Con dấu của doanh nghiệp: Tổng hợp các quy định mới nhất!

Con dấu của doanh nghiệp là một yếu tố pháp lý mang dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Pháp luật có những quy định chặt chẽ về mẫu dấu, sử dụng và quản lý con dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ 01/01/2021 thay thế Luật Doanh nghiệp 2014 có những điểm mới mang tính tích cực, đặc biệt là những quy định về con dấu của doanh nghiệp.

Để tìm hiểu rõ hơn các quy định về con dấu của doanh nghiệp trong quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty Luật Thái An xin chia sẻ tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm trong bài viết dưới đây.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về con dấu của doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về con dấu của doanh nghiệp là các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

2. Con dấu của doanh nghiệp là gì?

Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu thành lập và để có thể đi vào hoạt động thì một trong những công tác không thể thiếu đó là tiến hành làm con dấu cho doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Con dấu ở mỗi doanh nghiệp có ý nghĩa cực kì quan trọng, nó thể hiện giá trị, niềm tin tưởng và chất lượng của công ty đối với các đối tác, khách hàng.

3. Các hình thức của dấu doanh nghiệp

Luật doanh nghiệp 2020 về con dấu đã khá chi tiết. Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định hình thức của dấu doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Từ ngày 01/01/2021, chữ ký số được công nhận là một hình thức dấu của doanh nghiệp.

4. Thẩm quyền quyết định con dấu doanh nghiệp

Với các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì thẩm quyền ra các quyết định liên quan tới con dấu thuộc về những người hay nhóm người đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp đó, cụ thể là:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân;
• Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;
• Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Hội đồng Quản trị đối với công ty cổ phần.

Tuy nhiên, nếu Điều lệ doanh nghiệp có những quy định khác thì thẩm quyền đối với con dấu của doanh nghiệp phải tuân thủ theo những quy định đó của Điều lệ.

Điều lệ của doanh nghiệp phải có những quy định cụ thể về con dấu của doanh nghiệp: mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực), số lượng con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu. Để hiểu rõ về các quy định này, mời bạn đọc các phần dưới đây.

Xem thêm:

Các quy định pháp luật về điều lệ công ty

5. Hình thức con dấu doanh nghiệp

Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp được tự quyết định về hình thức con dấu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, pháp luật còn cho phép doanh nghiệp được quyết định dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (theo quy định cũ dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp sẽ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định). 

6. Nội dung con dấu doanh nghiệp

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 không đề cập đến vấn đề này. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được toàn quyền quyết định nội dung con dấu của doanh nghiệp mà không chịu sự ràng buộc bởi quy định của pháp luật.

Lưu ý:

Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định mới về mẫu dấu doanh nghiệp: Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Đây là quy định mới tiến bộ, phù hợp với quá trình đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, đây cũng được coi như hành động nhà nước chính thức “trả con dấu cho doanh nghiệp”, giao cho doanh nghiệp toàn quyền việc quản lý và sử dụng con dấu với tư cách là tài sản riêng của mình.

7. Số lượng con dấu doanh nghiệp

Pháp luật hiện hành cho phép doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng con dấu doanh nghiệp (theo quy định cũ mỗi doanh nghiệp chỉ được phép có một con dấu).

8. Lưu giữ, quản lý con dấu doanh nghiệp như thế nào ?

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Việc quản lý lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Do vậy việc quản lý và lưu giữ con dấu chỉ được quy định trong bản điều lệ của công ty mà không được mở rộng quy định trong các quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh hay văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, đến Luật Doanh nghiệp 2020 quy định này đã được bổ sung, cụ thể tại Khoản 3 Điều 43 quy định việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Theo đó, trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp tự ban hành dấu thì tự quy định về quy chế quản lý và lưu giữ dấu của mình mà không phụ thuộc vào Điều lệ công ty.

9. Sử dụng dấu doanh nghiệp như thế nào ?

Quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Nhưng từ 01/01/2021, hai bên trong giao dịch không còn được thỏa thuận về việc sử dụng dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

10. Doanh nghiệp muốn làm con dấu mới được không ?

Doanh nghiệp có thể dừng sử dụng con dấu cũ và làm con dấu mới theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020 như đã trình bầy ở trên. Tuy nhiên, cách thức thực hiện là khác nhau trong trường hợp doanh nghiệp thành lập trước hoặc sau 1/7/2015:

a. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 muốn làm dấu mới ?

Trường hợp doanh nghiệp muốn làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc đã trả con dấu cho cơ quan công an thì doanh nghiệp được làm con dấu mới đồng thời doanh nghiệp phải thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

b. Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01 tháng 7 năm 2015 muốn làm dấu mới ?

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc thay đổi số lượng, hình thức, màu sắc con dấu thì có thể chủ động liên hệ với cơ sở khắc dấu để thực hiện. Trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp không cần phải Thông báo mẫu dấu mới và trả lại con dấu cũ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Trên đây là phần tư vấn về quy định con dấu của doanh nghiệp của Công ty Luật Thái An. Để được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp lý doanh nghiệp. Luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.