Đăng ký nội quy lao động như thế nào cho đúng?

Trong quá trình quản lý và sử dụng lao động, nội quy lao động giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nội quy lao động không chỉ là công cụ giúp người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ cương tại nơi làm việc mà còn là căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động khi người lao động có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, để nội quy lao động có giá trị pháp lý và được áp dụng hợp pháp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật lao động.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp còn xem nhẹ hoặc chưa hiểu đúng về nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động, dẫn đến những rủi ro pháp lý đáng kể, đặc biệt trong các tranh chấp lao động. Bài viết này sẽ phân tích một cách toàn diện các quy định pháp luật hiện hành về đăng ký nội quy lao động, từ khái niệm, đối tượng áp dụng, nội dung, thủ tục cho đến các chế tài xử phạt liên quan.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về đăng ký nội quy lao động

Quy định về đăng ký nội quy lao động được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn sản pháp lý sau:

2. Quy định về nội quy lao động thế nào?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc ứng xử bắt buộc (thời gian làm việc, kỷ luật, an toàn, bảo mật…) mà người lao động phải tuân thủ, đồng thời là cơ sở để xử lý vi phạm kỷ luật lao động và bảo vệ quyền lợi các bên, giúp duy trì trật tự và nâng cao hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp.

Theo Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019, Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

3. Nội dung nội quy lao động phải đáp ứng điều kiện gì để được đăng ký nội quy lao động?

Các quy định của nội quy lao động không trái với pháp luật lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội dung chủ yếu của nội quy lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động (được hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020). Bạn vui lòng tham khảo nội dung tham khảo nội dung nội quy lao động tại mẫu sau: Mẫu Nội quy lao động mới nhất theo Bộ Luật lao động 2019

4. Khi nào phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động?

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

đăng ký nội quy lao động
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động – Nguồn: Luật Thái An

5. Trình tự thủ tục đăng ký nội quy lao động

5.1. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

  •  Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
  •  Nội quy lao động;
  •  Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
  •  Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

5.2. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

Bước 1: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết:

  • Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
  • Cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc UBND cấp xã thực hiện việc đăng ký nội quy lao động trong trường hợp được ủy quyền của cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh theo quy định tại khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động.

Theo khoản 1 Điều 8 và khoản 3 Điều 15 Nghị định 150/2025/NĐ-CP từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp đăng ký nội quy lao động về Sở Nội vụ hoặc Phòng Văn hóa – Xã hội (nếu được Sở Nội vụ ủy quyền).

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động được chuẩn bị như trên.

Cách thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động: Bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 phương thức sau để nộp hồ sơ:

  •  Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
  •  Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);
  •  Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Bước 2:  Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Nếu hồ sơ đầy đủ, nội dung của nội quy tuân thủ pháp luật trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan chuyên môn ra quyết định chấp thuận đăng ký nội quy lao động.

6. Khi nào nội quy lao động bắt đầu có hiệu lực?

Căn cứ theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Như vậy, nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Hiệu lực của nội quy lao động trong trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động sẽ do người sử dụng lao động tự quyết định.

7. Một số lưu ý thực tiễn khi xây dựng và đăng ký nội quy lao động

  • Nội dung nội quy lao động phải phù hợp với Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn;

  • Tránh quy định các điều khoản hạn chế trái pháp luật quyền của người lao động;

  • Quy định rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ áp dụng;

  • Thường xuyên rà soát, cập nhật nội quy khi có thay đổi pháp luật hoặc tổ chức doanh nghiệp;

  • Nên tham vấn ý kiến chuyên gia pháp lý hoặc luật sư lao động để hạn chế rủi ro.

8. Sự cần thiết sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo và đăng ký nội quy lao động của Công ty Luật Thái An

  • Nội quy lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp quản lý lao động và xử lý kỷ luật khi người lao động vi phạm. Nội quy không đúng hoặc chưa đăng ký sẽ không có giá trị áp dụng.

  • Pháp luật lao động quy định chặt chẽ và thường xuyên thay đổi, đặc biệt với các nội dung bắt buộc như phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trách nhiệm vật chất, bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Doanh nghiệp rất dễ sai sót nếu tự thực hiện.

  • Nhiều doanh nghiệp soạn thảo nội quy theo mẫu chung, sao chép máy móc, dẫn đến nội dung không phù hợp với thực tế hoạt động, khó áp dụng hoặc bị cơ quan quản lý lao động yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

  • Nội quy lao động sai quy định tiềm ẩn rủi ro tranh chấp lớn, khiến doanh nghiệp mất căn cứ xử lý kỷ luật, bị tuyên vô hiệu quyết định kỷ luật hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

  • Dịch vụ của Công ty Luật Thái An giúp đảm bảo nội quy đúng luật, đầy đủ nội dung bắt buộc, đồng thời phù hợp với quy mô, lĩnh vực và mô hình quản lý của từng doanh nghiệp.

  • Luật sư và chuyên viên pháp lý của Công ty Luật Thái An trực tiếp tư vấn, soạn thảo nội quy lao động chặt chẽ, rõ ràng, dễ áp dụng trong thực tiễn quản trị nhân sự.

  • Hỗ trợ trọn gói thủ tục đăng ký nội quy lao động, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đúng thời hạn đến làm việc với cơ quan có thẩm quyền và xử lý các yêu cầu sửa đổi (nếu có).

  • Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ, hạn chế tối đa sai sót thủ tục và rủi ro pháp lý phát sinh.

  • Góp phần phòng ngừa tranh chấp lao động, nâng cao tính tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong dài hạn.

Xem thêm: Dịch vụ soạn thảo đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn

Kết luận

Đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp và là yếu tố then chốt trong quản trị nhân sự hiện đại. Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, trật tự lao động mà còn là “lá chắn pháp lý” quan trọng khi phát sinh tranh chấp.

Do đó, các doanh nghiệp cần nhận thức đúng vai trò của nội quy lao động, thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký và tổ chức triển khai nghiêm túc trong thực tiễn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)