Trụ sở doanh nghiệp, trụ sở công ty là gì? Quy định pháp luật doanh nghiệp cần biết về trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp (hay trụ sở công ty) là một trong những thông tin pháp lý bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc xác định đúng và đăng ký hợp lệ trụ sở không chỉ là điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động thuế, quản lý nhà nước và giao dịch của doanh nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý

2. Trụ sở doanh nghiệp, trụ sở công ty là gì?

Hiện nay, pháp luật doanh nghiệp không có định nghĩa chính thức cho thuật ngữ “trụ sở doanh nghiệp”, “trụ sở công ty”. Trụ sở doanh nghiệp, trụ sở công ty thường được hiểu là trụ sở chính của doanh nghiệp, theo đó, Điều 42 Luật Doanh nghiệp hiện hành quy định:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nói cách khác, trụ sở công ty là nơi:

  • Doanh nghiệp đặt bộ máy điều hành, quản lý;
  • Tiếp nhận thông tin, văn bản từ cơ quan nhà nước;
  • Thực hiện các giao dịch pháp lý, hành chính.

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, trụ sở công ty được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Trụ sở doanh nghiệp có thể chỉ là nơi để công ty đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp với khách hàng mà không nhất thiết phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh.

3. Trụ sở doanh nghiệp nên đặt ở đâu?

Để thuận lợi trong việc đăng ký doanh nghiệp và thực hiện hoạt động doanh nghiệp, trụ sở doanh nghiệp nên đặt ở địa điểm như sau:

3.1. Trụ sở doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp được xác định đầy đủ theo thứ tự:

  • Địa chỉ chi tiết: Số nhà, ngõ/ngách (nếu có); Đường/phố hoặc thôn/xóm;
  • Xã/phường;
  • Tình/thành phố trực thuộc trung ương

Việc đặt trụ sở công ty ở vị trí có địa chỉ cụ thể, rõ ràng sẽ thuận tiện cho việc hoạt động doanh nghiệp cũng như thuận lợi cho việc quản lý của các cơ quan nhà nước liên quan.

3.2. Trụ sở doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam

Pháp luật yêu cầu trụ sở doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam. Doanh nghiệp không được đăng ký trụ sở ở nước ngoài hoặc địa chỉ không thuộc lãnh thổ Việt Nam.

3.3. Không thuộc địa điểm bị cấm

Khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở năm 2023 quy định:

Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Như vậy, nhà chung cư có 02 loại gồm:

  • Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở;
  • Nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Điểm c khoản 8 Điều 5 Luật Nhà ở năm 2023 quy định: Hành vi bị nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư bao gồm:

Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;

Như vậy, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở là hành vi bị cấm. Cụ thể, căn hộ chung cư không được dùng làm trụ sở công ty, văn phòng làm việc, cửa hàng kinh doanh, nhà kho hoặc các mục đích tương tự nếu không được phép theo chức năng sử dụng đã được phê duyệt.

Do đó, trong trường hợp tổ chức, hộ gia đình hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng nhà chung cư để kinh doanh, làm văn phòng, cung cấp dịch vụ hoặc hoạt động thương mại, cần xác định rõ tính chất sử dụng của nhà chung cư đó. Chỉ những nhà chung cư được thiết kế, phê duyệt với chức năng sử dụng hỗn hợp (vừa để ở, vừa để kinh doanh) mới có thể được xem xét sử dụng cho mục đích này; nếu không, căn hộ chung cư không đủ điều kiện để làm trụ sở chính của doanh nghiệp.

Theo đó, đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp và được phân định rõ ràng giữa khu vực ở và khu vực kinh doanh, thương mại, doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại phần diện tích được phép sử dụng cho hoạt động kinh doanh, thương mại theo quy định.

Trụ sở doanh nghiệp
Trụ sở doanh nghiệp, trụ sở công ty là gì? (Ảnh minh họa: Luật Thái An)

4. Có được thay đổi trụ sở công ty không?

Doanh nghiệp được quyền thay đổi trụ sở doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, khi thay đổi cần:

  • Cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác;
  • Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn, hợp đồng (nếu có).

Việc không đăng ký thay đổi trụ sở công ty, đăng ký thay đổi trụ sở công ty không đúng thời hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp kê khai không trung thực, không chính xác địa chỉ trụ sở chính sẽ bị xử phạt theo Điều 43 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có hành vi vi phạm thời hạn về đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trong thời hạn quy định thì theo khoản 5, 6 Điều 44 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi vi phạm sẽ bị:

  • Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng; và
  • Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

5. Một số lưu ý quan trọng liên quan đến trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp phải thực hiện một số quy định liên quan đến trụ sở chính như sau:

5.1. Phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính

Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp (theo khoản 2 Điều 39 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

5.2. Phải lưu trữ tài liệu tại trụ sở chính hoặc điều lệ công ty có quy định khác

Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

5.3. Phải niêm yết công khai các thông tin bất thường

Khoản 1 Điều 110 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về việc công bố thông tin bất thường tại trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:

1. Công ty phải công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của công ty về các thông tin bất thường trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau đây:

a) Tài khoản của công ty bị phong tỏa hoặc được phép hoạt động trở lại sau khi bị phong tỏa;

b) Tạm ngừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh; bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

c) Sửa đổi, bổ sung nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc giấy phép khác liên quan đến hoạt động của công ty;

d) Thay đổi thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên;

đ) Có quyết định kỷ luật, khởi tố, có bản án, quyết định của Tòa án đối với người quản lý doanh nghiệp;

e) Có kết luận của cơ quan thanh tra hoặc của cơ quan quản lý thuế về việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp;

g) Có quyết định thay đổi tổ chức kiểm toán độc lập hoặc bị từ chối kiểm toán báo cáo tài chính;

h) Có quyết định thành lập, giải thể, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; quyết định đầu tư, giảm vốn hoặc thoái vốn đầu tư tại các công ty khác.

 

Trụ sở doanh nghiệp không chỉ là một thông tin hành chính đơn thuần mà còn là yếu tố pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và đăng ký đúng trụ sở công ty ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, thuận lợi trong quản lý thuế và giao dịch kinh doanh. Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp hoặc có nhu cầu thay đổi trụ sở, hãy tìm hiểu kỹ quy định pháp luật doanh nghiệp hoặc tham vấn ý kiến chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)