Mã số mã vạch: Các quy định cần biết!

Một doanh nghiệp muốn kinh doanh phát đạt, quản lý hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả không thể không dùng đến hệ thống mã số mã vạch. Mã số mã vạch được dùng để nhận dạng hàng hàng hóa, dịch vụ. Vậy có bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch không? Và nó có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Luật Thái An sẽ chia sẻ một số quy định về mã số mã vạch cho quý bạn đọc trong bài viết sau đây.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về mã số mã vạch

2. Mã số mã vạch là gì?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN quy định về mã số mã vạch như sau:

  • Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.
  • Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.
mã số mã vạch
Mã số mã vạch giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả – ảnh: internet

3. Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch?

Trong mỗi quốc gia, các doanh nghiệp, các nhà cung cấp sẽ thuận lợi khi quản lý, phân phối; biết được xuất xứ, nguồn gốc của mỗi loại sản phẩm.

Trong giao lưu thương mại quốc tế, các nhà sản xuất, các nhà cung cấp tránh được các hiện tượng gian lận thương mại, bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng; sản phẩm hàng hóa có thể lưu thông trôi nổi toàn cầu mà vẫn biết được lai lịch của nó cũng như đảm bảo độ chính xác về giá cả và thời gian giao dịch rất nhanh.

Trong giao dịch mua bán, kiểm soát được tên hàng, mẫu mã, quy cách, giá cả xuất, nhập kho hàng không bị nhầm lẫn và nhanh chóng, thuận tiện.

Tại Việt Nam, Chính phủ đã giao cho Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước về EAN-VN. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là đại diện của EAN-VN và là thành viên chính thức của EAN quốc tế. Việc đăng ký và cấp mã số – mã vạch cho các doanh nghiệp để gắn trên các sản phẩm đều do cơ quan Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý, phân phối cho các tổ chức hợp pháp khác thực hiện hoặc cấp trực tiếp cho doanh nghiệp.

4. Có bắt buộc đăng ký mã số mã vạch hay không?

Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch cho hàng hóa, dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hoặc không sử dụng mã số, mã vạch để in trên hàng hóa, điều này phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

5. Đăng ký mã số mã vạch trong nước như thế nào ?

a. Cơ quan có thẩm quyền cấp mã số mã vạch

Căn cứ Điều 32 Nghị định số 119/2017/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã lựa chọn in mã số, mã vạch trên sản phẩm của công ty mình thì bắt buộc phải đăng ký với Tổng cục Đo lường Chất lượng Bộ Khoa học và Công nghệ. Trường hợp sử dụng nhưng không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền doanh nghiệp có thể  bị phạt hành chính từ 2 triệu đến 100 triệu, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

b. Các đối tượng được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Khi có yêu cầu, Tổng cục Đo lường Chất lượng Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức, cá nhân chưa đăng ký sử dụng mã số, mã vạch;

Tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch có nhu cầu đăng ký cấp mới trong các trường hợp sau:

  • Đã sử dụng hết quỹ mã số được cấp;
  • Đăng ký bổ sung mã GLN;
  • Bị thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch nhưng đã đủ điều kiện cấp lại theo quy định pháp luật;
  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch hết thời hạn hiệu lực.

Thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho các tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch và Giấy chứng nhận còn thời hạn hiệu lực nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin về tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân.

c. Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Bước 1: Nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, thực hiện theo quy định tại Điều 19c Nghị định 132/2008/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 9 Điều 1 Nghị định 74/2018/NĐ-CP.

Hồ sơ gồm:

  • Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch; hoặc Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Tổ chức, cá nhân nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thường trực về mã số, mã vạch. Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền xem xét

Trường hợp cấp mới: 

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục kèm theo Nghị định này;

Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

Trường hợp cấp lại giấy chứng nhận:

Giấy chứng nhận được cấp lại áp dụng đối với trường hợp tổ chức, cá nhân có giấy chứng nhận còn hiệu lực nhưng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân;

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch chịu trách nhiệm cấp lại giấy chứng nhận cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp không đáp ứng yêu cầu, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do;

Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận ghi theo thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận đã được cấp.

6. Đăng ký mã số mã vạch nước ngoài như thế nào ?

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tiến hành nhập khẩu hàng hóa từ nhiều quốc gia khác nhau. Khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa thi có thể đã có chứa mã số mã vạch của quốc gia nơi sản xuất. Doanh nghiệp muốn sử dụng nó kinh doanh trên thị trường thì doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Mọi hành vi sử dụng mã số mã vạch trái phép đều bị xử phạt theo đúng quy định của pháp luật.

Đăng ký mã số mã vạch
Các doanh nghiệp đều có thể đăng ký mã số mã vạch – Ảnh minh họa: Internet.

Để đăng ký mã số mã vạch nước ngoài thì bạn cần thực hiện thủ tục xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch bao gồm các bước sau:

a. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài:

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài gồm có:

  • Đơn đề nghị xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 15 và Mẫu số 16 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP;
  • Đối với xác nhận sử dụng mã số nước ngoài: Bản sao bằng chứng phía đối tác nước ngoài ủy quyền cho tổ chức được quyền sử dụng mã số, mã vạch dưới hình thức thư, hợp đồng ủy quyền, bằng chứng chứng minh đơn vị ủy quyền sở hữu hợp pháp mã số ủy quyền, danh mục sản phẩm tương ứng với mã ủy quyền…;
  • Đối với xác nhận ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch: Bản sao hợp đồng hoặc thư ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch kèm danh mục sản phẩm tương ứng mã số ủy quyền.

b. Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài:

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu xác nhận sử dụng mã số nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch lập 01 bộ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Tổng Cục Chất lượng và Đo lường thuộc Bộ Khoa học Công nghê. Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện, nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

c. Cấp Giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài và ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức theo quy định tại Mẫu số 17 và Mẫu số 18 Phụ lục ban hành kèm theo .

7. Có được chuyển nhượng, sử dụng mã số mã vạch hay không ?

Tổ chức/doanh nghiệp không được phép chuyển nhượng mã số mã vạch đã được cấp cho tổ chức/doanh nghiệp khác.

Khi muốn ủy quyền cho cơ sở liên doanh hoặc gia công chế biến sản phẩm của mình sử dụng mã số mã vạch của mình để in trên sản phẩm liên doanh sản xuất hoặc theo hợp đồng gia công chế biến, Tổ chức/doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền. Văn bản ủy quyền có thể là thư ủy quyền, hợp đồng sử dụng hoặc các hình thức ủy quyền khác có xác nhận của Tổng cục đo lường chất lượng.

8. Có thể tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch hay không ?

Khi muốn sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm của mình thì doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng mã số mã vạch. Trong trường hợp doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch thì phải làm hồ sơ xin tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch.

Hồ sơ gồm:

  • Công văn xin ngừng sử dụng mã số mã vạch.
  • Quyết định (hoặc bằng chứng) giải thể của doanh nghiệp (nếu có).
  • Bằng chứng chứng minh đã hoàn tất các khoản phí cho đến thời điểm xin ngừng sử dụng mã số mã vạch.
  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cũ đã được cấp.

Bận cần nộp hồ sơ tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, hoặc gửi qua đường bưu điện.

Sau khi nộp hồ sơ tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch hợp lệ, mã số mã vạch được Tổng cục tiêu chuẩn – đo lường – chất lượng thu hồi. Doanh nghiệp không còn các quyền và nghĩa vụ liên quan đến mã số mã vạch đó nữa.

Sau khi thu hồi mã số mã vạch, các sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mã số mã vạch đã trả lại cho Tổng cục sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Khi thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch thì tổ chức/doanh nghiệp không mất lệ phí.

