Mã số doanh nghiệp, mã số thuế là gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Trong quá trình thành lập và hoạt động kinh doanh, mã số doanh nghiệp và mã số thuế là hai thông tin pháp lý bắt buộc, gắn liền với toàn bộ vòng đời pháp lý của doanh nghiệp. Việc hiểu đúng, sử dụng đúng và quản lý chính xác hai loại mã số này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro trong hoạt động thuế, kế toán và giao dịch thương mại.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp, Công ty Luật TNHH Thái An cung cấp bài viết dưới đây nhằm giúp Quý doanh nghiệp hiểu rõ bản chất pháp lý của mã số doanh nghiệp và mã số thuế theo quy định hiện hành.

1. Cơ sở pháp lý

2. Mã số doanh nghiệp là gì? Đặc điểm pháp lý của mã số doanh nghiệp

2.1. Định nghĩa mã số doanh nghiệp

Theo khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

Như vậy, mã số doanh nghiệp là một dãy số được Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp được thành lập hợp pháp tại Việt Nam.

2.2. Đặc điểm pháp lý của mã số doanh nghiệp

Từ định nghĩa, ta có thể thấy mã số doanh nghiệp mang các đặc điểm pháp lý sau:

  • Là mã số duy nhất, không trùng lặp giữa các doanh nghiệp;

  • Được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

  • Tồn tại xuyên suốt trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho chủ thể khác, kể cả khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Theo quy định của pháp luật, mã số doanh nghiệp đồng thời được sử dụng trong các giao dịch hành chính, dân sự, thương mại và là căn cứ để xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp.

2.3. Ý nghĩa của mã số doanh nghiệp

Mã số doanh nghiệp trở thành “chứng minh thư” của doanh nghiệp trong toàn bộ hệ thống quản lý nhà nước cũng như trong các giao dịch kinh doanh, có ý nghĩa lớn:

  • Khi một doanh nghiệp được cấp mã số, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã được cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận và cho phép hoạt động hợp pháp. Thông qua mã số này, các cơ quan quản lý nhà nước có thể dễ dàng theo dõi, quản lý thông tin về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh và tình trạng hoạt động.
  • Do mã số doanh nghiệp đồng thời cũng chính là mã số thuế của doanh nghiệp nên doanh nghiệp có thể thực hiện các nghĩa vụ thuế như kê khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và các thủ tục liên quan một cách thuận tiện. Mọi giao dịch thuế của doanh nghiệp đều được quản lý thông qua mã số này, giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn nguồn thu ngân sách nhà nước và hạn chế các hành vi gian lận thuế.
  • Ngoài ý nghĩa về quản lý nhà nước, mã số doanh nghiệp còn góp phần tạo dựng niềm tin trong các quan hệ thương mại. Khi ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, thực hiện giao dịch với đối tác hoặc tham gia đấu thầu, mã số doanh nghiệp là thông tin bắt buộc cần cung cấp để xác minh tính hợp pháp của doanh nghiệp. Đối tác và khách hàng có thể tra cứu mã số doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký kinh doanh để kiểm tra tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, từ đó đánh giá mức độ uy tín và giảm thiểu rủi ro trong giao dịch.
Mã số doanh nghiệp
Mã số doanh nghiệp, mã số thuế là gì? (Ảnh: Luật Thái An)

3. Mã số thuế là gì? Cấu trúc mã số thuế

3.1. Định nghĩa mã số thuế

Mã số thuế của doanh nghiệp, tổ chức là mã số do cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế của người nộp thuế, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.

Đối với doanh nghiệp:

  • Mã số thuế được sử dụng để kê khai, nộp thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế.

  • Là thông tin bắt buộc trên hóa đơn, chứng từ kế toán, hồ sơ thuế.

  • Được sử dụng trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Lưu ý: Theo Điều 8 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, mã số thuế của doanh nghiệp chính là mã số doanh nghiệp. Điều này có nghĩa:

  • Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế riêng.

  • Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp đã có mã số thuế hợp pháp để thực hiện nghĩa vụ thuế.

  • Mã số này được sử dụng thống nhất trong cả hệ thống đăng ký kinh doanh và quản lý thuế.

3.2. Cấu trúc mã số thuế

Theo khoản 4 Điều 5 Thông tư số 86/2024/TT-BTC, phân loại cấu trúc mã số thuế gồm:

  • Mã số thuế 10 chữ số được sử dụng cho doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân nhưng trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế (sau đây gọi là đơn vị độc lập); cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc là người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài không có số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
  • Mã số thuế 13 chữ số và dấu gạch ngang (-) dùng để phân tách giữa 10 số đầu và 3 số cuối được sử dụng cho đơn vị phụ thuộc và các đối tượng khác quy định tại điểm c, e, g của khoản 4 Điều 5 Thông tư số 86/2024/TT-BTC.

Trong đó:

  • 02 chữ số đầu là số phân khoảng của mã số thuế.
  • 07 chữ số tiếp theo được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.
  • Chữ số thứ 10 là chữ số kiểm tra.
  •  chữ số cuối là các số thứ tự từ 001 đến 999.
  • Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

4. Những lưu ý quan trọng về mã số doanh nghiệp, mã số thuế

Căn cứ các quy định pháp luật doanh nghiệp, cần lưu ý những quy định sau liên quan tới mã số doanh nghiệp, mã số thuế:

  • Mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế) tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực.
  • Mã số doanh nghiệp được tạo, gửi, nhận tự động bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thông tin đăng ký thuế và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin (tên, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật…), mã số doanh nghiệp không thay đổi.
  • Việc sử dụng sai hoặc cho mượn mã số thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
  • Cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý nhà nước và trao đổi thông tin về doanh nghiệp.
  • Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện.
  • Mã số địa điểm kinh doanh là mã số gồm 5 chữ số được cấp theo số thứ tự từ 00001 đến 99999. Mã số này không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh.
  • Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế do vi phạm pháp luật về thuế thì doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện không được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo công khai về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
  • Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày 01/11/2015 nhưng chưa được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế để được cấp mã số thuế 13 số, sau đó thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
  • Đối với các doanh nghiệp đã được thành lập và hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán, mã số doanh nghiệp là mã số thuế do Cơ quan thuế đã cấp cho doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ mã số doanh nghiệp và mã số thuế là yêu cầu cơ bản nhưng mang tính quyết định đối với hoạt động pháp lý và tài chính của doanh nghiệp. Nếu Quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến nội dung này, Công ty Luật TNHH Thái An luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)