Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quy định, vai trò và các lưu ý pháp lý

Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên là bộ phận thực hiện chức năng giám sát hoạt động quản lý, điều hành và tài chính của doanh nghiệp. Việc thành lập Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên là không bắt buộc, mà phụ thuộc vào mô hình tổ chức và quy định tại Điều lệ công ty. Trong thực tiễn, Ban kiểm soát thường được thành lập tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều thành viên góp vốn hoặc có nhu cầu tăng cường kiểm soát nội bộ.

Tuy nhiên, nhiều công ty lựa chọn không lập Ban kiểm soát mà thay bằng cơ chế kiểm toán hoặc giám sát khác. Bài viết dưới đây của Luật Thái An sẽ giúp bạn hiểu rõ: quy định pháp luật về Ban kiểm soát, khi nào cần thành lập cũng như vai trò, quyền hạn và lưu ý pháp lý quan trọng.

1. Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý quy định về Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên là Luật Doanh nghiệp năm 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2022, 2025)

2. Công ty TNHH 2 thành viên là gì?

Theo quy định tại Điều 46 Luật doanh nghiệp 2020 thì Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp.

Chi tiết có tại:

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên và những điều cần phải biết

3. Khi nào cần thành lập Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên?

Theo khoản 1, 2 Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể tổ chức theo một trong hai mô hình:

  • Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Ban kiểm soát.

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước và công ty con của doanh nghiệp nhà nước phải thành lập Ban kiểm soát.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên quy định việc thành lập Ban kiểm soát trong Điều lệ công ty khi có một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

a. Công ty có nhiều thành viên góp vốn nên có Ban kiểm soát

Khi số lượng thành viên lớn, đặc biệt từ 5 thành viên trở lên, việc giám sát hoạt động quản lý thường trở nên phức tạp hơn. Ngoài ra, theo Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên có quyền kiểm tra, xem xét sổ sách, hồ sơ công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải thành viên nào cũng có đủ chuyên môn hoặc điều kiện để thực hiện quyền này.

Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên sẽ thay mặt các thành viên thực hiện chức năng giám sát thường xuyên và chuyên nghiệp hơn.

Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Ban kiểm soát Công ty TNHH 2 thành viên trở lên giúp công ty vận hành đúng quy định (Ảnh minh họa: Luật Thái An)

b. Công ty có quy mô tài chính lớn nên có Ban kiểm soát

Nếu doanh nghiệp có:

  • Vốn điều lệ lớn;
  • Doanh thu, lợi nhuận cao;
  • Nhiều khoản đầu tư, giao dịch nội bộ;
  • Thường xuyên vay vốn, ký hợp đồng lớn.

thì việc thành lập Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên là cần thiết để kiểm tra tính minh bạch của hoạt động tài chính, kế toán và quản trị.

c. Có nguy cơ phát sinh xung đột lợi ích nên có Ban kiểm soát

Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên đặc biệt cần thiết nếu:

  • Có thành viên vừa góp vốn vừa trực tiếp điều hành công ty;
  • Có nhóm thành viên nắm tỷ lệ vốn chi phối;
  • Có giao dịch giữa công ty với thành viên, người quản lý hoặc người có liên quan.

Theo Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020, các hợp đồng, giao dịch giữa công ty với thành viên, người quản lý hoặc người có liên quan phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. Tuy nhiên, để bảo đảm việc chấp thuận này minh bạch, khách quan và đúng trình tự, doanh nghiệp nên có Ban kiểm soát để rà soát và giám sát.

Ví dụ: Một thành viên góp 60% vốn đồng thời là Giám đốc công ty. Người này đề xuất công ty ký hợp đồng mua hàng với doanh nghiệp của người thân mình. Khi đó, Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên sẽ là bộ phận kiểm tra tính hợp lý của giao dịch, đánh giá nguy cơ xung đột lợi ích và báo cáo cho Hội đồng thành viên.

