Luật Thái An cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trọn gói. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn điều kiện đến khi nhận giấy phép. Qua đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
1. Cơ sở pháp lý về thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Luật Thương mại năm 2005.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ.
- Nghị định 146/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại.
- Thông tư 11/2016/TT-BCT và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT ngày 30/03/2026 về biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Khách hàng có thể tra cứu văn bản tại Cổng thông tin văn bản Chính phủ.
1.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:
Thứ nhất, về tư cách pháp lý: Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp. Việc thành lập phải phù hợp pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ liên quan.
Thứ hai, về thời gian hoạt động: Thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
Thứ ba, về thời hạn hoạt động còn lại: Nếu giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn, thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm. Thời điểm tính là ngày nộp hồ sơ.
Thứ tư, về nội dung hoạt động: Hoạt động dự kiến của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
Thứ năm, về trường hợp đặc biệt: Nếu hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế hoặc thương nhân thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia điều ước quốc tế liên quan, cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng quản lý chuyên ngành.
1.2. Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài. Đơn vị này không thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện có thể thực hiện những hoạt động sau:
- Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc.
- Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường Việt Nam.
- Xúc tiến thương mại theo phạm vi được cấp phép.
- Thúc đẩy các cơ hội hợp tác kinh doanh.
- Giám sát việc thực hiện hợp đồng của thương nhân nước ngoài theo quy định.
Lưu ý: Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Nếu doanh nghiệp muốn mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, cần xem xét mô hình pháp lý phù hợp.
2. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phù hợp với ai?
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phù hợp với nhiều đối tượng. Đặc biệt, dịch vụ này đáp ứng nhu cầu của các thương nhân muốn hiện diện tại Việt Nam nhưng chưa cần thành lập doanh nghiệp.
Thương nhân nước ngoài muốn nghiên cứu thị trường Việt Nam: Doanh nghiệp có thể tìm hiểu nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh. Đây là bước chuẩn bị quan trọng trước khi đầu tư lâu dài.
Doanh nghiệp muốn tìm kiếm đối tác tại Việt Nam: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp duy trì đầu mối liên lạc. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xúc tiến thương mại và tìm kiếm cơ hội hợp tác.
Thương nhân muốn quản lý hoạt động hợp tác kinh doanh: Văn phòng đại diện hỗ trợ liên hệ và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng. Tuy nhiên, hoạt động này phải nằm trong phạm vi pháp luật cho phép.
Doanh nghiệp nước ngoài muốn xây dựng hiện diện thương mại: Việc thành lập văn phòng đại diện giúp thương nhân tiếp cận thị trường thuận lợi hơn. Doanh nghiệp cũng có thể xây dựng hình ảnh và mạng lưới đối tác tại Việt Nam.
3. Tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện gặp phải vấn đề gì?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài không quá phức tạp nếu hồ sơ đầy đủ. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi tự thực hiện.
3.1. Khó xác định chính xác điều kiện cấp phép
Mỗi thương nhân có quốc gia thành lập và ngành nghề hoạt động khác nhau. Vì vậy, việc đánh giá điều kiện cần căn cứ vào hồ sơ cụ thể. Nếu không kiểm tra kỹ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ không phù hợp.
3.2. Khó khăn trong việc chuẩn bị giấy tờ nước ngoài
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường cần hợp pháp hóa lãnh sự. Một số trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định liên quan. Ngoài ra, tài liệu nước ngoài thường phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
3.3. Dễ xảy ra sai sót trong hồ sơ
Tên thương nhân, địa chỉ trụ sở và thông tin người đứng đầu phải thống nhất. Nội dung hoạt động cũng cần thể hiện chính xác. Chỉ một sai lệch nhỏ có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung.
3.4. Chưa nắm rõ cơ quan có thẩm quyền cấp phép
Thẩm quyền cấp phép phụ thuộc địa điểm đặt văn phòng và quy định phân cấp hiện hành. Doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận. Việc nộp sai địa chỉ có thể làm chậm tiến độ thực hiện.