9. Vi phạm quy định về mã số mã vạch có bị phạt không ?

Sau khi một tổ chức/doanh nghiệp đăng ký mã vạch thành công thì tổ chức/doanh nghiệp đó có nghĩa vụ sử dụng mã số mã vạch theo các quy định của pháp luật. Khi vi phạm các quy định đó, Nhà nước sẽ áp dụng biện pháp xử phạt hành chính hoặc thu hồi mã số mã vạch đã cấp, tùy theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm, theo quy định tại Nghị định số 119/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Các mức phạt như sau:

Mức phạt tiền từ 2 triệu VNĐ đến 5 triệu VNĐ áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch sau đây:

  • Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
  • Không làm thủ tục gia hạn khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;
  • Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
  • Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;
  • Không thông báo bằng văn bản, kèm tài liệu chứng minh việc được sử dụng mã số nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng mã số nước ngoài cho sản phẩm, hàng hóa sản xuất, gia công hoặc bao gói tại Việt Nam;
  • Không khai báo thông tin trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia; khai báo thông tin trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế của thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN;
  • Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.

Mức phạt tiền từ 4 triệu VNĐ đến 6 triệu VNĐ áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch sau đây:

  • Sử dụng mã số mã vạch có đầu mã Quốc gia Việt Nam (893) mà chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp quyền sử dụng mã số mã vạch;
  • Sử dụng mã số mã vạch đã bị thu hồi;
  • Bán, chuyển nhượng mã số mã vạch đã được cấp.

Mức phạt tiền từ 10 triệu VNĐ đến 20 triệu VNĐ áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch sau đây:

  • Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài để in trên sản phẩm, hàng hóa sản xuất, gia công, bao gói, sang chiết tại Việt Nam mà chưa được cơ quan nước ngoài có thẩm quyền hoặc tổ chức sở hữu mã số mã vạch đó cho phép bằng văn bản;
  • Sử dụng các dấu hiệu gây nhầm lẫn với mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế.
Sử dụng mã số mã vạch sai quy định có thể bị phạt tới 50 triệu đồng
Sử dụng mã số mã vạch sai quy định có thể bị phạt tới 50 triệu đồng – Nguồn ảnh minh họa: Internet

Mức phạt tiền từ 20 triệu VNĐ đến 50 triệu VNĐ áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch sau đây:

  • Cung cấp hoặc sử dụng nguồn dữ liệu về mã số mã vạch không đúng với nguồn dữ liệu mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế;
  • Cung cấp thông tin sai lệch về chủ sở hữu hoặc đối tượng sử dụng mã số mã vạch GS1 hợp pháp;
  • Phát triển và cung cấp các dịch vụ, giải pháp, ứng dụng dựa trên nền tảng mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.

Phạt tiền đối với hành vi buôn bán hàng hóa vi phạm quy định về mã số mã vạch:

  • Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị đến 10 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 1 triệu VNĐ đến 2 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 10 triệu VNĐ đến 20 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 2 triệu VNĐ đến 3 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 20 triệu VNĐ đến 30 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 3 triệu VNĐ đến 5 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 30 triệu VNĐ đến 50 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 5 triệu VNĐ đến 7 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 50 triệu VNĐ đến 70 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 7 triệu VNĐ đến 10 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 70 triệu VNĐ đến 100 triệu VNĐ;
  • Phạt tiền từ 10 triệu VNĐ đến 15 triệu VNĐ trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị trên 100 triệu VNĐ.

Ngoài việc phải nộp phạt, tổ chức/doanh nghiệp còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

  • Buộc thu hồi sản phẩm, hàng hóa và loại bỏ mã số mã vạch vi phạm trên hàng hóa, bao bì, phương tiện kinh doanh, vật phẩm đối với vi phạm quy định tại các khoản 2 và 3 Điều này;
  • Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện vi phạm.

 

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về các quy định liên quan tới mã số mã vạch. Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp luật của Công ty Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

Nguyễn Văn Thanh
Bài viết mới nhất của Nguyễn Văn Thanh (Xem tất cả)