháp luật lao động, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu và nghiên cứu về các quy định của pháp luật trong các vấn đề liên quan đến người lao động. Doanh nghiệp cần tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về mức lương tối thiểu vùng, lương thử việc, tiền lương làm thêm giờ, đóng bảo hiểm xã hội, lương trong thời kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc…

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý trong việc quy định những khoản phụ cấp chức danh, phụ cấp trách nhiệm, trợ cấp cũng như các khoản phúc lợi khác cho người lao động và thực hiện đúng quy định về việc mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động và người sử dụng lao động.

4.2. Quy chế lương thưởng cần phản ánh y kiến của người lao động trong công ty

Người lao động là nhân tố chủ yếu trong việc xây dựng và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần quan tâm và lắng nghe những ý kiến đóng góp của nhân viên để có sự dung hòa giữa quyền lợi của người lao động, quyền lợi cũng như khả năng chi trả của công ty trong việc xây dựng quy chế tiền lương tiền thưởng và phụ cấp.

Doanh nghiệp cần tổ chức những cuộc họp lấy ý kiến của người lao động để biết được những ưu nhược điểm của quy chế lương thưởng đang áp dụng và những điểm cần khắc phục. Hiểu được mong muốn và nguyện vọng của người lao động sẽ giúp công ty tránh được những sai lầm mang tính chủ quan và áp đặt, đồng thời làm cho người lao động cảm thấy họ được tôn trọng sẽ tạo ra tính gắn bó lâu dài giữa người lao động với doanh nghiệp.

4.3. Quy chế lương thưởng cần phù hợp với thị trường lao động bên ngoài

Người lao động thường có tâm lý so sánh mức lương giữa các đơn vị với cùng một vị trí công việc. Điều này dễ khiến cho họ nảy sinh tâm lý bất mãn, cảm thấy mình không được trả lương thỏa đáng theo đúng vai trò công việc và sẽ dẫn đến tình trạng nhảy việc của nhân viên. Để hạn chế được điều này, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu về mặt bằng chung của mức lương chuẩn trên thị trường lao động cũng như mức lương của những đối thủ cạnh tranh.

Để đảm bảo được mức sống cơ bản của người lao động, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các yếu tố biến động của giá cả sinh hoạt để có thể xây dựng được một quy chế tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp phù hợp nhất cho người lao động cũng như đảm bảo được quyền lợi của doanh nghiệp.

4.4. Quy chế lương thưởng cần phản ánh chất đặc thù công việc và các chức danh quan trọng

Doanh nghiệp cần có sự sàng lọc, liệt kê và phân loại người lao động trong công ty theo yêu cầu công việc, năng lực và trình độ chuyên môn cần có. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp xác định rõ nhóm lao động ở vị trí công việc nào hay nhóm chức danh nào là chủ chốt trong doanh nghiệp và cần có sự cạnh tranh cao trên thị trường lao động, từ để định hướng được những mức ưu tiên hợp lý trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

4.5. Quy chế lương thưởng cần thể hiện thâm niên công tác và kết quả làm việc

Quy chế lương thưởng cũng cần căn cứ trên kết quả làm việc và giá trị công việc mà người lao động mang lại cho doanh nghiệp. Điều này rất cần thiết vì nó sẽ giúp người lao động cảm thấy thỏa đáng với những đóng góp của mình và tạo động lực làm việc tốt hơn.

Tuy nhiên, bên cạnh yếu tố kết quả làm việc, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến yếu tố số năm công tác, kinh nghiệm làm việc… để có cơ chế trả lương phù hợp với các giá trị phổ biến của xã hội.

4.6. Quy chế lương thưởng cần thể hiện đơn giá và quỹ tiền lương kế hoạch cả năm

Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần dự báo cho mình quỹ tiền lương phù hợp. Việc xác định được tỷ lệ giữa số tiền lương cần chi trả cho người lao động trên tổng doanh thu chính là đơn giá tiền lương làm cơ sở để xác định mức lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay lương theo đơn vị sản phẩm.

