Hiện nay, con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện mang đến cho doanh nghiệp một số lợi ích và công dụng như sử dụng trong chứng thực văn bản, tiết kiệm thời gian, sử dụng trong một số giao dịch do các bên thỏa thuận sử dụng con dấu, sử dụng trong một số văn bản theo quy định pháp luật bắt buộc phải sử dụng con dấu,…Như vậy, việc sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện là hợp lý, quan trọng mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Vì vậy, để giúp đỡ khách hàng trong việc tìm hiểu các quy định pháp luật về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, Công ty Luật Thái An xin tư vấn như sau:

1. Cơ sở pháp lý quy định về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Cơ sở pháp lý là các văn bản pháp luật sau đây:

  • Luật doanh nghiệp 2014;
  • Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật Doanh nghiệp;
  • Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
  • Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 78/2015/nđ-cp ngày 14 tháng 9 năm 2015 của chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;

2. Khái niệm chi nhánh, văn phòng đại diện

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Chi nhánh, văn phòng đại diện đều không phải pháp nhân độc lập. Pháp luật không yêu cầu bắt buộc chi nhánh, văn phòng đại diện phải có con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Do đó, việc chi nhánh, văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc điều lệ doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chi nhánh, văn phòng đại diện có con dấu mang lại nhiều sự thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

3. Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

a. Ai có quyền quyết định về dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện ?

Theo khoản 1 Điều 34 nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu:

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.”

Và theo khoản 1 Điều 13 nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định về số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện:

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.”

Theo quy định trên, doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Những chủ thể sau đây có quyền quyết định các vấn đề trên của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.

b. Về số lượng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Về số lượng con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

c. Về hình thức con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Về hình thức con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Về màu mực của con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện, hiện nay, không có quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc về loại màu mực cũng như các màu mực bị cấm sử dụng trong mẫu con dấu. Do đó, hình thức, màu mực con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

d. Về nội dung con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Nội dung mẫu con dấu ca chi nhánh, văn phòng đại diện phải có tên chi nhánh, văn phòng đại diện. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, một số hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu bao gồm: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về pháp luật sử hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan về từ ngữ, hình ảnh, ký hiệu được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu.

đ. Về việc quản lý và sử dụng con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện:

Về thông báo sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu:

Hồ sơ thông báo mẫu con dấu cần chuẩn bị:

  • Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ;
  • Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
  • Thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp theo mẫu tại phụ lục I công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD về việc hướng dẫn áp dụng quy định về đăng ký doanh nghiệp;

Thủ tục thông báo mẫu con dấu:

  • Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  • Khi nhận thông báo mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện các lần trước đó không còn hiệu lực.

Lưu ý: Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Xử lý thế nào khi mất con dấu ?

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu từ ngày 01/07/2015 nhưng bị mất con dấu mà chi nhánh, văn phòng đại diện có nhu cầu tiếp tục sử dụng mẫu con dấu với số lượng, hình thức đã thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể làm con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà không cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu trước ngày 01/07/2015 nhưng bị mất con dấu hoặc đã trả con dấu cho cơ quan công an thì trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Xử lý thế nào khi muốn đổi con dấu ?

Trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu trước ngày 01/07/2015 có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Trên đây là phần tư vấn về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Để được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp lý của Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

CÔNG TY LUẬT THÁI AN

Contact Me on Zalo
1900633725
Yêu cầu dịch vụ

Gọi điện cho luật sư
Gọi cho luật sư

Tư vấn văn bản
Tư vấn văn bản

Dịch vụ trọn gói
Dịch vụ trọn gói