Văn phòng đại diện của hợp tác xã
Văn phòng đại diện của hợp tác xã đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng phạm vi hoạt động của hợp tác xã. Văn phòng đại diện hợp tác xã được thành lập, hoạt động, giải thể theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023. Chi tiết có tại bài viết sau đây:
1. Văn phòng đại diện của hợp tác xã là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của hợp tác xã, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của hợp tác xã.
Lưu ý quan trọng: Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của hợp tác xã. Điều này có nghĩa là văn phòng đại diện không thể ký kết hợp đồng, tuy nhiên có thể ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của hợp tác xã.
Cũng giống như đối với doanh nghiệp, văn phòng đại diện của hợp tác xã phải có người đứng đầu, có trụ sở theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện hợp tác xã có con dấu. Con dấu này có thể là dấu thông thường hoặc là chữ ký số. Việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ hoặc quy chế do hợp tác xã, văn phòng đại diện, và theo quy định của pháp luật.
Hợp tác xã có thể lập văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài.
2. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã
2.1. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở trong nước
Hợp tác xã được thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện trong cùng một địa phương ở trong nước.
Trình tự thành lập văn phòng đại diện của hợp tác xã như sau:
Bước 1: Gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Hợp tác xã cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh là ủy ban nhân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện của hợp tác xã.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, hợp tác xã gửi hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện của hợp tác xã gồm có:
- Thông báo về việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu);
- Bản sao hoặc bản chính biên bản họp Hội đồng quản trị (đối với tổ chức quản trị đầy đủ) hoặc Đại hội thành viên (đối với tổ chức quản trị rút gọn) về việc thành lập văn phòng đại diện ;
- Bản sao hoặc bản chính quyết định của Hội đồng quản trị (đối với tổ chức quản trị đầy đủ) hoặc nghị quyết của Đại hội thành viên (đối với tổ chức quản trị rút gọn) về việc thành lập văn phòng đại diện.
Ngoài các hồ sơ trên được quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định 92/2024/NĐ-CP, hợp tác xã cần chuẩn bị thêm:
- Quyết định bằng văn bản của hội đồng quản trị về việc cử người đại diện văn phòng đại diện ;
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện văn phòng đại diện. Trường hợp được ủy quyền, phải có thêm:
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền;
- Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ nộp hồ sơ, nhận kết quả và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết quả hoặc văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết quả theo quy định của pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của một hoặc một số cá nhân theo quy định đối với văn phòng đại diện hợp tác xã kinh doanh các ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.
Bước 2: Xem xét hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện hợp tác xã
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện , cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện .
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Trường hợp từ chối: Thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
2.2 Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài
Hợp tác xã có quyền thành lập văn phòng đại diện, văn phòng đại diện ở nước ngoài. Việc thành lập phải tuân thủ các quy định tại nước sở tại. Đồng thời, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài, hợp tác xã phải gửi hồ sơ thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính (Căn cứ khoản 3,4 Điều 55 Luật Hợp tác xã 2023).
Hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài gồm có:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của hợp tác xã trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hợp tác xã trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thông báo.
3. Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã
Trong quá trình hoạt động, hợp tác xã có thể có những thay đổi về nội dung đăng ký kinh doanh về vốn, về ngành nghề kinh doanh, về trụ sở, về người đại diện theo pháp luật, về tên gọi… Khi đó, hợp tác xã cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện .
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hợp tác xã phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Trường hợp hợp tác xã thay đổi địa chỉ nơi đặt văn phòng đại diện sang huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký, hợp tác xã gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.
Hồ sơ đăng ký thay đổi bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện .
Trình tự nhận hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của hợp tác xã như sau:
- Bước 1: Hợp tác xã nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của hợp tác xã.
- Bước 2: Khi nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao giấy biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ;
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên văn phòng đại diện yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký không thống nhất: Thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho hợp tác xã.
(Căn cứ Điều 45 Nghị định 92/2024/NĐ-CP)
4. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã
4.1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã
Văn phòng đại diện của hợp tác xã chấm dứt hoạt động theo các trường hợp sau đây:
- Hợp tác xã quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện;
- Bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
(Căn cứ khoản 1 Điều 104 Luật Hợp tác xã 2023).
4.2. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở trong nước
Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã, thì hợp tác xã hoặc văn phòng đại diện phải đăng ký với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Trình tự nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của HTX như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, hợp tác xã gửi hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.
Hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diệnbao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Bản sao hoặc bản chính biên bản họp Hội đồng quản trị (đối với tổ chức quản trị đầy đủ) hoặc Đại hội thành viên (đối với tổ chức quản trị rút gọn) về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Bản sao hoặc bản chính quyết định của Hội đồng quản trị (đối với tổ chức quản trị đầy đủ) hoặc nghị quyết của Đại hội thành viên (đối với tổ chức quản trị rút gọn) về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 2: UBND cấp huyện làm việc với cơ quan thuế
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho cơ quan thuế.
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện, cơ quan thuế gửi thông tin về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
Bước 3: UBND cấp huyện duyệt
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động nếu không nhận được ý kiến phản đối của cơ quan thuế. Đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã.
(Căn cứ khoản 1,2,3 Điều 54 Nghị định 92/2024/NĐ-CP).
4.2. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, hợp tác xã gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của hợp tác xã ở nước ngoài đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cập nhật thông tin của hợp tác xã trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hợp tác xã trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
(Căn cứ khoản 4 Điều 54 Nghị định 92/2024/NĐ-CP).
Văn phòng đại diện của hợp tác xã là cầu nối quan trọng giúp mở rộng tầm ảnh hưởng và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững. Quản lý hiệu quả văn phòng đại diện sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển toàn diện của hợp tác xã.
Luật Thái An là đơn vị tư vấn pháp lý uy tín, chuyên hỗ trợ thủ tục và giải pháp pháp lý liên quan đến việc thành lập, vận hành văn phòng đại diện của hợp tác xã.
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ toàn diện, từ tư vấn pháp lý, soạn thảo hồ sơ, đến giải quyết các vấn đề pháp luật phát sinh. Luật Thái An luôn đồng hành cùng hợp tác xã nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tối ưu hóa hoạt động và phát triển bền vững.
Liên hệ ngay Luật Thái An để nhận tư vấn nhanh chóng và hiệu quả.
- Chuyển nhượng quyền tác giả, quyền liên quan - 31/10/2022
- Đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai - 19/03/2022
- Cẩn trọng khi ký hợp đồng vay? - 31/10/2021