Quản lý vận hành nhà chung cư như thế nào cho đúng luật ?

Quản lý vận hành nhà chung cư là công tác rất quan trọng và được rất nhiều người quan tâm khi lựa chọn sống tại chung cư. Đây cũng được coi là một tiêu chí để đánh giá dịch vụ chung cư có tốt hay không. Vậy quản lý vận hành nhà chung cư gồm những công việc gì? Quy trình quản lý vận hành nhà chung cư như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Công ty Luật Thái An.

1. Quản lý vận hành nhà chung cư gồm các công việc gì?

Khoản 1 Điều 7 của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:

  • Điều khiển, duy trì hoạt động, kiểm tra thường xuyên hệ thống thang máy, bảo dưỡng máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư để đảm bảo cho các hệ thống thiết bị này hoạt động bình thường;
  • Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;
  • Các công việc khác có liên quan do Hội nghị nhà chung cư quyết định.

2. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể do chủ đầu tư tự quản lý vận hành hoặc thuê đơn vị dịch vụ có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư tùy theo trường hợp như sau:

  • Đối với nhà chung cư có thang máy thì phải do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện.
  • Đối với nhà chung cư không có thang máy thì Hội nghị nhà chung cư quyết định tự quản lý vận hành hoặc thuê đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện.

Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành thì tất cả các công việc trên phải do đơn vị quản lý vận hành thực hiện; chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư không được thuê riêng các dịch vụ khác nhau để thực hiện quản lý vận hành.

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện các công việc quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về việc quản lý vận hành theo nội dung hợp đồng dịch vụ đã ký kết với Ban quản trị.

Lưu ý: Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư được quản lý vận hành nhiều nhà chung cư tại một hoặc nhiều địa bàn khác nhau.

quản lý vận hành nhà chung cư
Quản lý vận hành nhà chung cư phải theo luật.

3. Điều kiện của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư:

a. Điều kiện của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư:

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải đáp ứng các điều kiện tại khoản 1 Điều 150 Luật Nhà ở 2023 như sau:

  • Là đơn vị sự nghiệp công lập hoặc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;
  • Phải có các phòng, ban về kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, bảo vệ an ninh, phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh, môi trường và bộ phận khác có liên quan để thực hiện các dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
  • Người quản lý, nhân viên trực tiếp tham gia công tác quản lý vận hành của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có trình độ chuyên môn trong các lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cần phải có văn bản thông báo đủ điều kiện được thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

b. Trình tự, thủ tục thông báo đơn vị đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ điều 84 Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở, đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ sau:

  • Văn bản đề nghị của đơn vị có nhu cầu
  • Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư;
  • Danh sách người quản lý, nhân viên thuộc các phòng, ban của đơn vị quản lý vận hành kèm theo bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ từ trình độ trung cấp trở lên chứng minh về chuyên môn, nghiệp vụ tương ứng với công việc quản lý vận hành trong các lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật điện, nước, phòng cháy, chữa cháy, vận hành trang thiết bị gắn với nhà chung cư;
  • Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư của các đối tượng trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Đơn vị có nhu cầu gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến 01 bộ hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà ở trực thuộc Bộ Xây dựng hoặc cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ và xét duyệt

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ; trường hợp không đủ hoặc không đúng các giấy tờ theo quy định thì trong thời hạn tối đa 15 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận phải có văn bản thông báo cho đơn vị nộp hồ sơ các giấy tờ còn thiếu.

Trường hợp trong quá trình thụ lý hồ sơ đề nghị mà phát hiện đơn vị mượn giấy tờ chứng minh nhân viên của đơn vị quản lý vận hành khác được công nhận thì có văn bản thông báo từ chối công nhận đơn vị đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư.

Trường hợp hồ sơ đủ các giấy tờ theo quy định thì trong thời hạn tối đa 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, ban hành văn bản thông báo đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư, gửi cho đơn vị quản lý vận hành và đăng tải công khai thông báo này trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh thực hiện thông báo thì trong thời hạn tối đa 15 ngày, kể từ ngày có văn bản thông báo, phải gửi một bản thông báo đến Bộ Xây dựng để đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng; trường hợp cơ quan quản lý nhà ở trực thuộc Bộ Xây dựng ban hành văn bản thông báo thì phải đăng tải thông báo này trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.

Cơ quan có thẩm quyền thông báo đơn vị đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư có trách nhiệm lập danh sách nhân viên của đơn vị quản lý vận hành đã gửi kèm theo hồ sơ đề nghị thông báo đơn vị đủ điều kiện để làm cơ sở xác định danh sách nhân viên tham gia tại một đơn vị quản lý vận hành.

c. Gia hạn thời hạn đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư

Khi hết thời hạn nêu trong văn bản thông báo nêu trên, nếu đơn vị có nhu cầu tiếp tục thực hiện việc quản lý vận hành thì phải nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định để được xem xét, thông báo đơn vị đủ điều kiện thực hiện việc quản lý vận hành nhà chung cư.

d. Thay đổi thông tin của đơn vị đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư

Khi đơn vị đủ điều kiện thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư có những thay đổi thì cần làm thủ tục thông báo, cụ thể như sau:

  • Gửi văn bản đề nghị thay đổi thông tin kèm theo giấy tờ chứng minh việc thay đổi gửi đến cơ quan đã có văn bản thông báo;
  • Trong thời hạn tối đa 30 ngày, cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và ban hành văn bản thông báo thay đổi thông tin gửi cho đơn vị đề nghị thay đổi, đồng thời đăng tải công khai thông báo thay đổi này trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan tiếp nhận hồ sơ; trường hợp hồ sơ đề nghị chưa đáp ứng yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản yêu cầu cung cấp bổ sung giấy tờ còn thiếu theo quy định.

Trường hợp cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh ban hành văn bản thông báo thay đổi thì trong thời hạn tối đa 15 ngày, kể từ ngày có văn bản thông báo này, phải gửi một bản thông báo thay đổi này đến Bộ Xây dựng để thay đổi thông tin đã đăng trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.

4. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư như thế nào?

a. Nguyên tắc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Việc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải bảo đảm công khai, minh bạch và căn cứ vào nội dung công việc cần quản lý vận hành và các dịch vụ sử dụng đối với từng loại nhà chung cư.

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu:

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được quy định như sau:

  • Trường hợp chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở;
  • Trường hợp đã tổ chức được Hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do đơn vị quản lý vận hành và Hội nghị nhà chung cư thỏa thuận, thống nhất quyết định.

Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu:

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư trong hợp đồng thuê nhà.

Trường hợp nhà chung cư thuộc tài sản công thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

b. Cách xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Điều 30 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định giá dịch vụ quản lý vận hành được tính trên mỗi m2 diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư nhân (x) với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó.

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư mà chưa sử dụng) để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Ngoài ra, Khoản 2 Điều 151 Luật Nhà ở 2023 quy định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm kinh phí mua bảo hiểm cháy, nổ, kinh phí bảo trì, chi phí trông giữ xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc, thù lao cho Ban quản trị nhà chung cư và chi phí dịch vụ khác phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

 

Trên đây là phần tư vấn các quy định của pháp luật quản lý vận hành nhà chung cư của Công ty Luật Thái An. Chúng tôi với đội ngũ Luật sư giỏi và dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực luật đất đai nhà ở, đảm vảo cung cấp dịch vụ uy tín và chất lượng. Quý Khách hàng có nhu cầu tư vấn về pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm những dịch vụ pháp lý tốt nhất.

Đàm Thị Lộc