Giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định mới nhất năm 2025

Giải quyết khiếu nại lần đầu là việc thụ lý, xác minh, kết luận và ra quyết định giải quyết khiếu nại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể thực hiện khiếu nại.

Đây là một trong những phương thức quan trọng nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo quyền khiếu nại đã được ghi nhận trong Hiến Pháp nước Việt Nam năm 2013.

1. Cơ sở pháp lý

  • Luật Khiếu nại năm 2011
  • Nghị định 141/2025/NĐ-CP ngày 12/06/2025 về quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của thanh tra chính phủ
Giải quyết khiếu nại lần đầu
Giải quyết khiếu nại lần đầu (ảnh minh họa: Luật Thái An)

2. Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu

Chủ tịch UBND cấp xã, Giám đốc sở, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, Thủ trưởng cơ quan thuộc bộ, thuộc cơ quan ngang bộ, thuộc cơ quan thuộc Chính phủ, Bộ trưởng có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với từng loại khiếu nại, cụ thể như sau

2.1 Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn

Căn cứ vào khoản 1 Điều 4 Nghị định 141/2025/NĐ-CP ngày 12/06/2025, Điều 17 Luật Khiếu nại năm 2011 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu:

  • Giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, của công chức, viên chức do mình quản lý trực tiếp;
  • Giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện về vụ việc liên quan đến nội dung đã được phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp xã sau khi kết thúc chính quyền cấp huyện.
  • Ngoài ra, Điều 19 Luật Khiếu nại năm 2011 quy định thủ trưởng cơ quan thuộc sở và cấp tương đương có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của cán bộ, công chức do mình quản lý trực tiếp.

2.2 Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu của Giám đốc sở và cấp tương đương

Căn cứ Điều 20 Luật Khiếu nại năm 2011 giám đốc sở và cấp tương đương có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của cán bộ, công chức do mình quản lý trực tiếp.

2.3 Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Căn cứ vào khoản 2 Điều 4 Nghị định 141/2025/NĐ-CP, Điều 21 Luật Khiếu nại năm 2011, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu:

  • Giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện về vụ việc liên quan đến nội dung đã được phân cấp cho cấp tỉnh sau khi kết thúc chính quyền cấp huyện;
  • Giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đã giải quyết lần đầu nhưng còn khiếu nại hoặc khiếu nại lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết.

Ngoài ra theo khoản 3 Điều 21 Luật khiếu nại năm 2011 Chủ tịch UBND cấp tỉnh còn có thẩm quyền giải quyết tranh chấp về thẩm quyền giải quyết khiếu nại giữa các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2.4 Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu của Thủ trưởng cơ quan thuộc bộ, thuộc cơ quan ngang bộ, thuộc cơ quan thuộc Chính phủ

Theo Điều 22 Luật Khiếu nại năm 2011 thì thủ trưởng cơ quan thuộc bộ, thuộc cơ quan ngang bộ, thuộc cơ quan thuộc Chính phủ có thẩm quyền giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của cán bộ, công chức do mình quản lý trực tiếp.

2.5 Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu của Bộ trưởng

Căn cứ vào khoản 1 Điều 23 Luật Khiếu nại năm 2011 bộ trưởng có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của cán bộ, công chức do mình quản lý trực tiếp.

Ngoài ra theo khoản 4 bộ trưởng còn có thẩm quyền giải quyết tranh chấp về thẩm quyền giải quyết khiếu nại giữa các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

3. Quyền, nghĩa vụ của người giải quyết khiếu nại lần đầu

3.1. Quyền của người giải quyết khiếu nại lần đầu

Người giải quyết khiếu nại lần đầu có các quyền sau đây:

  • Yêu cầu người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày có yêu cầu để làm cơ sở giải quyết khiếu nại;
  • Quyết định áp dụng, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp theo quy định tại Điều 35 của Luật khiếu nại.

3.2. Nghĩa vụ của người giải quyết khiếu nại lần đầu

 Người giải quyết khiếu nại lần đầu có các nghĩa vụ sau đây:

  • Tiếp nhận khiếu nại và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp về việc thụ lý giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại;
  • Giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính khi người khiếu nại yêu cầu;
  • Tổ chức đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
  • Gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giải quyết khiếu nại của mình; trường hợp khiếu nại do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển đến thì phải thông báo kết quả giải quyết khiếu nại cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đó theo quy định của pháp luật;
  • Cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại khi người khiếu nại yêu cầu; cung cấp hồ sơ giải quyết khiếu nại khi người giải quyết khiếu nại lần hai hoặc Tòa án yêu cầu.
  • Giải quyết bồi thường, bồi hoàn thiệt hại do quyết định hành chính, hành vi hành chính gây ra theo quy định của pháp luật về trách nhiệm bồi thường của Nhà nước.

4. Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu

Theo Điều 28 Luật Khiếu nại năm 2011 thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.

Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.

5. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý khiếu nại hành chính

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền mà không thuộc một trong các trường hợp được quy định tại Điều 11 Luật Khiếu nại năm 2011, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu phải thụ lý giải quyết; thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp biết, trường hợp không thụ lý giải quyết thì phải nêu rõ lý do.

