Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh. Việc thay đổi cần được thực hiện theo quy định của pháp luật về điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật, về thủ tục và hồ sơ.

BẠN HÃY XEM VIDEO NÀY ĐỂ HIỂU CÁC QUY ĐỊNH

VỀ THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT NHANH NHẤT!

Thay đổi người đại diện theo pháp luật như thế nào ? - nguồn: Luật Thái An

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là các văn bản pháp lý sau:

Luật doanh nghiệp 2020;
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký kinh doanh;
Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký kinh doanh.

2. Quy định của pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khái niệm về Người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định như sau:

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật..”

>>> Xem thêm: Người đại diện theo pháp luật công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân

Điều kiện để là người đại diện theo pháp luật

Tương tự như việc thành lập doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/công ty cũng phải không thuộc các trường hợp dưới đây:

Cán bộ, công chức, viên chức (theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức)
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam (trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp);
Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước (trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác);
Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc…

Lưu ý: Ngoài các trường hợp trên, doanh nghiệp/công ty có thể có quy định khác hoặc điều kiện riêng đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/công ty (thí dụ: phải có năng lực kinh nghiệm chuyên môn từ 05 năm trở lên, phải ở vị lãnh đạo công ty từ 01 năm trở lên, phải có văn bằng, chứng chỉ chuyên môn hoặc bằng cấp quản lý trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của công ty…).

Thay đổi người đại diện theo pháp luật — *Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật cần đáp ứng yêu cầu của pháp luật. – ảnh nguồn internet*

Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty như thế nào?

Khi đăng ký người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/công ty, ngoài thông tin cá nhân người đại diện, doanh nghiệp/công ty sẽ phải xác định chức danh cho người đại diện.

Dưới đây là những lưu ý về chức danh có thể đăng ký cho người đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp:

Giám đốc công ty hoặc Tổng Giám đốc công ty;
Chủ tịch Hội đồng quản trị (áp dụng cho công ty cổ phần);
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (áp dụng cho công ty cổ phần);
Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc (áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
Chủ tịch Hội đồng thành viên (áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
Chủ tịch công ty (áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên).
Hoặc các chức danh quản lý khác được quy định tại Điều lệ công ty.

Doanh nghiệp có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật ?

Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.”

Trước đây Luật Doanh nghiệp 2005 chỉ cho phép doanh nghiệp có 1 người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, Luật doanh nghiệp 2020 hiện hành cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có hơn 1 người đại diện theo pháp luật.

Đối với công ty cổ phần, trường hợp có 2 người đại diện theo pháp luật thì thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp có từ 3 người đại diện theo pháp luật trở lên thì người thứ ba có thể giữ các chức danh còn lại.

>>> Xem thêm: Người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp — *Doanh nghiệp có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật – ảnh: Luật Thái An*

Trách nhiệm của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác
Chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định nêu trên

Về sự hiện diện của người đại diện theo pháp luật của công ty

Vì người đại diện theo pháp luật có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nên pháp luật quy định người đại diện theo pháp luật cần phải luôn hiện diện, cụ thể là:

Doanh nghiệp phải bảo đảm có ít nhất 1 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật thì nếu phải liên tục vắng mặt tại Việt Nam, người đó phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người làm đại diện theo pháp luật.
Đối với doanh nghiệp chỉ có 1 người đại diện theo pháp luật: Trường hợp người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không làm ủy quyền cho người khác hoặc chết, mất tích, bị tạm giam, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, bị Tóa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề… thì Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị Công ty có quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Xử phạt hành chính khi vi phạm quy định về người đại diện theo pháp luật:

Pháp luật cũng quy định xử phạt hành chính từ 10 triệu đồng tới 15 triệu đồng trong một số trường hợp vi phạm các quy định về người đại diện theo pháp luật. Để hiểu rõ vấn đề này, mời các bạn đọc bài viết Xử phạt hành chính liên quan tới người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần và thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH có khác nhau ?

Nhiều người thắc mắc là thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần, công ty TNHH có gì khác nhau ? Chúng tôi xin trả lời: các bước thủ tục là như nhau, tuy nhiên hồ sơ thì khác nhau (chi tiết có ở phần dưới).

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Khi quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH hay công ty cổ phần thì có thể thay đổi một, vài người hoặc tất cả người đại diện theo pháp luật.

4. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gồm những gì?

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gồm những giấy tờ sau đây:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thông báo này làm theo mẫu do Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh nói chung và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nói riêng.

Bạn có thể tải mẫu tại:

https://drive.google.com/file/d/1OyvEB8ygd47v4M5qVPMyl_2LKFmmW5Pr/view?usp=sharing

Thông tin về người người đại diện theo pháp luật mới:

Bạn cần cung cấp bản sao hợp lệ (bản sao được chứng thực hoặc công chứng) một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty:

Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân
Hộ chiếu
Giấy phép lái xe

Quyết định về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật:

Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty thì phải có Quyết định và Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Tải Mẫu biên bản họp về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần của Đại hội đồng cổ đông tại:

https://drive.google.com/file/d/1I1lrSzUs6S9epl6-TLTg9CPteXkrj3li/view?usp=sharing

Tải Mẫu quyết định về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần của Đại hội đồng cổ đông tại:

https://drive.google.com/file/d/1LdaOaVJKESnERtC5E62BWB0OiNQuB9r0/view?usp=sharing

Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty thì phải có Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Tải Mẫu quyết định về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần của Hội đồng quản trị tại:

https://drive.google.com/file/d/1h-ydkPrg51L-hnWE30_a-GiUYTxtyDnG/view?usp=sharing

Tải Mẫu biên bản họp về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần của Hội đồng quản trị tại:

https://drive.google.com/file/d/1iXkzLCY4ak41OEsBqJoFl4pflGLq4Cdr/view?usp=sharing

Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì hồ sơ cần có quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Tải Mẫu biên bản họp về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên tại:

https://drive.google.com/file/d/1Ms7aMljBjBWxoda5U6_MV0NoODx9AlHH/view?usp=sharing

Tải Mẫu quyết định về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên tại:

https://drive.google.com/file/d/1eEiQ2A-WO3wXOZiKxpzE5zef6uFu35FL/view?usp=sharing

Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên

Nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên thì hồ sơ cần có Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Tải Mẫu quyết định về việc thay đổi người người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần tại:

https://drive.google.com/file/d/15rJsznYiVZud4cz0uwB-RPaLJ57kyi4g/view?usp=sharing

Số lượng hồ sơ thay đổi người người đại diện theo pháp luật:

Số lượng hồ sơ thay đổi người người đại diện theo pháp luật là 01 bộ.

5. Các bước thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì ?

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gồm 3 bước sau đây:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật đến Phòng Đăng ký kinh doanh, nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Khi nhận hồ sơ thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận xác nhận đã nhận hồ sơ của doanh nghiệp.
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ, thông báo kết quả thay đổi người đại diện theo pháp luật:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ mà cần bổ sung, chỉnh sửa Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo cho doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ vẫn không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ từ chối và nêu rõ lý do.

các bước thay đổi người đại diện theo pháp luật — *3 bước thay đổi người đại diện theo pháp luật – ảnh: Luật Thái An*

Lưu ý:

Đối với việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cần làm 2 thủ tục:

Thủ tục 1: Thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch đầu tư, nơi doanh nghiệp có dự ấn đầu tư, bao gồm:
- Văn bản đề nghị điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư
- Biên bản về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
- Một bản sao công chứng Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp
- Hộ chiếu công chứng của Người đại diện theo pháp luật mới
- Xác nhận cư trú/ thẻ tạm trú công chứng của Người đại diện mới
Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, trả Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Sở kế hoạch đầu tư giải quyết hồ sơ
Sở kế hoạch đầu tư trả lời chấp thuận điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
Trường hợp cần bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ hoặc từ chối: Sở kế hoạch và đầu tư ra thông báo hoặc trả lời bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do.

Thủ tục 2: Thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục này như đã nêu trên.

>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty vốn nước ngoài

6. Thời gian xem xét hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật là bao lâu ?

Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư sẽ xem xét hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật trong vòng 3 ngày làm việc, tính từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.

7. Lệ phí thay đổi người đại diện theo pháp luật

Nếu bạn thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại trụ sở Sở Kế hoạch Đầu tư thì lệ phí nhà nước là 100.000 đ.

Nếu bạn thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng (tức là qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp) thì được miễn lệ phí này.

Lưu ý: Đối với các thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục qua mạng.

*Đại hội đồng cổ đông có thể quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần.*

8. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Luật Thái An như thế nào?

Công ty Luật Thái An cung cấp dịch vụ trọn gói thay đổi người đại diện theo pháp luật, cụ thể như sau:

a. Nội dung dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Công ty Luật Thái An™ cung cấp các dịch vụ sau:

Tư vấn luật miễn phí trước khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, (như điều kiện để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp…);
Tư vấn về trình tự, thủ tục và hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật theo đúng quy định của pháp luật;
Thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Theo dõi việc xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Nộp lệ phí liên quan;
Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định;
Nhận và giao kết quả dịch vụ cho khách hàng;
Tư vấn cho khách hàng các công việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

b. Thời gian thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Đối với công ty chỉ có vốn đầu tư trong nước: Thời gian thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật là 03 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.

Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài: Thời gian thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật là 20 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ.

c. Kết quả của dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Kết quả của dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật mà chúng tôi cung cấp cho khách hàng gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư mới (Trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Biên lại nộp lệ phí công bố
Văn bản tư vấn các công việc khách hàng cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật.