Hiện nay, con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện mang đến cho doanh nghiệp một số lợi ích và công dụng như sử dụng trong chứng thực văn bản, tiết kiệm thời gian, sử dụng trong một số giao dịch do các bên thỏa thuận sử dụng con dấu, sử dụng trong một số văn bản theo quy định pháp luật bắt buộc phải sử dụng con dấu,…Vì vậy, để giúp đỡ khách hàng trong việc tìm hiểu các quy định pháp luật về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, Công ty Luật Thái An xin tư vấn như sau:

1. Cơ sở pháp lý quy định về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Cơ sở pháp lý quy đinh về con dấu của chi nhánh, con dấu của văn phòng đại diện là các văn bản pháp luật sau đây:

  • Luật doanh nghiệp 2020;
  • Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp;
  • Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

2. Khái niệm chi nhánh, văn phòng đại diện

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

===>>> Xem thêm:Thủ tục thành lập chi nhánh

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

===>>> Xem thêm: Mục đích thành lập văn phòng đại diện

Chi nhánh, văn phòng đại diện đều không phải pháp nhân độc lập. Pháp luật không yêu cầu bắt buộc chi nhánh, văn phòng đại diện phải có con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Do đó, việc chi nhánh, văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc điều lệ doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chi nhánh, văn phòng đại diện có con dấu mang lại nhiều sự thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

=== >>> Xem thêm: Các vấn đề pháp lý về chi nhánh, văn phòng đại diện

3. Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

a) Hình thức của con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì:

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Theo đó, con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện có thể bao gồm con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong đó, theo quy định của Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

b) Ai có quyền quyết định về dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện ?

Theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về dấu của doanh nghiệp như sau:

Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”

Theo quy định trên, doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

Những chủ thể sau đây có quyền quyết định các vấn đề trên của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.

c) Về số lượng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Về số lượng con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

d) Về hình thức con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Hình thức của con dấu chi nhánh, con dấu của văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự quyết định. Thông thường, về hình thức con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Về màu mực của con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện, hiện nay, không có quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc về loại màu mực cũng như các màu mực bị cấm sử dụng trong mẫu con dấu.

Quy định về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện đã có nhiều thay đổi từ năm 2021
Quy định về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện đã có nhiều thay đổi từ năm 2021 – Nguồn ahr minh họa: Internet

Do đó, hình thức, màu mực con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

e)  Về nội dung con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì nội dung của con dấu chi nhánh, con dấu của văn phòng đại diện cũng do doanh nghiệp tự quyết định. Pháp luật hiện hành cũng không có quy định về các nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. 

Đây là một điểm khác biết lớn của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với Luật Doanh nghiệp năm 2014 (và các văn bản hướng dẫn) trong quy định về con dấu.

Tuy nhiên thông thường, nội dung mẫu con dấu ca chi nhánh, văn phòng đại diện phải có tên chi nhánh, văn phòng đại diện. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cần lưu ý, một số hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu bao gồm: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, ….

f) Về việc quản lý và sử dụng con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện:

  • Doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014, cho nên từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu dấu hay cấp lại mẫu dấu cũng sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.

  • Về việc quản lý, lưu trữ con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:

 “Việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.”

=== >>> Xem thêm:Con dấu của doanh nghiệp theo quy địnhh pháp luật

Trên đây là phần tư vấn về con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Để được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp lý của Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

4. Dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp và dịch vụ đăng ký kinh doanh của Luật Thái An

Pháp luật hiện hành không còn đặt ra nhiều quy định bắt buộc trong việc quản lý con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, trong quá trình giao dịch với các đối tác, việc các doanh nghiệp đặt ra các quy chế cụ thể trong quản lý và sử dụng con dấu sẽ có vai trò quan trọng để ngăn ngừa các giao dích bất hợp pháp.

Nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn về các vấn đề pháp lý liên quan đến con dấu, cũng như nhu cầu thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hãy sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

 Công ty Luật Thái An với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện… sẽ giúp khách hàng thực hiện một cách nhanh chóng, vừa tiết kiệm chi phí.

--> Quý khách hàng vui lòng truy cập các đường dẫn sau để có thông tin hữu ích:

BẢNG GIÁ DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ KINH DOANH

QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ

Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết sau:

HÃY LIÊN HỆ NGAY VỚI LUẬT THÁI AN ĐỂ ĐƯỢC SỬ DỤNG DỊCH VỤ!


Tác giả bài viết:

Luật sư Lê Văn Thiên – Phó giám đốc Công ty Luật Thái An

  • Thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam
  • Cử nhân luật Đại học Luật Hà Nội (tháng 6/2000)
  • Tốt nghiệp khóa đào tạo Học Viện Tư Pháp – Bộ Tư Pháp
    Thẻ Luật sư số 1395/LS cấp tháng 8/2010
  • Lĩnh vực hành nghề chính:
    * Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Thương mại, Đầu tư nước ngoài, Hôn nhân và gia đình, Đất đai;
    * Tố tụng và giải quyết tranh chấp: Dân sự, Hình sự, Bảo hiểm, Kinh doanh thương mại, Hành chính, Lao động
Contact Me on Zalo
1900633725
Yêu cầu dịch vụ

Gọi điện cho luật sư
Gọi cho luật sư

Tư vấn văn bản
Tư vấn văn bản

Dịch vụ trọn gói
Dịch vụ trọn gói