4. Cơ cấu tổ chức Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Theo Điều 65 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

1. Ban kiểm soát có từ 01 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trường hợp Ban kiểm soát chỉ có 01 Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên đó đồng thời là Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng tiêu chuẩn của Trưởng Ban kiểm soát.

2. Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện tương ứng quy định tại khoản 2 Điều 168 và Điều 169 của Luật này.

3. Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm, việc miễn nhiệm, bãi nhiệm và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Kiểm soát viên được thực hiện tương ứng theo quy định tại các điều 106, 170, 171, 172, 173 và 174 của Luật này.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, theo Luật Doanh nghiệp, Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên là một bộ phận nội bộ của doanh nghiệp bao gồm 01 đến 05 Kiểm soát viên, nhiệm kỳ Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện cụ thể.

5. Điều kiện trở thành Kiểm soát viên, Trưởng Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên

a. Điều kiện trở thành Kiểm soát viên

Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên được quy định tại Điều 169 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

  • Không thuộc các trường hợp sau:
    • Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
    • Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
    • Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
    • Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
    • Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
  • Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
  • Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;
  • Không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
  • Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

b. Điều kiện trở thành Trưởng Ban kiểm soát

Theo khoản 2 Điều 168 Luật Doanh nghiệp năm 2020, để trở thành Trưởng Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • Một trong số các Kiểm soát viên;
  • Được bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số;
  • Quyền và nghĩa vụ do Điều lệ công ty quy định;
  • Phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên, thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

6. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên

a. Quyền của Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên có các quyền và nghĩa vụ được quy định tại Điều 170 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

1. Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

3. Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

4. Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

5. Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này.

6. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

7. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

8. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

9. Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

10. Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

11. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

12. Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Ngoài ra, Ban kiểm soát còn có quyền được cung cấp thông tin (Điều 171), được nhận tiền lương, thù lao, thưởng và các lợi ích khác (Điều 172).

b. Nghĩa vụ của Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Trách nhiệm của Kiểm soát viên được quy định tại Điều 173 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

1. Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.

2. Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty.

3. Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

4. Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

5. Trường hợp vi phạm quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Thu nhập và lợi ích khác mà Kiểm soát viên có được do vi phạm phải hoàn trả cho công ty.

6. Trường hợp phát hiện có Kiểm soát viên vi phạm trong thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao thì phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và khắc phục hậu quả.

Ngoài ra, Kiểm soát viên có thể bị miễn nhiệm, bãi nhiệm theo Điều 174 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

7. Có thể thay Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên bằng cơ chế khác không?

Có. Trong thực tiễn tại Việt Nam, nhiều công ty TNHH 2 thành viên trở lên không thành lập Ban kiểm soát mà áp dụng các cơ chế khác để bảo đảm kiểm soát nội bộ, chẳng hạn:

  • Thuê kiểm toán độc lập hàng năm theo Luật Kiểm toán độc lập 2011 để kiểm tra báo cáo tài chính;
  • Bổ nhiệm một thành viên hoặc bộ phận chuyên trách phụ trách kiểm soát nội bộ;
  • Quy định trong Điều lệ về việc mọi giao dịch lớn phải được tất cả thành viên chấp thuận;
  • Yêu cầu định kỳ công khai báo cáo tài chính, sổ sách, hợp đồng quan trọng cho các thành viên.

Tuy nhiên, các cơ chế này chỉ có thể thay thế hiệu quả khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mức độ rủi ro thấp. Đối với doanh nghiệp có nhiều thành viên, vốn lớn hoặc hoạt động phức tạp, việc thành lập Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên vẫn là giải pháp an toàn và minh bạch hơn.

Nhìn chung, Ban kiểm soát công ty TNHH 2 thành viên trở lên là công cụ quan trọng giúp tăng cường minh bạch và kiểm soát rủi ro. Tuy nhiên, đây không phải là cơ quan bắt buộc, vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn mô hình quản trị phù hợp, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)