Quy chế quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu, Công ty Luật Thái An sẽ xin gửi tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm trong việc xây dựng quy chế về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp, nó thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Với ý nghĩa như trên, việc xây dựng một quy chế quản lý và sử dụng con dấu  doanh nghiệp là vô cùng cần thiết để việc quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, đúng pháp luật, tránh để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp lẫn đối tác của doanh nghiệp đó.


1. Căn cứ để xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Căn cứ để xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp là các văn bản sau:

2. Quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

2.1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu của doanh nghiệp là một yếu tố pháp lý mang dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp, nhằm phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác thông qua hình thức và nội dung của con dấu. Thông qua con dấu doanh nghiệp, chúng ta có thể nắm được một số thông tin của doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp…

Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu thành lập và hoạt động thì một trong những công tác không thể thiếu đó là tiến hành làm con dấu cho doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định hai hình thức dấu của doanh nghiệp bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp. Ngoài ra, Luật còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Bên cạnh đó, từ 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Quy chế quản lý và sử dụng con dấu
Xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp – Nguồn ảnh minh họa: Internet

2.2. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020 là gì?

Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Theo đó, từ 01/01/2021, doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch thuộc các trường hợp được pháp luật quy định.

3. Quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp có nội dung gì?

Khi xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung sau đây:

  • Người quản lý con dấu;
  • Quy tắc pháp lý về quản lý và sử dụng con dấu;
  • Cách đóng dấu, quy trình duyệt văn bản trước khi đóng dấu;
  • Biểu mẫu liên quan đến việc bàn giao, sử dụng con dấu, chữ ký;
  •  Các loại văn bản được phép đóng dấu tròn, kiểm soát việc sử dụng con dấu.

4. Mẫu tham khảo quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp

QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CÔNG TY …….

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1.1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Công ty …..

1.2. Đối tượng áp dụng

Quy chế áp dụng đối với con dấu của Công ty, con dấu giao cho Phòng Hành chính Tổng hợp quản lý và sử dụng.

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, dấu mặt không thuộc đối tượng áp dụng của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

  • Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
  • Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
  • Việc quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định và tại Quy chế này.

Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm

  • Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
  • Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
  • Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
  • Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
  • Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
  • Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
  • Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
  • Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức.
  • Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG II: YÊU CẦU, TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 4. Quản lý con dấu

4.1. Giám đốc Công ty có trách nhiệm giao cho Văn thư quản lý, sử dụng con dấu của Công ty theo quy định.

4.2. Văn thư Công ty có trách nhiệm:

  • Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của Công ty tại trụ sở Công ty.
  • Chỉ giao con dấu của Công ty cho người khác khi được phép bằng văn bản của Giám đốc. Việc bàn giao con dấu của Công ty phải được lập thành biên bản.
  • Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Công ty ban hành và bản sao văn bản.
  • Chỉ được đóng dấu, ký số của Công ty vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do Công ty trực tiếp thực hiện.

4.3. Trong trường hợp bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp phải báo cáo cho Giám đốc Công ty và thông báo ngày bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu để có chỉ đạo xử lý kịp thời đồng thời thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

4.4. Trường hợp con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tên Công ty thì Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp phải báo cáo cho Giám đốc Công ty, phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an có thẩm quyền.

4.5. Những cá nhân được phép đóng dấu chữ ký bao gồm:

  • Giám đốc Công ty;
  • Phó Giám đốc Công ty ký thay các văn bản, chứng từ do Giám đốc ủy quyền;
  • Trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty ký thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền các văn bản do Giám đốc Công ty phân công bằng văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
  • Ngoài các cá nhân có thẩm quyền ký tên nêu trên, Văn thư không được sử dụng con dấu để đóng lên các tài liệu, chứng từ của bất kỳ người nào khác ở đơn vị. Đối với những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở Văn thư thì khi đóng dấu Văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

Điều 5. Sử dụng con dấu

  • Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
  • Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do Giám đốc Công ty quy định. Cụ thể, các văn bản được phép đóng dấu treo phải là các văn bản thuộc Công ty và phải có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo Phòng ban… và các văn bản khác theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
  • Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Điều 6. Xử lý vi phạm

Cá nhân nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Trách nhiệm của Giám đốc Công ty

Giám đốc Công ty có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 8. Trách nhiệm của các phòng ban

8.1. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp

Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc Công ty trong việc quản lý, sử dụng con dấu Công ty.

Có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định.

8.2. Văn thư phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty và lãnh đạo các phòng ban về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được giao.

8.3. Trưởng các phòng ban, đơn vị, bộ phận có trách nhiệm phổ biến và triển khai cho đơn vị thực hiện Quy chế này.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, đề nghị phản ánh kịp thời về Phòng Hành chính Tổng hợp để nghiên cứu trình Giám đốc Công ty xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

………, ngày …… tháng …. năm …….

Giám Đốc

(ký và ghi rõ họ tên)

===>>> Xem thêm: 

Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp” của Công ty Luật Thái An.

Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

5. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ

Việc xây dựng các quy chế quản trị nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật.

Công ty Luật Thái An với đội ngũ luật sư, chuyên gia pháp lý đông đảo, có kiến thức chuyên môn vững vàng và bề dày kinh nghiệm tư vấn pháp luật thường xuyên cho các khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp công ty bạn xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.

===>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn, soạn thảo quy chế công ty

 

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ!

Đàm Thị Lộc

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG 

Bề dày 15+ năm kinh nghiệm Tư vấn pháp luật và Giải quyết tranh chấp kinh doanh, thương mại, đầu tư, dân sự, hình sự, đất đai, lao động, hôn nhân và gia đình... Công ty Luật Thái An cam kết cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của Khách hàng.

  • Để được Giải đáp nhanh - Hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 633 725
  • Để được Tư vấn qua email – Hãy điền Form gửi yêu cầu (500.000 – 800.000đ /email) -
  • Để được Tư vấn bằng văn bản đóng dấu công ty – Hãy điền Form gửi yêu cầu (từ 1.000.000đ /văn bản)
  • Để được Cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói – Hãy điền Form gửi yêu cầu (Phí dịch vụ tuỳ thuộc tính chất vụ việc)
Lưu ý: Để nhận ý kiến tư vấn qua email hoặc văn bản đóng dấu công ty: Khách hàng thanh toán chuyển khoản lần 1 (50%) khi yêu cầu dịch vụ, lần 2 (50%) trước khi luật sư gửi văn bản tư vấn. Hãy liên hệ theo số đt 082 966 6868 (zalo) để được hướng dẫn.






    Contact Me on Zalo
    1900633725
    Yêu cầu dịch vụ

    Gọi điện cho luật sư
    Gọi cho luật sư

    Tư vấn văn bản
    Tư vấn văn bản

    Dịch vụ trọn gói
    Dịch vụ trọn gói