Thành lập văn phòng đại diện

Công ty Luật Thái An™ tự hào có đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm với kiến thức pháp lý chuyên sâu về doanh nghiệp, đầu tư, kinh doanh. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho các doanh nghiệp Việt Nam cũng như doanh nghiệp có vốn nước ngoài (thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài hoặc văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phức tạp hơn). Khách hàng sẽ được hưởng dịch vụ trọn gói, thủ tục hồ sơ nhanh gọn, chi phí thấp.

--> ĐỂ YÊU CẦU DỊCH VỤ, QUÝ KHÁCH VUI LÒNG GỬI TIN NHẮN, ĐIỀN FORM BÊN DƯỚI.
--> QUÝ KHÁCH MUỐN TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ ĐƯỢC HỖ TRỢ KỊP THỜI: HÃY GỌI TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT

--> Quý khách hàng vui lòng truy cập các đường dẫn sau để có thông tin hữu ích:

BẢNG GIÁ DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ KINH DOANH

QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ


Mục lục tóm tắt

I. Văn phòng đại diện công ty là gì?

Doanh nghiệp có quyền lập Văn phòng đại diện (VPĐD) tại các tỉnh, thành phố tại Việt Nam và/hoặc nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện có các đặc điểm sau đây:

  • Không thực hiện những hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, chủ yếu thực hiện xúc tiến thương mại.
  • Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền.
  • Chỉ ký kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…
  • Đối với thuế thu nhập cá nhân thì văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
  • Đối với thuế môn bài: trường hợp văn phòng đại diện có chức năng đại diện, tiếp thị, không có chức năng sản xuất, kinh doanh thì không phải đóng loại thuế này.
  • Đối với việc sử dụng hóa đơn: do không có thu nhập từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ nên không cần phát hành, sử dụng hóa đơn.

II. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Ngay từ khi thành lập văn phòng đại diện, bạn cần hiểu rõ các quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện để xác định rõ mục tiêu của văn phòng đại diện sắp thành lập. Trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp có nghĩa vụ luôn tuân thủ các quy định của pháp luật về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.

Nếu tuân thủ hoặc tuân thủ không đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh.

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, vui lòng đọc bài viết Các quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.

III. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty có vốn trong nước tại Việt Nam nhìn chung là khá đơn giản so với việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài (còn gọi là Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài).

a. Để thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn trong nước cần thỏa mãn các điều kiện sau đây:

  • Ngành, nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty;
  • Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là:
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.
  • Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện”, thí dụ nếu công ty cổ phần Rạng Đông thành lập văn phòng đại diện thì tên của văn phòng đó là “Văn phòng đại diên Công ty cổ phần Rạng Đông”.
  • Ngoài ra, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp, đó là:
    • không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký
    • không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó
    • không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
  • Khi làm biển hiệu văn phòng đại diện thì tên văn phòng đại diện phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng đối với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
  • Văn phòng đại diện phải có trụ sở, và trụ sở này phải tuân thủ quy định của pháp luật.

b. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài):

Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, quy đinh như sau:

  • Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
  • Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

  • Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

  • Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

IV. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

a. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn trong nước bao gồm các tài liệu sau đây:

  • Thông báo lập văn phòng đại diện;
  • Bản sao quyết định thành lập;
  • Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
  • Bản sao Thẻ căn cước công dân/CMND/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
thanh-lap-van-phong-dai-dien
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

b. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài/ Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm các tài liệu sau:

  •  Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu);
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  • Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; hoặc bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là công dân Việt Nam);
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật có liên quan.

LƯU Ý:

  • Các giấy tờ do tổ chức, cơ quan nước ngoài cấp phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực  theo quy định của pháp luật Việt Nam
  • Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

V. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

a) Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho cơ quan có thẩm quyền

  • Đơn vị nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện: Đối với việc thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước.
  • Thương nhân nước ngoài (công ty nước ngoài) nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công thương tại nơi tỉnh, thành phố dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: Đối với trường hợp văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (thương nhân nước ngoài).

b) Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ thiếu hay chưa hợp lệ thì yêu cầu bổ sung. Thời hạn là ba ngày kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được quy định là tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

c) Bước 3: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương ra quyết định cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền từ chối cấp phép thì trong thông báo phải ghi rõ lý do.

Theo quy định của pháp luật, thời hạn đối với việc này là không quá bẩy ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

VI. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Công ty Luật Thái An

1. Nội dung dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:

  • Tư vấn luật trước khi thành lập văn phòng đại diện
  • Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu liên quan
  • Soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) – hồ sơ thành lập VPĐD
  • Thay mặt khách hàng:
    • Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Công thương
    • Theo dõi việc xử lý hồ sơ, bổ sung hồ sơ (nếu có)
    • Nhận kết quả thủ tục hành chính
    • Nộp phí, lệ phí liên quan đến đăng ký doanh nghiệp
    • Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu
    • Đăng bố cáo thành lập VPĐD

2. Thời gian giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Thời gian giải quyết hồ sơ thuộc thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước: 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

Thời gian giải quyết hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài: 07 ngày làm việc, kể từ ngày hồ sơ hợp lệ.

3. Kết quả dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:

Khi hoàn thành dịch vụ, khách hàng sẽ nhận được:

  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
  • Dấu tròn của văn phòng đại diện
  • Biển văn phòng đại diện
  • Bố cáo thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật
  • Thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện

Công ty Luật Thái An chuyên thực hiện các dịch vụ tư vấn luật doanh nghiệp, luật đầu tư, bao gồm dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệpthay đổi đăng ký kinh doanh. Nếu khách hàng còn thắc mắc về thủ tục, quy trình dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn tận tình và hiệu quả nhất.


Tác giả bài viết:

Luật sư Nguyễn Thị Huyền
Thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam
Cử nhân luật Đại học Luật Hà Nội (tháng 6/2000)
Tốt nghiệp khóa đào tạo Học Viện Tư Pháp – Bộ Tư Pháp
Thẻ Luật sư số 6459/LS cấp tháng 7/2011
Lĩnh vực hành nghề chính:
* Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Đầu tư nước ngoài, Lao động, Dân sự, Hôn nhân và gia đình, Đất đai;
* Tố tụng: Dân sự, Kinh doanh thương mại, Hành chính, Lao động