3.5. Mất nhiều thời gian theo dõi thủ tục
Doanh nghiệp nước ngoài thường khó trực tiếp xử lý công việc tại Việt Nam. Việc trao đổi với cơ quan cấp phép cũng có thể phát sinh trở ngại ngôn ngữ.
Vì vậy, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm đáng kể những khó khăn này.
4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài của Luật Thái An
Luật Thái An cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo hướng trọn gói. Chúng tôi đồng hành cùng khách hàng trong quá trình chuẩn bị và thực hiện thủ tục. Mục tiêu là giúp khách hàng nhận giấy phép đúng quy định.
4.1. Điều kiện thực hiện dịch vụ
Trước khi tiếp nhận công việc, Luật Thái An kiểm tra điều kiện thành lập của thương nhân.
Khách hàng cần cung cấp thông tin về tư cách pháp lý và thời gian hoạt động. Đồng thời, khách hàng cần xác định địa điểm dự kiến đặt văn phòng.
Chúng tôi sẽ đánh giá các nội dung sau:
- Tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài.
- Thời gian hoạt động của thương nhân.
- Thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh.
- Ngành nghề và nội dung hoạt động dự kiến.
- Địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Điều kiện đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Sau khi kiểm tra, chúng tôi thông báo khả năng thực hiện và phương án phù hợp.
4.2. Nội dung dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Khi sử dụng dịch vụ của Luật Thái An, khách hàng được hỗ trợ:
Tư vấn pháp lý trước khi thành lập
- Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện.
- Tư vấn chức năng và phạm vi hoạt động.
- Tư vấn tên và địa điểm đặt văn phòng.
- Tư vấn tiêu chuẩn đối với người đứng đầu.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ
- Soạn thảo đơn đề nghị cấp giấy phép.
- Kiểm tra giấy tờ pháp lý của thương nhân.
- Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự.
- Hướng dẫn dịch thuật và chứng thực tài liệu.
- Chuẩn bị hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành.
Đại diện thực hiện thủ tục
- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
- Theo dõi tiến độ giải quyết.
- Trao đổi và giải trình khi cần thiết.
- Hỗ trợ xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Nhận và bàn giao giấy phép cho khách hàng.
Tư vấn sau khi được cấp phép
- Hướng dẫn khắc dấu và sử dụng con dấu.
- Tư vấn nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện.
- Tư vấn chế độ báo cáo hoạt động.
- Tư vấn thủ tục liên quan đến lao động.
- Hỗ trợ các thủ tục điều chỉnh giấy phép khi có thay đổi.
4.3. Thời gian thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Theo thủ tục hành chính hiện hành, thời hạn giải quyết thông thường là 20-25 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Luật Thái An sẽ xây dựng tiến độ dự kiến sau khi kiểm tra hồ sơ.
4.4. Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài của Luật Thái An
Luật Thái An triển khai dịch vụ theo quy trình rõ ràng:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin: Khách hàng cung cấp thông tin về thương nhân và nhu cầu thành lập. Chúng tôi ghi nhận các yêu cầu cụ thể.
Bước 2: Kiểm tra điều kiện: Chuyên viên pháp lý đánh giá điều kiện thành lập. Đồng thời, chúng tôi xác định những tài liệu cần chuẩn bị.
Bước 3: Báo phí và ký hợp đồng dịch vụ: Luật Thái An gửi phương án thực hiện và báo phí. Hai bên thống nhất phạm vi công việc trước khi triển khai.
Bước 4: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ: Chúng tôi chuẩn bị biểu mẫu và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện giấy tờ. Sau đó, hồ sơ được kiểm tra trước khi nộp.
Bước 5: Nộp và theo dõi hồ sơ: Luật Thái An thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền. Chúng tôi theo dõi tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh.