Bước 2: Xác minh nội dung khiếu nại

Căn cứ vào Điều 29 Luật Khiếu nại năm 2011, trong thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu (quy định tại điều 28), người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm sau đây:

  • Kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người có trách nhiệm do mình quản lý trực tiếp, nếu khiếu nại đúng thì ra quyết định giải quyết khiếu nại ngay;
  • Trường hợp chưa có cơ sở kết luận nội dung khiếu nại thì tự mình tiến hành xác minh, kết luận nội dung khiếu nại hoặc giao cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có trách nhiệm xác minh) xác minh nội dung khiếu nại, kiến nghị giải quyết khiếu nại.
  • Việc xác minh phải bảo đảm khách quan, chính xác, kịp thời thông qua các hình thức sau đây:
    • Kiểm tra, xác minh trực tiếp tại địa điểm phát sinh khiếu nại;
    • Kiểm tra, xác minh thông qua các tài liệu, chứng cứ mà người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp;
    • Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
    • Người có trách nhiệm xác minh có các quyền, nghĩa vụ sau đây:
    • Yêu cầu người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu và chứng cứ về nội dung khiếu nại;
    • Yêu cầu người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giải trình bằng văn bản về nội dung liên quan khiếu nại;
    • Triệu tập người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
    • Trưng cầu giám định;
    • Tiến hành các biện pháp kiểm tra, xác minh khác theo quy định của pháp luật;
    • Báo cáo kết quả xác minh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả xác minh.

Báo cáo kết quả xác minh gồm các nội dung sau đây:

  • Đối tượng xác minh;
  • Thời gian tiến hành xác minh;
  • Người tiến hành xác minh;
  • Nội dung xác minh;
  • Kết quả xác minh;
  • Kết luận và kiến nghị nội dung giải quyết khiếu nại.

Bước 3: Tổ chức đối thoại

Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu đối thoại không bắt buộc, nếu yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh nội dung khiếu nại còn khác nhau thì người giải quyết khiếu nại tổ chức đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại; việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ.

Người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức có liên quan biết thời gian, địa điểm, nội dung việc đối thoại.

Khi đối thoại, người giải quyết khiếu nại phải nêu rõ nội dung cần đối thoại, kết quả xác minh nội dung khiếu nại; người tham gia đối thoại có quyền trình bày ý kiến, đưa ra chứng cứ liên quan đến khiếu nại và yêu cầu của mình.

Việc đối thoại phải được lập thành biên bản; biên bản phải ghi rõ ý kiến của những người tham gia, kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ của người tham gia; trường hợp người tham gia đối thoại không ký, điểm chỉ xác nhận thì phải ghi rõ lý do; biên bản này được lưu vào hồ sơ vụ việc khiếu nại.

Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại.

Bước 4: Ra quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu

Người giải quyết khiếu nại lần đầu phải ra quyết định giải quyết khiếu nại.

Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu phải có các nội dung sau đây:

  • Ngày, tháng, năm ra quyết định;
  • Tên, địa chỉ người khiếu nại, người bị khiếu nại;
  • Nội dung khiếu nại;
  • Kết quả xác minh nội dung khiếu nại;
  • Kết quả đối thoại (nếu có);
  • Căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại;
  • Kết luận nội dung khiếu nại;
  • Giữ nguyên, sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ một phần hay toàn bộ quyết định hành chính, chấm dứt hành vi hành chính bị khiếu nại; giải quyết các vấn đề cụ thể trong nội dung khiếu nại;
  • Việc bồi thường thiệt hại cho người bị khiếu nại (nếu có);
  • Quyền khiếu nại lần hai, quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.

Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại về một nội dung thì người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại xem xét, kết luận nội dung khiếu nại và căn cứ vào kết luận đó để ra quyết định giải quyết khiếu nại cho từng người hoặc ra quyết định giải quyết khiếu nại kèm theo danh sách những người khiếu nại.

Bước 5: Gửi và công khai quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định giải quyết khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại, thủ trưởng cấp trên trực tiếp của người giải quyết khiếu nại hoặc người có thẩm quyền, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân đã chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp.

Bước 6: Lập và lưu trữ hồ sơ giải quyết khiếu nại

Việc giải quyết khiếu nại phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ giải quyết khiếu nại bao gồm:

  • Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
  • Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;
  • Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);
  • Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);
  • Quyết định giải quyết khiếu nại;
  • Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu.

6. Khi nào áp dụng biện pháp khẩn cấp khi giải quyết khiếu nại lần đầu ?

Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục, thì người giải quyết khiếu nại phải ra quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định đó. Thời hạn tạm đình chỉ không vượt quá thời gian còn lại của thời hạn giải quyết. Quyết định tạm đình chỉ phải được gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan và những người có trách nhiệm thi hành khác. Khi xét thấy lý do của việc tạm đình chỉ không còn thì phải hủy bỏ ngay quyết định tạm đình chỉ đó.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền, thời hạn và trình tự thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định mới nhất. Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp người khiếu nại thực hiện quyền khiếu nại của mình được dễ dàng, thuận lợi hơn, đảm bảo giải quyết kịp thời, minh bạch nhằm bảo đảm quyền lợi chính đáng của các bên.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn hoặc hỗ trợ thực hiện hồ sơ khiếu nại nhanh chóng, chính xác, Công ty Luật Thái An với các luật sư am hiểu pháp luật hành chính sẵn sàng đồng hành cùng bạn qua hotline hoặc hệ thống tư vấn trực tuyến.

Dịch vụ luật sư tranh tụng trong vụ án hành chính

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)