Hiện nay, con dấu doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều cá nhân, tổ chức chưa nắm rõ các quy định pháp luật về các vấn đề liên quan đến con dấu doanh nghiệp như việc quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp như thế nào hay vai trò của con dấu doanh nghiệp ra sao? Để làm rõ các vấn đề trên, Công ty Luật Thái An sẽ tư vấn việc quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.


1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp là các văn bản pháp luật sau:

  • Luật doanh nghiệp năm 2020;
  • Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

2. Khái quát về con dấu của doanh nghiệp

Theo Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định con dấu của doanh nghiệp bao gồm:

  • Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu
  • Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

trong đó, theo quy định Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì:

6. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Hiện nay, các quy định pháp luật không có định nghĩa về con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể nhận biết con dấu của doanh nghiệp như sau: con dấu của doanh nghiệp là dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác thông qua mặt hình thức và nội dung của con dấu. Thông qua con dấu doanh nghiệp, chúng ta có thể nắm được một số thông tin của doanh nghiệp như tên doanh nghiệp hay mã số doanh nghiệp,…

===>>> Xem thêm: Con dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật

Quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp như thế nào?
Quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp như thế nào? – Nguồn ảnh: Internet

3. Quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp

3.1. Doanh nghiệp có quyền tự quyết đối với con dấu

Khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung mẫu con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

  • Tên doanh nghiệp;
  • Mã số doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 không đề cập đến vấn đề này. Luật cho phép doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung mẫu con dấu doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020)Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung con dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định của pháp luật.

Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. 

Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.

3.2. Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Quy định này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung, theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

===>>> Xem thêm: Quy định về Điều lệ công ty theo Luật Doanh nghiệp

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Ngoài ra, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Nhưng từ 01/01/2021, hai bên trong giao dịch chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

LƯU Ý: Việc sử dụng con dấu đối với những doanh nghiệp thành lập trước thời điểm Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực

  • Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015

Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp muốn làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc đã trả con dấu cho cơ quan công an thì doanh nghiệp được làm con dấu mới đồng thời doanh nghiệp phải thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

  • Đối với doanh nghiệp được thành lập sau ngày 01 tháng 07 năm 2015

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc thay đổi số lượng, hình thức, màu sắc con dấu thì có thể chủ động liên hệ với cơ sở khắc dấu để thực hiện. Trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp không cần phải Thông báo mẫu dấu mới và trả lại con dấu cũ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

  • Đối với doanh nghiệp được thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020 (từ ngày 01 tháng 01 năm 2021)

Doanh nghiệp sau khi khắc dấu xong, ban hành Quyết định sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

4. Thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp

Một trong những điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu doanh nghiệp đó là quy định doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Như vậy, từ 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Trên đây là phần tư vấn về quản lý, sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu con dấu doanh nghiệp của Công ty Luật Thái An.

Lưu ý:

Bài viết trên được các luật sư và chuyên viên pháp lý của Công ty Luật Thái An – Đoàn Luật sư TP. Hà Nội thực hiện phục vụ với mục đích phố biến kiến thức pháp luật cho cộng đồng hoặc nghiên cứu khoa học, không có mục đích thương mại.

Bài viết căn cứ các quy định của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, tại thời điểm Bạn đọc bài viết này, rất có thể các quy định pháp luật đã bị sửa đổi hoặc thay thế.

Để giải đáp pháp lý cho từng vụ việc, Bạn hãy liên hệ với Công ty Luật Thái An qua Tổng đài tư vấn pháp luật. Nếu bạn cần dịch vụ, Bạn để lại tin nhắn hoặc gửi thư tới contact@luatthaian.vn.

CÔNG TY LUẬT THÁI AN
Đối tác pháp lý tin cậy


Tác giả bài viết:

Luật sư Lê Văn Thiên – Phó giám đốc Công ty Luật Thái An

  • Thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam
  • Cử nhân luật Đại học Luật Hà Nội (tháng 6/2000)
  • Tốt nghiệp khóa đào tạo Học Viện Tư Pháp – Bộ Tư Pháp
    Thẻ Luật sư số 1395/LS cấp tháng 8/2010
  • Lĩnh vực hành nghề chính:
    * Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Thương mại, Đầu tư nước ngoài, Hôn nhân và gia đình, Đất đai;
    * Tố tụng và giải quyết tranh chấp: Dân sự, Hình sự, Bảo hiểm, Kinh doanh thương mại, Hành chính, Lao động
Contact Me on Zalo
1900633725
Yêu cầu dịch vụ

Gọi điện cho luật sư
Gọi cho luật sư

Tư vấn văn bản
Tư vấn văn bản

Dịch vụ trọn gói
Dịch vụ trọn gói