Thành lập văn phòng đại diện

Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, bao gồm thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, ngày một tăng. Đây là một thủ tục không quá phức tạp nhưng cũng không hề đơn giản đối với những người không có kiến thức pháp luật.

Chúng tôi xin hướng dẫn việc thành lập văn phòng đại diện sau đây:

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh văn phòng đại diện

• Đối với Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam: 
  • Luật Doanh nghiệp 2020
  • Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
  • Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
• Đối với Văn phong đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
  • Luật Thương mại 2005
  • Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

2. Khái niệm của “Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam” và “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam”

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam là gì? 

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, được thành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở tại Việt Nam
• Doanh nghiệp Việt Nam bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
• Thương nhân nước ngoài: Thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận (theo quy định tại Điều 16, Luật Thương mại năm 2005)
• Thương nhân nước ngoài bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định này, thương nhân không chỉ giới hạn là tổ chức (theo quy định tại Điều 6 Luật Thương mại năm 2005.

3. Đặc điểm của Văn phòng đại diện

• Không thực hiện những hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, chủ yếu thực hiện xúc tiến thương mại.
• Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền.
• Chỉ ký kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…
• Đối với thuế thu nhập cá nhân thì văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
• Đối với thuế môn bài: trường hợp văn phòng đại diện có chức năng đại diện, tiếp thị, không có chức năng sản xuất, kinh doanh thì không phải đóng loại thuế này.
• Đối với việc sử dụng hóa đơn: do không có thu nhập từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ nên không cần phát hành, sử dụng hóa đơn.

===>>> Xem thêm: Tại sao nên thành lập văn phòng đại diện ?

4. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần hiểu rõ các quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện để xác định rõ mục tiêu của văn phòng đại diện sắp thành lập.

Ngoài ra, trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.

Nếu tuân thủ hoặc tuân thủ không đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh.

Cần lưu ý là quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam không hoàn toàn giống với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (hay còn gọi là văn phòng đại diện công ty nước ngoài).

===>>> Xem thêm: Các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

5. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung là khá đơn giản so với việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Để thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty;
• Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là:
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”, thí dụ nếu công ty cổ phần Rạng Đông thành lập văn phòng đại diện thì tên của văn phòng đó là “Văn phòng đại diên Công ty cổ phần Rạng Đông”.
• Ngoài ra, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp, đó là:
  • không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
  • không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó
  • không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
• Khi làm biển hiệu văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Văn phòng đại diện phải có trụ sở, và trụ sở này phải tuân thủ quy định của pháp luật. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

===>>>Xem thêm:  Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải đặt tên như thế nào ?

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• • Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  • Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
  • Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

===>>> Xem thêm: Các vấn đề pháp lý về chi nhánh, văn phòng đại diện

6. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

a. Lưu ý về tên khi thành lập văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện cũng là một vấn đề cần lưu ý bởi nếu không tuân thủ quy định về tên văn phòng đại diện thì bạn sẽ không được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận để thành lập.

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” .
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

===>>> Xem thêm: Quy định về đặt tên văn phòng đại diện

b. Lưu ý về con dấu khi thành lập văn phòng đại diện

Pháp luật hiện hành không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu. Việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của chủ thể có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc điều lệ doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết văn phòng đại diện đều có con dấu bởi đem lại sự thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Để được coi là hợp pháp, con dấu của văn phòng đại diện phải đảm bảo về hình thức, nội dung, thẩm quyền ban hành theo quy định về con dấu văn phòng đại diện.

===>>> Xem thêm: Con dấu của văn phòng đại diện

7. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các tài liệu sau đây:

• Thông báo về việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT);
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp của Hội đồng thành viên
  • Đối với Công ty TNHH 1 thành viên (Biên bản họp của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty)
  • Đối với Công ty Cổ phần: Biên bản họp của Hội đồng quản trị đối
  • Đối với Công ty hợp danh: Biên bản họp của các thành viên hợp danh
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (căn cước công dân/CMND/hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư 01/2021TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu của Bộ Công thương) do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Quyết định của thương nhân nước ngoài về việc cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính (có kiểm toán) hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp;
• Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; hoặc bản sao CMND/căn cước công dân (nếu là công dân Việt Nam);
• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật có liên quan.

===>>> Xem ngay: Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

LƯU Ý:

• Các giấy tờ do tổ chức, cơ quan nước ngoài cấp phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực  theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

8. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho cơ quan có thẩm quyền

• Đối với việc Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam: Đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.
• Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Thương nhân nước ngoài (Công ty nước ngoài) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công thương tại nơi tỉnh, thành phố dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
• Lưu ý: Đối với việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là “khu công nghiệp”): Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ thiếu hay chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung như sau:

Thời hạn là 03 ngày, kể từ ngày nhận nộp hồ sơ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung.

Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được quy định là tối đa 01 lần trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

• Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.
  • 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước
  • 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài.
• Trường hợp cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp phép thì ra thông báo, trong đó phải ghi rõ lý do.
• Lưu ý: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết WTO của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

===>>> Xem ngay: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói

Bước 4: Thực hiện một số thủ tục khác sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hoàn thành thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh như trên, công ty sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện; Đăng ký mua chữ ký số và lập biển hiệu của văn phòng đại diện.

9. Hiệu đính Giấy phép thành lập văn phòng đại diện 

Hiệu đính giấy phép thành lập văn phòng đại diện là việc chỉnh sửa những thông tin sai sót trên Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, được thực hiện sau khi đã hoàn thành xong thủ tục đăng ký văn phòng đại diện mà phát hiện lỗi sai về mặt hình thức cũng như nội dung thì có thể tiến hành thủ tục hiệu đính thông tin.

Trường hợp văn phòng đại diện phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký thì gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị là chính xác.

===>>> Xem thêm: Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc hiệu đính nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện đến văn phòng đại diện và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo.

10. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy phép thành lập văn phòng đại diện / Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, kèm theo thông báo phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng, ngoài hai loại giấy tờ tại mục 1 và 2 nêu trên, kèm theo hồ sơ phải có bản sao giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp.

===>>> Xem thêm: Điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

• Bước 3:  Giải quyết hồ sơ

Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

===>>> Xem thêm: Thay đổi địa chỉ chi nhánh

11. Cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện / Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• • Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
  • Hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
  • Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người thực hiện thủ tục.

• Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

===>>> Xem thêm: Cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh nhận Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và xem xét cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện mới có thời hạn giống với thời hạn được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trước đó.

12. Thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện / Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Theo quy định : của pháp luật, nếu vi phạm trong 3 trường hợp sau sẽ bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

• Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo

Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động có thể khi thành lập mới hoặc khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Nếu các thông tin, nội dung kê khai bị cơ quan chức năng phát hiện là giả mạo thì sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế

Khi văn phòng đại diện ngừng hoạt động thì việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền biết đến là nghĩa vụ của văn phòng đại diện, doanh nghiệp đó. Vì vậy, nếu văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế.

===>>> Xem thêm: Thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

13. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Khi vi phạm quy định trong những trường hợp nhất định, cho dù là văn phòng đại diện trong nước hay nước ngoài đều buộc phải chấm dứt hoạt động. Cụ thể như sau:

Theo khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Theo quyết định của chính doanh nghiệp;
• Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo điều 35, Nghị định số 07/2006/NĐ-CP các trường hợp chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ (nơi thương nhân đó được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh).
• Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
• Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2006/NĐ-CP.
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định 07/2006/NĐ-CP.

===>>> Xem ngay: Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

14. Thời gian hiệu lực của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

===>>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

15. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Công ty Luật Thái An

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Thái An bao gồm các công việc sau:

• Tư vấn luật miễn phí trước khi thành lập văn phòng đại diện
• Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu liên quan
• Soạn thảo hồ sơ Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (đối với doanh nghiệp trong nước) hoặc hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
•  Thay mặt khách hàng:
  • Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương hoặc Ban quản lý Khu công nghiệp (tùy từng trường hợp)
  • Theo dõi việc xử lý hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
  • Bổ sung hồ sơ (nếu có)
  • Nhận kết quả thủ tục hành chính
  • Nộp phí, lệ phí liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện
  • Khắc dấu và nhận thông báo mẫu dấu
  • Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu tại phòng cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội PC64 – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
  • Đăng ký mã số thuế (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
  • Đăng bố cáo thành lập văn phòng đại diện

===>>> Xem thêm: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh 

Kết quả dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Khi hoàn thành dịch vụ, khách hàng sẽ nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Dấu tròn của văn phòng đại diện
• Biển văn phòng đại diện
• Bố cáo thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật
• Giấy chứng nhận sử dụng con dấu (đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài)
• Thông báo hoặc đăng ký sử dụng con dấu của văn phòng đại diện

Lý do khách hàng lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Công ty luật Thái An

• Được tư vấn luật miễn phí trước khi thành lập
• Dịch vụ trọn gói, hồ sơ thủ tục nhan gọn
• Phí dịch vụ thấp, không phát sinh chi phí
• Được giảm tới 20% phí dịch vụ cho các công việc tiếp theo
• Các lợi ích khác

Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Công ty Luật Thái An để được hỗ trợ kịp thời!