Xây dựng Quy chế quản trị hành chính như thế nào ?

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp thường chú trọng việc xây dựng nội quy, quy chế nội bộ của công ty để đưa doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Ngoài các quy chế nội bộ như quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng thì quy chế quản trị doanh nghiệp cũng được các chủ doanh nghiệp quan tâm.

Bởi vậy, trong bài viết này, Công ty Luật Thái An sẽ chia sẻ đến Quý bạn đọc những thông tin cần thiết cho việc xây dựng Quy chế quản trị hành chính.

1. Cơ sở pháp lý của Quy chế quản trị hành chính

Cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề Quy chế quản trị hành chính là Luật doanh nghiệp 2020.

2. Quy chế quản trị hành chính là gì?

Quy chế quản trị hành chính có thể hiểu là văn bản nội bộ của doanh nghiệp trong đó ghi nhận các quy định về việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng, thông tin nội bộ của công ty

3. Soạn thảo Quy chế quản trị hành chính nhằm mục đích gì?

Quy chế quản trị hành chính thường được soạn thảo, ban hành với mục đích nhằm tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty và giúp thủ trưởng các đơn vị trực thuộc tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính doanh nghiệp.

Công tác này thường bao gồm: Phụ tránh chung và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty về toàn bộ hoạt động quản trị hành chính của công ty và các đơn vị trực thuộc công ty, kiểm soát công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ, tài sản trong công ty.

4. Đối tượng điều chỉnh của Quy chế quản trị hành chính là gì?

Quy chế quản trị hành chính thường được xây dựng nhằm quản lý các vấn đề sau:

• Quản lý việc sử dụng các con dấu của Công ty;
• Quản lý các văn bản hành chính;
• Quản lý cháy nổ, vệ sinh môi trường trong Công ty;
• Quản lý vấn đề trang phục làm việc, tác phong khi giao tiếp, làm việc của mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty
• Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, thủ tục, biểu mẫu của Nhà nước trong công tác quản lý, điều hành nội bộ
• Quản lý và lưu trữ các hợp đồng, biên bản ghi nhận các giao dịch của Công ty;
• Quản lý việc sử dụng hệ thống thông tin điện tử;
• Công tác bảo mật, bảo vệ;

Xem thêm:

Quy chế quản lý tài sản, kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp

Quy chế quản lý và sử dụng máy tính của công ty

Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

5. Vai trò của Quy chế quản trị hành chính

• Quy chế quản trị hành chính nội bộ giúp chủ doanh nghiệp điều hành doanh nghiệp một cách dễ dàng, chuyên nghiệp hơn, tránh sự chồng chéo trong quy chế, quy định của doanh nghiệp
• Tạo điều kiện để mọi cá nhân, tập thể, đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp có thể ý thức và hiểu rõ được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình thông qua các quy định tại quy chế

• Quy chế quản trị hành chính giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, điều hành công ty của ban lãnh đạo.
• Quy chế quản lý nội bộ giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty như tài sản, hồ sơ giao dịch, văn bản nội bộ của doanh nghiệp, là vũ khí đắc lực để quản lý nguồn vốn cũng như chế độ tài chính kế toán, tránh lãng phí, thất thoát…
  Quy chế quản lý nội bộ giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sử, hòa nhã, kỷ cương nhưng lại thoải mái vì nó trực tiếp đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp…; giúp cho hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên tầm cao mới.
• Quy chế này góp phần tạo cơ sở pháp lý để chủ doanh nghiệp xử lý các hành vi vi phạm của cán bộ, nhân viên trong công ty

6. Nội dung của Quy chế quản trị hành chính công ty là gì?

Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên thường có các điều khoản như sau:

a. Quy chế quản trị hành chính chỉ ra căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc xây dựng quy chế

Như đối với hầu hết các văn bản hành chính khác, Quy chế quản trị hành chính phải dựa trên các căn cứ pháp lý có hiệu lực.

b. Quy chế quản trị hành chính quy định đối tượng và phạm vi áp dụng quy chế

Về phạm vi áp dụng của Quy chế: Điều chỉnh các hoạt động thuộc công tác quản lý hành chính và bảo mật, lưu trữ thông tin của Công ty hoặc các đơn vị trực thuộc Công ty

Về đối tượng áp dụng Quy chế quản trị hành chính theo như phân tích tại Mục 4 Bài viết này.

c. Quy chế quản trị hành chính quy định chi tiết việc quản lý về mặt hành chính của Công ty như:

•  Quy định về việc sử dụng các con dấu của Công ty;
• Quy định về việc quản lý các văn bản hành chính;
• Quy định về trách nhiệm trong việc phòng chống cháy nổ, đảm bảo vệ sinh môi trường trong Công ty;
• Quy định vấn đề trang phục làm việc, tác phong khi giao tiếp, làm việc của mọi nhân viên trong Công ty;
• Quy định về việc quản lý, sử dụng máy tính công ty, máy in, điện thoại và các thiết bị văn phòng khác của công ty;
• Quản lý và lưu trữ các hợp đồng, biên bản ghi nhận các giao dịch của Công ty;
• Quản lý và sử dụng hệ thống thông tin điện tử;
• Quy định về công tác bảo mật, bảo vệ;

d. Quy chế quản trị hành chính quy định việc khen thưởng và kỷ luật:

Nội dung này tùy thuộc vào ý kiến của chủ doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với pháp luật nói chung, pháp luật lao động nói riêng, cùng các văn bản nội quy, quy chế khác của doanh nghiệp

e. Quy chế quản trị hành chính cần có điều khoản thi hành

Trong Điều khoản thi hành Quy chế quản trị hành chính của Công ty chắc chắn phải có những quy định về ngày có hiệu lực thi hành, việc tổ chức, trách nhiệm tổ chức thi hành của các phòng ban, cá nhân trong Công ty và một số những nội dung khác do Công ty quyết định.

7. Quy trình ban hành/thông qua Quy chế quản trị hành chính

Quy chế quản trị hành chính không cần nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Trong công ty TNHH một thành viên hoặc doanh nghiệp tư nhân, Quy chế quản trị hành chính thường do Chủ sở hữu hoặc Giám đốc ban hành.

Trong công ty TNHH hai thành viên do Hội đồng thành viên/Giám đốc ban hành, thông qua.

Trong công ty cổ phần, quy chế hoạt động của hội đồng quản trị và quy chế hoạt động của ban kiểm soát thường do đại hội đồng cổ đông thông qua hoặc do chính hội đồng quản trị và ban kiểm soát thông qua. Các quy chế quản lý nội bộ khác do hội đồng quản trị thông qua

Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế quản trị hành chính” của Công ty Luật Thái An. Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

8. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ

Việc xây dựng các quy chế quản trị nội bộ phải hài hoà và thống nhất với các quy chế khác của công ty, phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật. 

Để tìm hiểu các loại quy chế doanh nghiệp, bạn hãy đọc BÀI VIẾT NÀY.

Với những luật sư có trình độ, kinh nghiệm sẽ đưa lại các dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng trong xây dựng quy chế quản lý quản lý nội bộ. Tư vấn soạn thảo các Quy chế của Công ty là một trong những dịch vụ hàng đầu của Công ty Luật Thái An. Vì vậy, nếu bạn đang còn loay hoay chưa soạn thảo được Quy chế quản trị hành chính của Công ty hãy liên hệ ngay với Công ty Luật Thái An chúng tôi.Chúng tôi sẽ giúp công ty bạn xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất. 

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ!