Họp đại hội đồng cổ đông: Những quy định cần biết!

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là một sự kiện quan trọng trong hoạt động của mỗi công ty cổ phần. Đây là cơ hội để các cổ đông công ty tham gia quyết định, đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến ​ cho sự phát triển bền vững của công ty. Cùng tìm hiểu các vấn đề liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông qua bài viết dưới đây của Công ty Luật Thái An:

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được hiểu như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông là một phần trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Mọi vấn đề quan trọng trong công ty đều phải được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết hoặc thông qua.

Theo nội dung Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, trong đó cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là sự kiện tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty để cùng bàn bạc, thông qua các vấn đề có liên quan tới sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Hình thức, trường hợp triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Căn cứ quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được thực hiện trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuộc họp này được tổ chức nhằm thảo luận các nội dung sau:

  • Kế hoạch kinh doanh hằng năm;
  • Báo cáo tài chính hằng năm;
  • Báo cáo của Hội đồng quản trị về vấn đề quản trị, kết quả hoạt động của cả Hội đồng và từng thành viên Hội đồng quản trị;
  • Báo cáo của Ban kiểm soát về việc hoạt động và kinh doanh;
  • Ban kiểm soát và Kiểm soát viên tự đánh giá kết quả hoạt động;
  • Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
  • Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Ngoài ra, theo Điều 140 Luật này, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường được thực hiện trong các trường hợp:

  • Xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
  • Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
  • Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;
  • Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
  • Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3. Điều kiện tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông 

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp thứ nhất không đủ điều kiện thì theo khoản 2, 3 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 giải quyết như sau:

  • Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
  • Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Ai có quyền dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông?

Chỉ có cổ đông phổ thông và cổ đông ưu đãi biểu quyết mới có quyền tham dự và thực hiện biểu quyết.

Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức không có quyền biểu quyết và dự họp đại hội đồng cổ đông, đề cử người Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. Chỉ trong những trường hợp nghị quyết đại hội đồng cổ đông có nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông cổ phần ưu đãi cổ tức thì cổ đông này mới có quyền để dự họp đại hội đồng cổ đông.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như sau:

  1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

  2. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

  3. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.

5. Các thông tin cơ bản liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

  • Địa điểm tổ chức cuộc họp: Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
  • Thành phần tham dự cuộc họp: Tất cả cổ đông của công ty
  • Thời gian tổ chức cuộc họp: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên phải được thực hiện trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

6. Trình tự tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Việc lên kế hoạch và tổ chức do Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thực hiện. Một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành theo trình tự sau sau:

6.1. Chuẩn bị họp

  •  Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

  • Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp

Người triệu tập Đại hội đồng cổ đông sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác

Trước khi cuộc họp diễn ra, cần chuẩn bị những tài liệu họp đại hội cổ đồng cổ đông sau:

  • Danh sách cổ đông có quyền dự họp;
  • Tài liệu họp về các vấn đề dự kiến đưa ra trong cuộc họp (thường sẽ gửi kèm Thông báo mời họp). Trong trường hợp cổ đông muốn bổ sung thêm vấn đề mới thì có thể kiến nghị bằng văn bản và gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.
  • Dự thảo nghị quyết đại hội đồng cổ đông thường niên.

6.2. Mời họp

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi Thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

6.3. Đăng ký cổ đông dự họp

Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức sau:

  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  • Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
  • Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
  • Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
Họp đại hội đồng cổ đông
Các trường hợp cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông – Nguồn: Luật Thái An

6.4. Khai mạc và tiến hành bầu chủ toạ, thư ký và ban kiểm phiếu

Lựa chọn Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu cho cuộc họp ĐHĐCĐ, trong đó:

  • Chủ tọa: là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc ủy quyền cho thành viên khác trong Hội đồng quản trị; có vai trò điều hành, có quyền biểu quyết;
  • Thư ký: là người ghi chép nội dung, tiến trình cuộc họp do Chủ tọa cử ra, có quyền biểu quyết như các cổ đông khác.
  • Ban kiểm phiếu: Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa

6.5. Tiến hành họp

Chủ tọa sẽ nêu ra từng nội dung để các cổ đông thảo luận, biểu quyết và ghi nhận trong Nghị quyết. Một nội dung được tính là thông qua nếu đạt được tỷ lệ biểu quyết nhất định. Tỷ lệ biểu quyết thông qua được quy định cụ thể tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2022) như sau:

Những vấn đề sau sẽ được thông qua nếu đạt 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên:

  • Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
  • Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
  • Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
  • Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
  • Tổ chức lại, giải thể công ty;
  • Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.

