Sửa đổi nội quy lao động: Khi nào và như thế nào ?

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, nội quy lao động đóng vai trò là công cụ quản lý quan trọng, giúp người sử dụng lao động duy trì trật tự, kỷ cương và bảo đảm hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh pháp luật lao động thường xuyên được sửa đổi, mô hình tổ chức và phương thức làm việc ngày càng đa dạng, nội quy lao động không thể giữ nguyên trong suốt quá trình hoạt động. Việc bổ sung, sửa đổi nội quy lao động là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm tính phù hợp, hợp pháp và khả thi trong thực tiễn.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các vấn đề pháp lý và thực tiễn liên quan đến việc sửa đổi nội quy lao động mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh quy định về sửa đổi nội quy lao động

Quy định về sửa đổi nội quy lao động được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn sản pháp lý sau:

  • Bộ luật Lao động năm 2019
  • Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

2. Nội quy lao động là gì ?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc ứng xử bắt buộc (thời gian làm việc, kỷ luật, an toàn, bảo mật…) mà người lao động phải tuân thủ, đồng thời là cơ sở để xử lý vi phạm kỷ luật lao động và bảo vệ quyền lợi các bên, giúp duy trì trật tự và nâng cao hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp.

Theo Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019, Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Xem thêm: NỘI QUY LAO ĐỘNG LÀ GÌ ?

3. Khi nào doanh nghiệp cần sửa đổi nội quy lao động?

Không phải mọi doanh nghiệp đều chủ động sửa đổi nội quy lao động, dẫn đến tình trạng áp dụng nội quy đã lỗi thời, không còn phù hợp. Trên thực tế, doanh nghiệp cần xem xét sửa đổi nội quy lao động trong các trường hợp sau:

  • Thứ nhất, khi pháp luật lao động có sự thay đổi. Việc sửa đổi Bộ luật Lao động, các nghị định về xử lý kỷ luật lao động, tiền lương, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi… có thể khiến một số quy định trong nội quy trở nên trái luật hoặc không còn phù hợp.
  • Thứ hai, khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc mô hình hoạt động. Ví dụ, doanh nghiệp mở rộng quy mô, sáp nhập, chuyển đổi loại hình hoặc áp dụng mô hình quản trị mới thì các quy định về quản lý lao động cũng cần được điều chỉnh tương ứng.
  • Thứ ba, khi áp dụng công nghệ hoặc hình thức làm việc mới, như làm việc từ xa, làm việc linh hoạt, chấm công điện tử, quản lý hiệu suất bằng phần mềm. Những thay đổi này thường đòi hỏi phải sửa đổi các quy định về thời giờ làm việc, kỷ luật lao động và trách nhiệm của người lao động.
  • Thứ tư, khi nội quy lao động hiện hành bộc lộ bất cập trong thực tiễn hoặc phát sinh tranh chấp lao động do quy định không rõ ràng, khó áp dụng.

4. Nguyên tắc sửa đổi nội quy lao động

Việc sửa đổi nội quy lao động không phải là quyền tuyệt đối của người sử dụng lao động mà phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản.

  • Trước hết, nội dung sửa đổi không được trái pháp luật. Doanh nghiệp không được đặt ra các hình thức xử lý kỷ luật trái quy định, hạn chế quyền của người lao động vượt quá mức pháp luật cho phép hoặc áp đặt các nghĩa vụ không có căn cứ pháp lý.
  • Thứ hai, không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Nội quy lao động không thể trở thành công cụ gây bất lợi một cách bất hợp lý cho người lao động.
  • Thứ ba, bảo đảm tính minh bạch, rõ ràng và dễ hiểu. Các quy định cần được diễn đạt cụ thể, tránh mơ hồ để hạn chế tranh chấp trong quá trình áp dụng.
  • Thứ tư, bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Việc lấy ý kiến không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn góp phần tạo sự đồng thuận trong doanh nghiệp.

5. Nội dung thường được sửa đổi, bổ sung trong nội quy lao động

Trong thực tế, khi sửa đổi nội quy lao động, doanh nghiệp thường tập trung vào một số nhóm nội dung chính.

  • Một là, thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi, bao gồm giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca, nghỉ lễ, nghỉ phép. Đây là nội dung thường xuyên phải điều chỉnh để phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh.
  • Hai là, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Doanh nghiệp có thể sửa đổi để làm rõ hành vi vi phạm, mức độ vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng.
  • Ba là, an toàn, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc có yếu tố nguy hiểm.
  • Bốn là, bảo mật thông tin, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số, nội dung này ngày càng được chú trọng.
  • Năm là, các quy định phù hợp với đặc thù ngành nghề, như quy định về đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử, sử dụng mạng xã hội…

Xem thêm: Nội dung nội quy lao động cần gồm những gì?

