Xây dựng và soạn thảo quy chế quản lý hợp đồng trong công ty

Với bề dày kinh nghiệm tư vấn pháp luật đặc biệt là tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp và là đối tác tin cậy của các Công ty trong nhiều năm, trong bài viết này Luật Thái An sẽ chia sẻ tới Quý bạn đọc các thông tin liên quan đến Quy chế quản lý hợp đồng trong Công ty và làm thế nào để xây dựng, soạn thảo một Quy chế quản lý hợp đồng trong Công ty đạt chuẩn.

1. Quy chế quản lý hợp đồng trong Công ty có quan trọng không?

Quy chế quản lý hợp đồng trong Công ty rất quan trọng, nhưng Công phải Công ty nào cũng biết. Bởi, việc quản lý Hợp đồng trong Công ty không chỉ đơn thuần là bảo quản, giữ gìn không cho Hợp đồng bị hư hỏng hay thất lạc, mà còn nhằm mục đích đảm bảo tính pháp lý vững chắc, đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra đúng theo những thỏa thuận đã ký kết.

Chính vì vậy, Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty sẽ như là một tấm bản đồ chi tiết, vạch ra từng đường đi, nước bước hợp lý nhất, từ khâu đàm phán, xét duyệt, ký kết, thực hiện, kết thúc Hợp đồng, qua đó góp phần vào sự phát triển ổn định, bền vững trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

Mỗi một Công ty dù là Công ty lớn hay Công ty nhỏ, đều cần phải có cho minh một Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty. Đây được coi là một văn bản pháp quy thuộc nội bộ của Công ty, là khung pháp lý được áp dụng thống nhất trong hệ thống quản lý giúp cho việc quản lý Hợp đồng trong Công ty được tuân thủ theo nề nếp, trật tự, giúp hình ảnh, thương hiệu của Công ty trong mắt đối tác, khách hàng được trở nên chuyên nghiệp.

2. Những yếu tố cần chú trọng khi xây dựng, soạn thảo một Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty

Để xây dựng và soạn thảo một Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty hợp lý, đạt chuẩn không phải là dễ dàng và sẽ cần chú trọng đến rất nhiều yếu tố và một trong số đó có thể kể đến như:

a. Quy chế quản lý hợp đồng cần xác định loại Hợp đồng cần ký kết, Phòng, ban chịu trách nhiệm 

Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty cần chỉ ra từng loại hợp đồng và các Phòng, ban chuyên môn có liên quan và trách nhiệm của họ khi phát sinh Hợp đồng, bởi mỗi một Phòng, ban chuyên môn trong Công ty đều có một chức năng riêng biệt.

b. Quy chế quản lý Hợp đồng cần xác định thẩm quyền và cách thức kiểm tra, xét duyệt Hợp đồng

Sẽ là rất thiếu sót, nếu chúng ta bỏ qua bước kiểm tra, xét duyệt hợp đồng. Thông thường, trong Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty sẽ không thể thiếu những quy định về quy trình kiểm tra, xét duyệt hợp đồng chặt chẽ, trong đó sẽ có các quy định về thẩm quyền và cách thức kiểm tra, xét duyệt Hợp đồng.

c. Quy chế quản lý Hợp đồng cần quy định thẩm quyền ký kết Hợp đồng

Hiện nay, rất nhiều Công ty lúng túng trong việc xác định thẩm quyền ký kết Hợp đồng. Đôi khi, Công ty lại cử người không đủ thẩm quyền đi ký kết Hợp đồng. Điều này vô tình khiến Công ty có thể rơi vào những thỏa thuận kinh doanh không đủ cơ sở pháp lý, từ đó dẫn đến những tranh chấp và thiệt hại không đáng có.

Do đó, Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty cần quy định rõ ai là người có thẩm quyền thay mặt công ty ký kết từng loại hợp đồng và trách nhiệm của họ khi đi ký kết hợp đồng sẽ như nào.

d. Quy chế quản lý Hợp đồng quy định phòng ban hoặc người quản lý Hợp đồng sau khi ký kết

Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty cần chỉ định đích danh, cụ thể phòng ban hoặc người quản lý hợp đồng và quyền và nghĩa vụ của họ. Tùy vào văn hóa và cách làm việc của mỗi Công ty mà mỗi phân đoạn của Hợp đồng cần có một Phòng ban hoặc một người quản lý, nhưng cũng có thể chỉ là một Phòng ban hoặc một người theo dõi và quản lý Hợp đồng từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.

Theo dõi việc thực hiện Hợp đồng Công ty đã ký kết:

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng rủi ro thường gặp phải là bên đối tác không thực hiện đúng những nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng. Để hạn chế kiểu rủi ro này, Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty cần quy định Phòng ban hoặc người theo dõi, đốc thúc giúp các bên thực hiện đúng những thỏa thuận đã ký kết mà không bị bỏ quên bất cứ một quyền và nghĩa vụ nào trong Hợp đồng.

Sao chép, lưu trữ hợp đồng:

Việc sao chép, lưu trữ hợp đồng trong Công ty sẽ là rất cần thiết nếu như Công ty đó không làm việc theo phương châm không giấy tờ. Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty nên có những quy định về sao chép, lưu trữ hợp đồng để tránh làm thất lạc hợp đồng cũng như để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm hợp đồng. Ngày nay, công nghệ rất phát triển việc sao chép, lưu trữ hợp đồng càng trở nên dễ dàng nhưng cũng cần phải tuân thủ quy định theo Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty để đảm bảo được tính thống nhất chặt chẽ.

Thời gian lưu giữ Hợp đồng:

Tùy vào từng Công ty, tùy từng loại hợp đồng mà sẽ thiết lập cho mình một khoảng thời gian lưu trữ Hợp đồng hợp lý. Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty cần căn cứ vào loại hợp đồng, tác động của hợp đồng này tới hoạt động kinh doanh của Công ty để quy định một khoảng thời gian hợp lý nhất định lưu giữ bản gốc và các bản sao hợp đồng.

3. Quy chế quản lý Hợp đồng là một bộ phận của Quy chế hoạt động công ty

Quy chế công ty là những quy ước, quy định, chế độ, chính sách do một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của công ty ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định và có hiệu lực trong phạm vi của công ty đó. Quy chế quản lý hợp đồng là một cấu thành của Quy chế công ty, bên cạnh các quy chế khác như:

• Quy chế về quản trị nội bộ cấp cao
• Quy chế về quản trị hành chính
• Quy chế về đầu tư, xây dựng
• Quy chế về nhân sự
• Quy chế về văn hoá doanh nghiệp
• Quy chế về tài chính

>>> Xem thêm: Quy chế công ty

4. Dịch vụ tư vấn soạn thảo Quy chế quản lý Hợp đồng 

Nếu Công ty bạn đang cần một Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty phù hợp với quy định của pháp luật, phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty và đặc biệt là đảm bảo sau khi ban hành sẽ được áp dụng hiệu quả nhất, hãy đến ngay với Công ty Luật Thái An.

Với đội ngũ Luật sư, chuyên gia pháp lý đông đảo, có kiến thức chuyên môn vững vàng và bề dày kinh nghiệm tư vấn pháp luật thường xuyên cho các Công ty,  chúng tôi tin chắc rằng sẽ giúp Công ty bạn xây dụng, soạn thảo được một Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty hoàn hảo nhất.

Liên hệ ngay với Công ty Luật Thái An để được tư vấn, giải đáp mọi vấn đề liên quan đến Quy chế quản lý Hợp đồng trong Công ty.