 Những vấn đề còn lại có thể được thông qua nếu nhận được số phiếu biểu quyết trên 50%, trừ trường hợp yêu cầu 65% phiếu biểu quyết và các trường hợp bầu HĐQT, ban kiểm soát cần bầu dồn phiếu. Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua được quy định chi tiết tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản: Cụ thể như sau:

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản Họp đại hội đồng cổ đông phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

c) Chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;

đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

họp đại hội đồng cổ đông
Nội dung biên bản kiểm phiếu trong họp Đại hội đồng cổ đông – Nguồn: Luật Thái An

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Lưu ý về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thực hiện theo quy định sau đây:

“1.Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 147 của Luật này;

2.Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn. Việc lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 141 của Luật này. Yêu cầu và cách thức gửi phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo thực hiện theo quy định tại Điều 143 của Luật này

3.Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty. Biên bản kiểm phiếu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;

c) Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số phiếu biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi phiếu biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;

d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;

đ) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.

Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty;

Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;

Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

6.6. Công việc sau cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp, biên bản họp sẽ được hoàn thành và thông qua trước khi cuộc họp kết thúc, Chủ tọa và Thư ký hoặc người khác sẽ đại diện toàn bộ cổ đông công ty ký vào biên bản. Đồng thời, những người này phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

7. Quyền của cổ đông trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Người ta có thể thắc mắc: Cổ đông có quyền gì trong các cuộc họp này? Thứ nhất, họ có quyền tham dự, tham gia và biểu quyết các nghị quyết. Tùy thuộc vào điều lệ của công ty, các loại cổ phần khác nhau có thể có quyền biểu quyết khác nhau. Sự quan tâm đặc biệt cũng được dành cho các cổ đông thiểu số, đảm bảo tiếng nói của họ không bị lấn át bởi những cổ đông lớn hơn.

Điều 144 Luật Doanh nghiệp quy định về việc thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

“1.Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.

2.Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.

3.Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.”

8. Lưu ý về hình thức thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Theo Khoản 2 Điều 147 của Luật Doanh nghiệp, nghị quyết ĐHĐCĐ về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết trực tiếp:

  • Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
  • Định hướng phát triển công ty;
  • Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
  • Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
  • Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
  • Tổ chức lại, giải thể công ty.

Song, nếu Điều lệ có quy định khác thì doanh nghiệp ưu tiên áp dụng theo Điều lệ.

9. Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp nào?

Ngoài trường hợp hoãn họp do không đủ số lượng cổ đông tham gia thì Khoản 8 Điều 146 Luật Doanh nghiệp quy định, hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là việc Chủ tọa quyết định dừng họp dù đã đủ số lượng cổ đông đăng ký dự họp. Quyết định hoãn họp chỉ được đưa ra trong trường hợp:

  • Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;
  • Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;
  • Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.
hoãn họp Đại hội đồng cổ đông
Các trường hợp được hoãn họp Đại hội đồng cổ đông dù đủ số lượng cổ đông đăng ký dự họp – Nguồn: Luật Thái An

Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hội đồng cổ đông trái với quy định trên, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc; tất cả nghị quyết được thông qua tại cuộc họp đó đều có hiệu lực thi hành.

Thời gian hoãn: tối đa không quá 03 ngày kể từ ngày dự định khai mạc cuộc họp

*Lưu ý: Nếu việc dừng cuộc họp ĐHĐCĐ của Chủ tọa trái với quy định, ĐHĐCĐ có quyền bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế Chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc. Chủ tọa mới có mọi quyền và nghĩa vụ như chủ tọa cũ, nghị quyết được thông qua tại cuộc họp đó đều có hiệu lực thi hành (Căn cứ: Khoản 9 Điều 146 Luật này).