6. Sửa đổi nội quy lao động thì có phải đăng ký lại hay không?

Tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;

e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;

g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.

…

Như vậy, khi sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và đăng ký lại nội quy lao động với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (trong trường hợp bắt buộc phải đăng ký), nếu không sẽ bị xử phạt như trên.

Xem thêm: Đăng ký nội quy lao động, soạn thảo nội quy lao động

7. Trình tự, thủ tục sửa đổi nội quy lao động

Để việc sửa đổi nội quy lao động có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định.

Sửa đổi nội quy lao động
Quy trình sửa đổi nội quy lao động không quá phức tạp – Nguồn: Luật Thái An

Tại khoản 3 và khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

“3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này.

4. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.”

 Theo đó, quy trình sửa đổi nội quy lao động như sau:

  • Bước đầu tiên là rà soát, đánh giá nội quy lao động hiện hành để xác định những nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
  • Tiếp theo, doanh nghiệp soạn thảo dự thảo nội quy lao động sửa đổi, trong đó thể hiện rõ các nội dung được thay đổi so với nội quy cũ.
  • Sau đó, doanh nghiệp lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc lấy ý kiến cần được thực hiện một cách thực chất, có biên bản ghi nhận.
  • Tiếp theo là ban hành nội quy lao động sửa đổi theo đúng thẩm quyền.
  • Đối với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động, nội quy sửa đổi cần được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động theo quy định.
  • Cuối cùng, doanh nghiệp phải thông báo, phổ biến nội quy lao động sửa đổi đến toàn thể người lao động, bảo đảm người lao động biết và thực hiện.

8. Hiệu lực của nội quy lao động sau khi sửa đổi

Căn cứ theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Như vậy, nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Hiệu lực của nội quy lao động sửa đổi trong trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động sẽ do người sử dụng lao động tự quyết định.

9.  Rủi ro pháp lý nếu sửa đổi nội quy lao động không đúng quy định

Việc sửa đổi nội quy lao động không đúng quy định có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Nội quy lao động có thể bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ, khiến doanh nghiệp không có căn cứ xử lý kỷ luật lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời đối mặt với nguy cơ tranh chấp lao động, khiếu nại, khởi kiện từ phía người lao động.

10. Lưu ý và kinh nghiệm thực tiễn cho doanh nghiệp

Trong thực tiễn, doanh nghiệp nên định kỳ rà soát nội quy lao động, đặc biệt khi có thay đổi về pháp luật hoặc mô hình hoạt động. Việc xây dựng nội quy cần hướng tới sự cân bằng giữa yêu cầu quản lý và bảo vệ quyền lợi người lao động.

Doanh nghiệp cũng nên tránh các quy định mang tính áp đặt, cứng nhắc, dễ gây phản ứng từ người lao động. Trong những trường hợp phức tạp, việc tham vấn luật sư hoặc chuyên gia nhân sự là cần thiết để hạn chế rủi ro pháp lý.

11. Sự cần thiết sử dụng dịch vụ tư vấn soạn thảo sửa đổi nội quy lao động của Công ty Luật Thái An

Sử dụng dịch vụ soạn thảo, sửa đổi nội quy lao động của Công ty Luật Thái An có các lợi ích sau:

  • Đảm bảo nội quy lao động phù hợp quy định pháp luật lao động hiện hành

  • Hạn chế rủi ro nội quy bị vô hiệu toàn bộ hoặc một phần

  • Có căn cứ pháp lý vững chắc để xử lý kỷ luật lao động

  • Nội dung nội quy được soạn thảo rõ ràng, chặt chẽ, dễ áp dụng trong thực tế

  • Phù hợp với đặc thù ngành nghề và mô hình hoạt động của doanh nghiệp

  • Hỗ trợ lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động đúng quy định

  • Tư vấn trình tự, thủ tục ban hành và đăng ký nội quy lao động

  • Giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động, khiếu nại, xử phạt hành chính

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

  • Đồng hành pháp lý, cập nhật kịp thời thay đổi của pháp luật lao động

Xem thêm: Dịch vụ soạn thảo đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn

Kết luận

Sửa đổi nội quy lao động là hoạt động quan trọng, mang tính chiến lược trong quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động. Một nội quy lao động được sửa đổi đúng quy định, phù hợp thực tiễn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn góp phần xây dựng quan hệ lao động hài hòa, ổn định và bền vững.

Đàm Thị Lộc
Bài viết mới nhất của Đàm Thị Lộc (Xem tất cả)