Cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Việc hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp:

• Hoàn tất việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định của pháp luật.
• Xác lập tư cách pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch.
• Bảo đảm tính hợp pháp của các giao dịch, hồ sơ và thủ tục hành chính do người đại diện theo pháp luật thực hiện.
• Hạn chế rủi ro phát sinh từ việc sử dụng thông tin người đại diện không còn hiệu lực.

2. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật: Hoàn thiện công tác bàn giao và quản trị nội bộ

Sau khi thay đổi người đại diện Doanh nghiệp nên:

• Thực hiện bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu, con dấu (nếu có), tài sản, quyền quản trị hệ thống và các công việc đang xử lý giữa người đại diện theo pháp luật cũ và người đại diện theo pháp luật mới.
• Rà soát Điều lệ công ty, quy chế quản trị, quy trình nội bộ và thẩm quyền ký kết để bảo đảm phù hợp với người đại diện theo pháp luật mới.
• Cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật tại ngân hàng, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội, giấy phép chuyên ngành và các hệ thống giao dịch điện tử có liên quan (nếu có).
• Thông báo việc thay đổi đến đối tác, khách hàng và các cơ quan, tổ chức liên quan khi cần thiết.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ bàn giao, quyết định, biên bản họp và các tài liệu nội bộ liên quan.

Căn cứ pháp lý: Điều 12 và Điều 13 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15.

3. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật: Về thuế và giao dịch

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp nên:

• Cập nhật thông tin người đại diện trên tài khoản giao dịch thuế điện tử, chữ ký số và các hệ thống khai thuế điện tử.
• Kiểm tra việc cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, hợp đồng, hồ sơ giao dịch và các tài liệu đang sử dụng.
• Rà soát các giấy ủy quyền còn hiệu lực để điều chỉnh hoặc ban hành mới (nếu cần), bảo đảm hoạt động điều hành không bị gián đoạn.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP, Nghị định số 114/2024/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

4. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật: Về hồ sơ cần lưu giữ

Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định và Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Hồ sơ bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ và quyền quản trị;
• Điều lệ, quy chế nội bộ đã cập nhật (nếu có);
• Hồ sơ điều chỉnh thông tin tại ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các cơ quan liên quan (nếu có).

5. Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật: Các mốc thời gian cần theo dõi

Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian và các việc cần làm sau:

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 30, Điều 12 và Điều 13 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15; Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

6. Một số rủi ro pháp lý cần lưu ý Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật Doanh nghiệp có thể gặp một số rủi ro sau:

• Chồng chéo thẩm quyền giữa người đại diện theo pháp luật cũ và mới.
• Hồ sơ, tài liệu, tài sản hoặc quyền quản trị chưa được bàn giao đầy đủ.
• Thông tin người đại diện chưa được cập nhật đồng bộ trên hợp đồng, ngân hàng, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử hoặc giấy phép chuyên ngành.
• Phát sinh vướng mắc trong quá trình điều hành hoặc tranh chấp về thẩm quyền ký kết.

Để hạn chế các rủi ro trên, doanh nghiệp nên hoàn tất việc bàn giao bằng văn bản, rà soát cơ chế phân quyền và cập nhật đồng bộ thông tin người đại diện trên toàn bộ hồ sơ, hệ thống và tài liệu giao dịch.

Công ty Luật Thái An sẵn sàng đồng hành

Trong quá trình hoạt động, Công ty Luật Thái An sẵn sàng hỗ trợ Quý Khách hàng:

• Rà soát cơ chế ký kết, phân quyền và quy trình quản trị nội bộ.
• Tư vấn quy trình bàn giao hồ sơ, tài liệu, tài sản và công việc quản lý.
• Kiểm tra tính phù hợp của Điều lệ, quy chế nội bộ và các văn bản quản trị doanh nghiệp.
• Hỗ trợ cập nhật thông tin tại ngân hàng, cơ quan nhà nước, giấy phép chuyên ngành và đồng hành xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Chúng tôi tin rằng việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện pháp lý trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Hãy tập trung phát triển kinh doanh, còn các vấn đề pháp lý hãy để Công ty Luật Thái An đồng hành cùng Quý Khách hàng.