Nội dung nội quy lao động cần gồm những gì?
Trong quan hệ lao động, nội quy lao động giữ vai trò đặc biệt quan trọng, là công cụ quản lý không thể thiếu của người sử dụng lao động và đồng thời là căn cứ để người lao động biết, thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp xây dựng nội dung nội quy lao động một cách sơ sài, sao chép máy móc hoặc quy định vượt quá giới hạn pháp luật cho phép, dẫn đến tranh chấp lao động hoặc bị cơ quan quản lý nhà nước xử phạt.
Vì vậy, việc hiểu đúng và xây dựng đầy đủ nội dung nội quy lao động theo quy định pháp luật là yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết dưới đây:
1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về nội dung nội quy lao động
Nội dung nội quy lao động được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn sản pháp lý sau:
- Bộ luật Lao động năm 2019
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP,
Theo quy định, người sử dụng lao động sử dụng từ một số lượng lao động nhất định trở lên (theo luật) phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động có thẩm quyền.
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các chuẩn mực xử sự, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các vấn đề liên quan trực tiếp đến việc làm việc, sinh hoạt tại nơi làm việc. Nội dung nội quy lao động phải phù hợp với pháp luật lao động và không được xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
2. Doanh nghiệp có nhất thiết phải có nội quy lao động không ?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc ứng xử bắt buộc (thời gian làm việc, kỷ luật, an toàn, bảo mật…) mà người lao động phải tuân thủ, đồng thời là cơ sở để xử lý vi phạm kỷ luật lao động và bảo vệ quyền lợi các bên, giúp duy trì trật tự và nâng cao hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp.
Theo Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019, Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
3. Nội dung chủ yếu của nội quy lao động
Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:
3.1. Nội dung nội quy lao động phải có thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của nội quy lao động. Doanh nghiệp phải quy định rõ thời giờ làm việc trong ngày, trong tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Trường hợp áp dụng làm việc theo ca, theo kíp hoặc làm việc linh hoạt thì nội quy cần nêu rõ nguyên tắc sắp xếp.
Ngoài ra, nội dung nội quy lao động cũng cần quy định rõ: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
Đối với làm thêm giờ, làm việc ban đêm, nội quy cần nêu rõ điều kiện, giới hạn và nguyên tắc thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
Việc quy định rõ ràng thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi giúp hạn chế tranh chấp, bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động và tạo cơ sở cho doanh nghiệp tổ chức sản xuất, kinh doanh hiệu quả.
Xem thêm:
3.2. Nội dung nội quy lao động phải quy định về trật tự tại nơi làm việc
Nội dung nội quy lao động phải quy định về trật tự tại nơi làm việc gồm: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
Trật tự tại nơi làm việc phản ánh kỷ luật, tác phong và văn hóa doanh nghiệp. Nội quy lao động cần quy định cụ thể về việc chấp hành giờ giấc, trang phục, thái độ làm việc, ứng xử giữa người lao động với nhau và với người quản lý.
Bên cạnh đó, nội quy có thể quy định về việc tuân thủ mệnh lệnh điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động, quy trình làm việc, sử dụng email, mạng nội bộ, điện thoại, internet trong giờ làm việc. Các quy định này nhằm bảo đảm môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.
Tuy nhiên, các quy định về trật tự không được mang tính áp đặt, xâm phạm danh dự, nhân phẩm hoặc đời sống riêng tư của người lao động.
3.3. Nội dung nội quy lao động phải quy định về an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc
An toàn, vệ sinh lao động là nội dung bắt buộc trong nội quy lao động, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng, khai thác, vận hành máy móc, thiết bị nguy hiểm.
Theo hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì nội dung nội quy lao động về An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc phải quy định rõ: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
Việc quy định rõ nội dung này không chỉ bảo vệ sức khỏe, tính mạng người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và thiệt hại kinh tế.
Xem thêm: An toàn vệ sinh lao động theo pháp luật hiện hành
3.4. Nội dung nội quy lao động phải quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc là nội dung mới và có ý nghĩa quan trọng trong pháp luật lao động hiện nay. Nội quy lao động cần xác định rõ các hành vi được coi là quấy rối tình dục nơi làm việc (bao gồm hành vi bằng lời nói, cử chỉ, hình ảnh, hành vi vật chất hoặc thông qua phương tiện điện tử). Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;
Ngoài việc liệt kê hành vi bị nghiêm cấm, nội quy cần quy định trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động trong việc phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi quấy rối tình dục. Trình tự, thủ tục tiếp nhận, giải quyết phản ánh, khiếu nại liên quan cũng nên được quy định rõ ràng để bảo đảm tính minh bạch và bảo vệ nạn nhân.
3.5. Nội dung nội quy lao động phải quy định về việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ
Nội quy lao động phải có quy định về bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật; trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, tiền, tài sản vô hình và các lợi ích hợp pháp khác.
