Hội nghị nhà chung cư: Quy định mới nhất theo Luật Nhà ở 2023
Hội nghị nhà chung cư là hội nghị có quyền quyết định các vấn đề trong quản lý chúng cư, giúp đảm bảo các quyền lợi của cư dân sinh sống tại chung cư, đảm bảo cuộc sống ổn định, an toàn và bền vững. Vậy pháp luật quy định như thế nào về hội nghị nhà chung cư? Mời bạn tìm hiểu cùng Công ty Luật Thái An qua bài viết dưới đây.
1. Hội nghị nhà chung cư là gì ?
Theo quy định tại điều 145 Luật Nhà ở 2023 thì Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư bao gồm chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư.
Hội nghị nhà chung cư phải tổ chức họp để quyết định các vấn đề quan trọng của nhà chung cư (chi tiết bên dưới).
2. Hình thức họp Hội nghị nhà chung cư
Hình thức họp là họp trực tiếp; trường hợp do dịch bệnh, thiên tai không thể họp trực tiếp thì có thể tổ chức họp trực tuyến hoặc kết hợp họp trực tiếp và họp trực tuyến.
3. Nội dung họp Hội nghị nhà chung cư
Nội dung họp Hội nghị nhà chung cư là khác nhau trong hai trường hợp: nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và nhà chung cư có một chủ sở hữu.
a. Nội dung họp Hội nghị nhà chung cư có NHIỀU chủ sở hữu
Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư quyết định các vấn đề sau đây:
- Đề cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức thù lao của thành viên Ban quản trị nhà chung cư và chi phí khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
- Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và việc sử dụng kinh phí bảo trì; đối với nhà chung cư quy định tại khoản 4 Điều 155 của Luật này mà trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ nhà chung cư các bên không có thỏa thuận về việc phân chia tỷ lệ kinh phí bảo trì thì Hội nghị nhà chung cư xem xét, quyết định việc phân chia tỷ lệ kinh phí này;
- Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp không còn chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở hoặc chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;
- Thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
- Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
- Nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
b. Nội dung họp Hội nghị nhà chung cư có MỘT chủ sở hữu
Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn đề quy định các vấn đề sau:
- Đề cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức thù lao của thành viên Ban quản trị nhà chung cư và chi phí khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
- Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
Trường hợp nhà chung cư thuộc tài sản công, Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn sau:
- Thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức thù lao của thành viên Ban quản trị nhà chung cư và chi phí khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
- Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
3. Tổ chức Hội nghị nhà chung cư
Hội nghị nhà chung cư lần đầu là hội nghị quan trọng được tổ chức để bầu ra Ban quản trị nhà chung cư. Sau đó thì Hội nghị nhà chung cư sẽ họp thường niên.
Pháp luật có những quy định rất chặt chẽ về việc này. Căn cứ pháp lý là Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD
a. Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Điều kện tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu
- Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;
- Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.
Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện về số người tham dự. Căn cứ Khoản 2 Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD thì:
- Phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị nhà chung cư;
- Đối với Hội nghị của cụm nhà chung cư: phải đảm bảo số lượng đại diện chủ sở hữu đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua tham dự; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định về Hội nghị chung cư lần đầu của tòa nhà chung cư.
Ai chịu trách nhiệm tổ chức Hội nghị chung cư lần đầu ?
Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho Hội nghị nhà chung cư chính thức.
Chủ đầu tư phải kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu căn hộ.
Nội dung Hội nghị chung cư lần đầu ?
Nội dung chuẩn bị tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc quy định tại Khoản 3 Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD như sau:
- Dự thảo quy chế họp Hội nghị nhà chung cư;
- Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư mà chủ đầu tư đã xây dựng nếu có đề xuất sửa đổi;
- Bầu Ban quản trị, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo quy định, đề xuất số lượng thành viên Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, dự kiến cơ cấu Ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị); dự kiến kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị.
- Dự thảo quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
- Đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ đầu tư không đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư nhưng không tham gia quản lý vận hành;
- Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa và các dịch vụ khác (nếu có);
- Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo để Hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua.
b. Hội nghị nhà chung cư thường niên
Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần với điều kiện tổ chức tùy theo nội dung cần Hội nghị nhà chung cư quyết định theo quy định tại Điều 17 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD. Cụ thể như sau:
Hội nghị chung cư thường niên quyết định vấn đề | Điều kiện tổ chức |
– Thông qua báo cáo của Ban quản trị về kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị;
– Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau do Ban quản trị báo cáo; – Xem xét, quyết định việc tiếp tục ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp hợp đồng có thời hạn 12 tháng; – Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có). |
|
– Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị trong trường hợp phải bầu các vị trí này do bãi nhiệm, miễn nhiệm hoặc bị chết hoặc mất tích;
– Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới; – Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại; – Quyết định nội dung liên quan tới thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hoặc việc tiếp tục ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với đơn vị đang thực hiện quản lý vận hành nhưng hết hạn hợp đồng. |
Tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. |
c. Hội nghị nhà chung cư bất thường
Điều kiện tổ chức Hội nghị chung cư bất thường
Hội nghị chung cư bất thường được tổ chức để xem xét các vấn đề quy định tại Khoản 1 Điều 16 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD như sau:
- Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị trong trường hợp phải bầu các vị trí này do bãi nhiệm, miễn nhiệm hoặc bị chết hoặc mất tích;
- Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
- Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định hoặc bầu thay thế thành viên Ban quản trị do bãi nhiệm, miễn nhiệm hoặc bị chết hoặc mất tích;
- Ban quản trị đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
- Trường hợp phá dỡ để cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư theo quy định của pháp luật về cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư;
- Các nội dung thuộc diện Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết định và do chủ đầu tư tổ chức nhưng Hội nghị nhà chung cư đó chưa quyết định được;
- Báo cáo việc bảo trì, sửa chữa các hạng mục đột xuất không có trong kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua hoặc sửa đổi, điều chỉnh kế hoạch bảo trì đã được thông qua;
- Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư bất thường
Hội nghị nhà chung cư bất thường cần có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự (trừ trường hợp có đơn đề nghị của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao thì yêu cầu cần tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư bất thường tham dự).
4. Thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư gồm những ai?
Điều 18 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định như sau:
a. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu:
Hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.
b. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu:
Đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu:
Thành phần tham gia Hội nghị nhà chung cư bao gồm:
- đại diện chủ đầu tư
- đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao
- đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có)
- đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;
Lưu ý: Trường hợp chủ đầu tư không tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo quy định và cũng không cử đại diện tham dự thì vẫn phải chấp hành các quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
Đối với Hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên:
Thành phầm tham dự Hội nghị nhà chung cư bất thường và Hội nghị nhà chung cư thường niên gồm:
- đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao
- đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư)
- đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành)
- mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;
Lưu ý: Trường hợp các thành phần này không cử đại diện tham dự thì vẫn phải chấp hành các quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
5. Hội nghị nhà chung cư ra quyết định như thế nào ?
Quyết định của Hội nghị nhà chung cư về được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì Hội nghị và thư ký Hội nghị nhà chung cư.
Quyền biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết; nếu diện tích căn hộ có số lẻ không đủ 1m2 thì không được tính 01 phiếu để biểu quyết; trường hợp không thống nhất được về diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu nhà chung cư thì xác định theo diện tích ghi trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư.
Các quyết định của Hội nghị nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số phiếu biểu quyết của các chủ sở hữu, người sử dụng tham dự Hội nghị nhà chung cư.
Trường hợp do dịch bệnh, thiên tai mà không thể tổ chức họp trực tiếp thì họp trực tuyến hoặc trực tiếp kết hợp trực tuyến để biểu quyết nhưng phải đáp ứng đủ số lượng và thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư theo quy định.
Đối với chủ sở hữu, người sử dụng là người khuyết tật không thể tham dự Hội nghị nhà chung cư thì lấy phiếu biểu quyết tại địa chỉ căn hộ nơi người này cư trú.
Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư.
Đối với các căn hộ thuộc tài sản công (bao gồm cả căn hộ chưa có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng căn hộ tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ được dự họp và thực hiện biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư.
Lưu ý: Trường hợp biểu quyết để thực hiện phá dỡ, cải tạo xây dựng lại nhà chung cư thì việc biểu quyết thực hiện theo quy định của pháp luật về cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư.
6. Luật sư tư vấn, hỗ trợ tổ chức Hội nghị nhà chung cư
Quy trình tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết về các quy định pháp luật đất đai nhà ở cũng như khả năng phối hợp giữa các bên liên quan. Hiểu được điều đó, dịch vụ tư vấn Hội nghị nhà chung cư của Luật Thái An được thiết kế nhằm hỗ trợ cư dân và ban quản trị chung cư trong việc tổ chức và thực hiện Hội nghị nhà chung cư đúng quy định pháp luật, đảm bảo minh bạch, công bằng và hiệu quả.
Luật Thái An cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, từ khâu chuẩn bị, tổ chức đến giám sát Hội nghị nhà chung cư. Đội ngũ luật sư của chúng tôi có kiến thức sâu rộng về luật nhà ở và các quy định liên quan, sẵn sàng hỗ trợ cư dân và ban quản trị trong việc soạn thảo chương trình, lập danh sách cư dân tham dự, và hướng dẫn thủ tục biểu quyết các vấn đề quan trọng như bầu ban quản trị, thông qua ngân sách quản lý, phí dịch vụ và kế hoạch bảo trì tòa nhà.
Chúng tôi còn hỗ trợ trong việc chuẩn bị các tài liệu pháp lý cần thiết, đảm bảo mọi quyết định đưa ra trong hội nghị đều hợp pháp và tuân thủ đầy đủ các quy định.
Ngoài ra, Luật Thái An còn đóng vai trò cố vấn cho ban quản trị trong các vấn đề pháp lý phát sinh sau hội nghị, giúp giải quyết tranh chấp hoặc mâu thuẫn nội bộ một cách hiệu quả. Với dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp của Luật Thái An, cư dân và ban quản trị có thể yên tâm về tính pháp lý và hiệu quả của Hội nghị nhà chung cư, góp phần xây dựng một môi trường sống hài hòa, an toàn và ổn định cho tất cả cư dân.
- Chuyển nhượng quyền tác giả, quyền liên quan - 31/10/2022
- Đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai - 19/03/2022
- Cẩn trọng khi ký hợp đồng vay? - 31/10/2021