10. Có được họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến không?

Cổ đông công ty được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp nếu tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử (theo Khoản 4 Điều 149 Luật Doanh nghiệp).

Đồng thời, Khoản 3 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ, các công ty đại chúng có quyền quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức khác theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.

Từ các phân tích trên có thể khẳng định: tổ chức họp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến phù hợp quy định pháp luật.

11. Hiệu lực của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 152 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì hiệu lực của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được quy định như sau:

“1. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ thời điểm có hiệu lực ghi tại nghị quyết đó.

2.Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự, thủ tục triệu tập họp và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

3. Trường hợp có cổ đông, nhóm cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 151 của Luật này, nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của Tòa án, Trọng tài có hiệu lực, trừ trường hợp áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.”

12. Những thách thức trong họp Đại hội cổ đông

Khi tổ chức và thực hiện Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông, các công ty thường đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức:

  • Đại diện cổ đông: Không phải lúc nào tất cả cổ đông cũng tham gia trực tiếp, dẫn đến việc đại diện và quyền lợi của cổ đông nhỏ có thể không được đảm bảo đúng mức.
  • Giao tiếp và thông tin: Việc truyền đạt thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác có thể dẫn đến hiểu lầm và quyết định sai lệch.
  • Văn hóa và ngôn ngữ: Đối với các công ty đa quốc gia, sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ có thể gây ra khó khăn trong việc giao tiếp và hiểu biết.
  • Công nghệ: Sự phụ thuộc vào công nghệ trong các cuộc họp trực tuyến có thể gặp phải sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng đến quá trình họp.
  • Chủ trương và quan điểm: Sự khác biệt về quan điểm và chủ trương giữa các cổ đông lớn và cổ đông nhỏ, hoặc giữa ban lãnh đạo và cổ đông có thể gây ra mâu thuẫn.
  • Quy trình và biện pháp bảo mật: Đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị rò rỉ trong và sau cuộc họp là một thách thức lớn, đặc biệt trong môi trường trực tuyến.
  • Thời gian và địa điểm: Việc tổ chức họp  tại một địa điểm phù hợp và chọn thời gian thuận lợi cho tất cả cổ đông không phải lúc nào cũng dễ dàng.
  • Chủ đề và nội dung: Việc xác định những chủ đề cần thảo luận và đưa ra quyết định là một thách thức, đặc biệt khi có nhiều vấn đề cần giải quyết.
  • Cổ đông hoạt động: Những cổ đông hoạt động, thường đưa ra những yêu cầu và thách thức riêng, có thể tạo áp lực lên ban lãnh đạo và quyết định của Đại Hội.
  • Pháp lý và quy định: Việc tuân thủ đúng các quy định pháp lý và quy tắc niêm yết đôi khi gặp khó khăn, đặc biệt khi có sự thay đổi trong luật lệ.

Việc nhận biết và chuẩn bị kỹ lưỡng cho những khó khăn và thách thức này sẽ giúp Hợp Đại Hội Đồng Cổ Đông diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

13. Các phương pháp hay nhất để có cuộc họp hiệu quả

Chìa khóa cho một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thành công nằm ở hai từ: giao tiếp minh bạch. Ngay từ đầu, các công ty phải rõ ràng về chương trình họp của mình, đảm bảo các cổ đông được cung cấp đầy đủ thông tin. Sau cuộc họp, cơ chế phản hồi nên được áp dụng. Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc điều chỉnh các cuộc họp trong tương lai mà còn nhấn mạnh cam kết của công ty đối với các cổ đông.

Việc có một quy trình họp cụ thể và đội ngũ pháp chế hoặc chuyên gia tư vấn về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là vô cùng cần thiết.

Nguyễn Văn Thanh
Bài viết mới nhất của Nguyễn Văn Thanh (Xem tất cả)