5. Nội dung chính của quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp

Khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần phải chú ý một số nội dung cơ bản sau:

Đối tượng áp dụng: Công ty có thể xây dựng quy chế lương thưởng chung cho toàn bộ người lao động trong công ty và riêng lẻ cho từng phòng ban, bộ phận nếu cần.

Mục đích xây dựng: Phần này nhằm giải thích tại sao cần quy chế lương thưởng, nó giúp gì cho phòng ban nói riêng và công ty nói chung.

Căn cứ pháp lý: Bộ Luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành, đồng thời sẽ căn cứ thêm vào điều lệ hoạt động và tổ chức của từng công ty. Luật lao động sẽ bắt buộc những điều cơ bản, còn lại mỗi công ty sẽ tùy tính chất nghành nghề kinh doanh để xây dựng một quy chế sao cho phù hợp và cạnh tranh nhất so với thị trường.

Các định nghĩa, khái niệm: Việc đưa ra các định nghĩa này giúp người đọc, người thi hành không bị hiểu nhầm hoặc hiểu sai.

Tổng thu nhập được nhận: Nên có phần diễn giải cụ thể thu nhập người lao động sẽ bao gồm những khoản nào. Chẳng hạn:

Thu nhập = Lương cơ bản + Phụ cấp + Hỗ trợ khác – Các khoản giảm trừ

• Lương cơ bản: Là bao nhiêu?
• Phụ cấp: Bao gồm những khoản phụ cấp cụ thể nào? 
• Lương làm thêm giờ: Cần có quy định rõ ràng về lương làm thêm giờ, lương làm đêm, lương làm ngày Lễ tết…
• Các ngày nghỉ được hưởng lương: Cần quy định rõ các ngày nghỉ được hưởng nguyên lương (nghỉ lễ tết, nghỉ kết hôn…), cách tính lương cho những ngày nghỉ đó
• Lương ngày phép: Được tính trên lương cơ bản hay tổng lương?
• Khoản hỗ trợ khác: Cách tính cụ thể ra sao?

Thời gian và hình thức trả lương: Quy định rõ ngày chi trả lương cụ thể là ngày nào? Hình thức trả lương là chuyển khoản hay tiền mặt.

Chế độ tăng lương: Cần có quy định về thời hạn xem xét nâng bậc lương, các quy định rõ ràng về đối tượng được nâng bậc lương hàng năm.

Các khoản giảm trừ: Có quy định rõ ràng về các khoản phạt theo đúng quy định của Luật và công khai với người lao động.

Lương thưởng tháng 13: Đây là một trong những nội dung mà người lao động rất quan tâm, công ty nào có quy định càng rõ ràng thì càng thu hút được người lao động hơn.

Các chính sách phúc lợi: Bao gồm thưởng các ngày lễ trong năm, quà sinh nhật, thăm hỏi, hiếu hỉ, ốm đau, du lịch hàng năm… Một số công ty thì ban hành thành một chính sách riêng chứ không đưa vào quy chế lương thưởng.

Công tác phí: Nếu công ty có cách tính công tác phí đơn giản thì có thể gộp chung vào quy chế lương thưởng, nếu không có thể tách ra thành một văn bản độc lập.

6. Xây dựng quy chế lương theo KPI

Quy chế trả lương theo KPI đang là một xu thế bởi những ưu việt của quy chế này, đó là:

• Quy chế trả lương theo KPI sẽ giúp tạo cơ sở pháp lý để thực hiện cơ chế tính lương, trả lương đối với cán bộ, nhân viên trong công ty
• Quy chế trả lương theo KPI sẽ giúp đo lường hiệu quả hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra
• Quy chế trả lương theo KPI sẽ giúp cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó có thể tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao.
• Quy chế trả lương theo KPI giúp góp phần giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.