Bước 6: Nhận và bàn giao giấy phép: Sau khi được cấp phép, chúng tôi bàn giao kết quả cho khách hàng. Đồng thời, chúng tôi hướng dẫn các công việc cần thực hiện tiếp theo.
4.5. Giá dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Phí dịch vụ phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và điều kiện thực tế của khách hàng. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí gồm:
- Quốc gia nơi thương nhân đăng ký thành lập.
- Tình trạng giấy tờ pháp lý của thương nhân.
- Nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
- Số lượng tài liệu cần dịch thuật.
- Ngành nghề và nội dung hoạt động dự kiến.
- Địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Mức độ phức tạp của thủ tục.
Đặc biệt, hồ sơ đã đầy đủ thường có chi phí xử lý thấp hơn. Hồ sơ cần bổ sung hoặc xác minh có thể phát sinh thêm công việc.
Luật Thái An báo phí cụ thể sau khi kiểm tra hồ sơ. Chúng tôi trao đổi rõ phạm vi dịch vụ và các khoản chi phí trước khi ký hợp đồng.
4.6. Giấy tờ khách hàng cần cung cấp
Để thực hiện dịch vụ, khách hàng cần chuẩn bị các tài liệu cơ bản sau:
- Báo cáo tài chính của tổ chức
- Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức (hoặc tương tự) đã hoạt động ít nhất 01 năm
- Hợp đồng thuê trụ sở và tài liệu về quyền sử dụng đất, phòng cháy chữa cháy
- Giấy tờ pháp lý của người đại diện của Văn phòng (Hộ chiếu, căn cước công dân)
- Nội dung hoạt động của tổ chức
- Thông tin theo biểu mẫu của Luật Thái An
Tùy từng trường hợp, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu tài liệu bổ sung. Các giấy tờ do nước ngoài cấp cần được xử lý về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định. Luật Thái An sẽ hướng dẫn cụ thể theo từng quốc gia.
4.7. Nhân sự thực hiện dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Nhân sự phụ trách hồ sơ là Luật gia Trương Vũ Công Đức, chuyên viên pháp lý tại Công ty Luật Thái An. Anh có kinh nghiệm tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Đặc biệt, anh đã tham gia tư vấn thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Ngoài ra, anh có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài và thủ tục giấy phép. Anh tốt nghiệp chuyên ngành Luật và đã hoàn thành khóa đào tạo nghề luật sư tại Học viện Tư pháp.
Khách hàng có thể tìm hiểu thêm về Luật sư Trương Vũ Công Đức.
5. Tại sao nên lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài của Luật Thái An?
Lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp có thể hạn chế những rủi ro trong quá trình xin cấp phép. Luật Thái An là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp và nhà đầu tư. Chúng tôi chú trọng chất lượng tư vấn và hiệu quả công việc.
Kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp nước ngoài: Chúng tôi có kinh nghiệm xử lý các thủ tục liên quan đến đầu tư nước ngoài. Qua đó, khách hàng được tư vấn phù hợp với tình trạng pháp lý thực tế.
Tư vấn trực tiếp, rõ ràng và dễ hiểu: Khách hàng được giải thích về điều kiện, hồ sơ và quy trình. Chúng tôi cũng chỉ ra những vấn đề cần khắc phục trước khi nộp hồ sơ.
Hỗ trợ trọn gói từ A đến Z: Luật Thái An hỗ trợ khách hàng từ khâu kiểm tra điều kiện. Chúng tôi tiếp tục đồng hành đến khi bàn giao giấy phép.
Chi phí minh bạch: Chúng tôi báo phí dựa trên tình trạng hồ sơ và phạm vi công việc. Các khoản phí được trao đổi trước khi triển khai.
Đồng hành sau khi được cấp phép: Chúng tôi không chỉ hỗ trợ thủ tục xin giấy phép. Khách hàng còn được tư vấn những vấn đề pháp lý sau thành lập.
Các dịch vụ khác liên quan của chúng tôi:
Hãy liên hệ ngay với Luật Thái An để nhận tư vấn và báo giá dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam!
