Công ty Luật Thái An được thành lập năm 2007, khi thị trường dịch vụ pháp lý tại Việt Nam bắt đầu khởi sắc. Với bề dầy nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn pháp luật và Giải quyết tranh chấp kinh doanh, đầu tư, dân sự, đất đai, hôn nhân và gia đình Luật Thái An xứng đáng là điểm tựa pháp lý của khách hàng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tư vấn về tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.

 

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên:

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên là Luật Doanh nghiệp 2014.

2. Cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên là gì?

Hội đồng thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên là một hội đồng gồm tất cả các thành viên công ty. Hội đồng này là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty. Cuộc họp hội đồng thành viên sẽ diễn ra định kỳ theo quy định của điều lệ công ty, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

Cuộc họp hội đông thành viên là cuộc họp vô cùng quan trọng đối với một công ty TNHH hai thành viên trở lên. Cuộc họp này giúp hội đồng thành viên biểu quyết, thống nhất thông qua các nghị quyết, xác định phương hướng phát triển, kinh doanh của công ty mình. Quá trình tổ chức, chuẩn bị cho cuộc họp này do điều lệ công ty quyết định nhưng phải được đảm bảo tuân thủ theo thủ tục và quy định của pháp luật.

3. Chuẩn bị chương trình họp hội đồng thành viên

a)     Ai có thẩm quyền triệu tập cuộc họp hội đồng thành viên ?

Các thành phần sau đây có thẩm quyền triệu tập cuộc họp hội đồng thành viên:

  • Chủ tịch hội đồng thành viên có thẩm quyền triệu tập cuộc họp hội đồng thành viên.
  • Thành viên, nhóm thành viên bất kỳ sở hữu sở hữu một tỷ lệ vốn tối thiểu theo quy định của điều lệ công ty (thường là từ 10% trở lên) được quyền yêu cầu Chủ tịch hội đồng thành viên tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên. Nếu Chủ tịch hội đồng thành viên không thực hiện triệu tập họp hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó có quyền tự triệu tập cuộc họp hội đồng thành viên.

Như vậy cần lưu ý rằng những người giữ chức danh quản lý quan trọng khác trong công ty nhưng không sở hữu một tỷ lệ vốn tối thiểu theo quy định thì không có quyền triệu tập Hội đồng thành viên, dù trong công việc quản lý phát sinh các vấn đề cần phải được Hội đồng thành viên thông qua.

b)     Chuẩn bị nội dung của cuộc họp hội đồng thành viên

Chủ tịch hội đồng thành viên là người chịu trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu cho cuộc họp hội đồng thành viên.

Thành viên của hội đồng thành viên có quyền gửi văn bản kiến nghị, bổ sung thêm nội dung chương trình họp hội đồng thành viên .

Chủ tịch hội đồng thành viên có nghĩa vụ chấp thuận kiến nghị hợp lệ do thành viên gửi đến trụ sở chính của công ty và bổ sung vào chương trình họp hội đồng thành viên chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp hội đồng thành viên. Nếu kiến nghị được thành viên đưa ra ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

c)     Địa điểm tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên

Cuộc họp của hội đồng thành viên phải được diễn ra tại trụ sở chính của công ty, ngoài ra nếu công ty muốn tổ chức cuộc họp tại địa điểm khác thì phải được quy định tại Điều lệ của công ty.

d)     Cách thức mời các thành viên tham gia cuộc họp hội đồng thành viên

Để mời các thành viên tham gia cuộc họp hội đồng thành viên thì ban tổ chức cần chuẩn bị thông báo mời họp và tài liệu để gửi cho các thành viên theo quy định sau:

  • Ban tổ chức có thể thông báo mời họp hội đồng thành viên bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và phải gửi trực tiếp đến từng thành viên hội đồng thành viên. Trong nội dung thông báo mời họp phải đảm bảo xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.
  • Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng phải gửi chương trình và tài liệu họp cho thành viên công ty trước khi cuộc họp diễn ra. Đặc biệt những tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty thì phải được gửi đến các thành viên chậm nhất hai ngày kể từ ngày làm việc trước ngày họp. Còn lại các loại tài liệu khác thì thời hạn gửi trước do điều lệ công ty quy định.

4. Điều kiện và thể thức tiến hành họp hội đồng thành viên

Điều kiện để cuộc họp hội đồng thành viên được tiến hành là tổng tỷ lệ vốn góp của các thành viên tham gia cuộc họp phải đảm bảo ở mức do Điều lệ công ty quy định. Ở lần họp đầu tiên số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì cuộc họp mới được diễn ra.

Nếu cuộc họp thứ nhất không đủ điều kiện để tiến hành thì triệu tập họp lần thứ hai (trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất). Cuộc họp hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ.

Nếu cuộc họp thứ hai không đủ điều kiện để tiến hành thì triệu tập họp lần thứ ba (trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai). Khi đó cuộc họp không phụ thuộc số thành viên dự họp.

Cuộc họp hội đồng thành viên có thể được kéo dài không hoàn thành chương trình họp nhưng thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày.

5. Biên bản họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Các cuộc họp hội đồng thành viên bắt buộc phải được ghi nhận biên bản, ngoài ra  có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Biên bản họp hội đồng thành viên phải được hoàn thành và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Nội dung của biên bản phải đảm bảo các thông tin sau:

  • Thời gian và địa điểm cụ thể diễn ra cuộc họp;
  • Mục đích và chương trình triển khai của cuộc họp;
  • Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của các thành viên (hoặc người đại diện theo ủy quyền) dự họp và không dự họp;
  • Nội dung những vấn đề được thảo luận và biểu quyết trong cuộc họp; tóm tắt ý kiến phát biểu của các thành viên về từng vấn đề thảo luận;
  • Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành của các thành viên đối với từng vấn đề biểu quyết;
  • Các quyết định được Hội đồng thành viên thông qua;
  • Họ, tên, chữ ký xác nhận của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp.

Người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp sẽ phải cam kết chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp hội đồng thành viên.

6. Tóm lược tư vấn về vấn đề tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Họp hội đồng thành viên là một trong những công việc định kỳ mà công ty TNHH hai thành viên trở lên thường xuyên phải tổ chức. Do đó các thành viên của công ty cần phải nắm bắt và tuân thủ đầy đủ những quy định của pháp luật về việc triệu tập họp, chuẩn bị chương trình, tổ chức họp, điều kiện họp, biên bản họp hội đồng thành viên… để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. 

Trên đây là phần tư vấn về vấn đề tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên. Để được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp lý doanh nghiệp của Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

 

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Contact Me on Zalo