3.6. Nội dung nội quy lao động phải quy định trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
Nội dung nội quy lao động cần quy định rõ về trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động:
“Điều 29. Chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động
1. Khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì người sử dụng lao động được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm; trường hợp chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm thì chỉ được thực hiện khi người lao động đồng ý bằng văn bản.”
Xem thêm:
3.7. Nội dung nội quy lao động phải quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
Nội quy lao động phải có quy định về các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động:
- Quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động;
- Hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm
Nội quy lao động cần liệt kê tương đối cụ thể các hành vi được coi là vi phạm kỷ luật lao động. Việc xác định rõ hành vi vi phạm giúp người lao động nhận thức được ranh giới cho phép và giúp doanh nghiệp có căn cứ xử lý kỷ luật hợp pháp.
Các hành vi vi phạm có thể được phân loại theo mức độ như vi phạm nhẹ, vi phạm nghiêm trọng hoặc đặc biệt nghiêm trọng. Tuy nhiên, việc phân loại phải phù hợp với thực tế và không được mở rộng tùy tiện để áp dụng hình thức kỷ luật nặng hơn.
Nội quy lao động phải quy định cụ thể các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo đúng pháp luật, bao gồm khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương; cách chức; sa thải. Mỗi hình thức kỷ luật cần gắn với nhóm hành vi vi phạm tương ứng.
Xem chi tiết tại: Kỷ luật lao động theo pháp luật lao động hiện hành
3.8. Nội dung nội quy lao động phải quy định trách nhiệm vật chất:
Nội dung nội quy lao động phải quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.
3.9. Nội dung nội quy lao động phải quy định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động:
Nội quy lao động cần quy đình về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật lao động thì Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
- Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
4. Nguyên tắc xây dựng và ban hành nội quy lao động
Khi xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như: không trái pháp luật lao động; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động; nội dung rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng.
Trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động, nội quy chỉ có hiệu lực sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp nhận theo quy định.
5. Mẫu nội quy lao động
Bạn vui lòng tham khảo nội dung tham khảo nội dung nội quy lao động tại mẫu sau: Mẫu Nội quy lao động mới nhất theo Bộ Luật lao động 2019
6. Một số lưu ý thực tiễn khi xây dựng nội quy lao động
Trong thực tiễn, doanh nghiệp cần tránh việc sao chép nội quy mẫu một cách máy móc, không phù hợp với đặc thù ngành nghề. Nội quy nên được xây dựng sát với thực tế hoạt động, quy mô và văn hóa doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nội quy lao động cần được rà soát, cập nhật khi pháp luật thay đổi hoặc khi mô hình hoạt động của doanh nghiệp có sự điều chỉnh đáng kể. Việc đầu tư xây dựng nội quy lao động bài bản sẽ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
7. Sự cần thiết sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động của Công ty Luật Thái An
Việc sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo nội quy lao động của Công ty Luật Thái An là hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng hoàn thiện và chặt chẽ. Nội quy lao động không chỉ là công cụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý trực tiếp để xử lý kỷ luật lao động và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.
Với đội ngũ luật sư am hiểu sâu pháp luật lao động và giàu kinh nghiệm thực tiễn, Công ty Luật Thái An hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nội quy lao động đúng quy định pháp luật, phù hợp đặc thù ngành nghề, tránh các nội dung trái luật hoặc khó áp dụng trên thực tế. Dịch vụ tư vấn còn giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc ban hành và đăng ký nội quy lao động theo đúng quy định, qua đó giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính.
Bên cạnh đó, nội quy lao động được soạn thảo bài bản, rõ ràng, chặt chẽ sẽ góp phần ổn định quan hệ lao động, nâng cao ý thức kỷ luật của người lao động và hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả, bền vững.
Xem thêm: Dịch vụ soạn thảo đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn
Kết luận
Nội dung nội quy lao động là nền tảng quan trọng trong việc thiết lập trật tự, kỷ cương lao động và bảo đảm quan hệ lao động hài hòa, ổn định. Việc xây dựng nội quy lao động đầy đủ, đúng pháp luật và phù hợp thực tiễn không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, phát triển bền vững trong dài hạn.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn!
• Thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam
• Cử nhân luật Đại học Luật Hà Nội
• Lĩnh vực hành nghề chính:
* Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Đầu tư, Xây dựng, Thương mại, Lao động, Dân sự, Hình sự, Đất đai, Hôn nhân và gia đình
* Tố tụng và giải quyết tranh chấp: Kinh doanh thương mại, Đầu tư, Xây dựng, Lao động, Bảo hiểm, Dân sự, Hình sự, Hành chính, Đất đai, Hôn nhân và gia đình
- Chuyển nhượng quyền tác giả, quyền liên quan - 31/10/2022
- Đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai - 19/03/2022
- Cẩn trọng khi ký hợp đồng vay? - 31/10/2021