Chi tiết có tại bài viết sau:

Xây dựng Quy chế trả lương theo KPI

7. Các bước xây dựng quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc xây dựng quy chế lương thưởng theo 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Tổ chức trưng cầu ý kiến của người lao động trong doanh nghiệp về quy chế lương thưởng

Trước khi xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng đáp ứng thoả đáng mong muốn và quyền lợi của người lao động cũng như đảm bảo được lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp, người sử dụng lao động cần tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến của người lao động về các vấn đề liên quan đến chế độ lương thưởng, phụ cấp trong doanh nghiệp. 

Qua các cuộc thăm dò ý kiến này, doanh nghiệp sẽ có cơ sở và định hướng để xây dựng quy chế lương thưởng phù hợp qua những vấn đề được người lao động đóng góp như:

• Mong muốn và quan điểm của người lao động về tính hợp lý và sự công bằng trong cách tính lương thưởng phù hợp với tính chất công việc, thâm niên công tác và năng lực làm việc.
• Những ưu điểm cũng như những điểm còn hạn chế trong cơ chế lương thưởng đang áp dụng hiện tại.
• Những vấn đề cần khắc phục và hướng giải quyết.

Bước 2: Tiến hành xây dựng và soạn thảo quy chế tiền lương thưởng, phụ cấp

Sau khi đã có được những ý kiến đóng góp của người lao động cũng như căn cứ vào tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng quy chế lương thưởng sẽ được thực hiện dựa trên những yếu tố:

• Xác định đơn giá và quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.
• Xây dựng hệ thống chức danh công việc và hệ số dãn cách giữa các chức danh nhằm đảm bảo sự hợp lý trong cách tính lương giữa vị trí cao nhất và thấp nhất trong công ty cũng như các vị trí liền kề.
• Xây dựng công cụ đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
• Xác định cách thức tính trả lương đến từng người lao động phù hợp với tính chất của công việc và mỗi bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp.
• Quy định về cách tính lương và thời điểm trả lương hàng tháng cũng như những chính sách lương đặc biệt được áp dụng trong công ty.

Bước 3: Ban hành và áp dụng quy chế lương thưởng

Sau khi có được quy chế lương thưởng, phụ cấp rõ ràng và minh bạch, doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp phổ biến và lấy ý kiến đánh giá chung của nhân viên công ty. Một điểm quan trong cần lưu ý là quy chế lương thưởng, phụ cấp với cách tính lương rõ ràng, cách trả lương hợp lý cùng những chính sách trợ cấp, đãi ngộ phù hợp được phổ biến đến người lao động sẽ giúp hạn chế những bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa người lao động trong công ty. 

Vì vậy, việc ban hành và áp dụng quy chế lương thưởng, phụ cấp sẽ dễ được đón nhận và tuân thủ của người lao động. Đây cũng là yếu tố khuyến khích và gia tăng năng suất lao động trong công ty, tăng sự đoàn kết, phối hợp trong công việc và đem lại hiệu quả cho những công việc mà công ty đang thực hiện.

Bước 4: Đánh giá, sửa đổi và bổ sung quy chế lương thưởng cho phù hợp với tình hình hoạt động của công ty

Quy chế tiền lương thưởng, phụ cấp và chính sách trả lương cần có những sự thay đổi và điều chỉnh phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại của mỗi doanh nghiệp. 

Trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp luôn cần có những xem xét, đánh giá, sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh và những yêu cầu mới của doanh nghiệp. Việc sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh quy chế là điều tất yếu giúp duy trì hoạt động bền vững và phát triển của công ty trong môi trường cạnh tranh cao hiện nay.

Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp” của Công ty Luật Thái An. Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

8. Dịch vụ tư vấn, xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ

Việc xây dựng các quy chế quản trị nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật.

Công ty Luật Thái An với đội ngũ luật sư, chuyên gia pháp lý đông đảo, có kiến thức chuyên môn vững vàng và bề dày kinh nghiệm tư vấn pháp luật thường xuyên cho các khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp công ty bạn xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.