Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp như thế nào ?

Trong bối cảnh biến đổi liên tục của thị trường kinh doanh ngày nay, việc điều chỉnh và cập nhật thông tin về trụ sở chính của doanh nghiệp không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là một bước đi hết sức cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu này, quy trình đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trở thành một phần quan trọng của quản lý doanh nghiệp và là cơ hội để doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy định, quy trình của việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ theo các quy định pháp luật mà còn xây dựng một cơ sở hạ tầng linh hoạt và hiệu quả cho sự phát triển bền vững.

Khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, có thể xảy ra hai trường hợp sau: một là thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế; hai là thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Tuy nhiên trong phạm vi bài viết này do dung lượng có hạn nên chúng ta chỉ tìm hiểu về thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

1. Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Quyết định 885/QĐ-BKHĐT 

2. Xem xét về điều kiện địa chỉ trụ sở chính công ty

Địa chỉ của công ty hay còn được gọi là địa chỉ trụ sở chính của công ty. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác.
• Tại địa chỉ đăng ký, công ty phải treo biển, trên biển công ty ghi rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ xác định.
• Địa chỉ công ty không được phép đặt tại nhà tập thể, chung cư theo quy định tại Điều 6 Luật Nhà ở 2014.
• Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như dịch vụ lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh), ngoài việc đáp ứng về việc địa chỉ công ty phải được xác định rõ ràng, không đặt tại nhà chung cư, tập thể thì còn phải đáp ứng về các điều kiện khác như quy mô, diện tích, khoảng cách,…theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Các trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

Địa chỉ trụ sở chính của công ty là nội dung chủ yếu trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì vậy khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở tức là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty trong các trường hợp sau:

• Chủ động thay đổi: đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Người đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là khác nhau đối với công ty Việt Nam, công ty có vốn nước ngoài. Mặt khác, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính có làm thay đổi cơ quan quản lý thuế hay không sẽ ảnh hưởng tới trình tự thủ tục.

4. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty Việt Nam:

a. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh.

Trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế.

Thủ tục này được thực hiện theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP và hướng dẫn thủ tục cụ thể tại Quyết định 885/QĐ-BKHĐT. Cụ thể:

Thành phần hồ sơ:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu tại Phụ lục II.1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài (nếu có).

Trình tự thực hiện

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:

• Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp cập nhật và thông báo cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:

• Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền.
• Nhận được Giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử.
• Nhận kết quả (như trên).

b. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp là trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới tại quận/huyện/thành phố khác.

Trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế nên doanh nghiệp chỉ cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế.

5. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có vốn nước ngoài:

Đối với các công ty nước ngoài thành lập trước năm 2014 thì được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Các công ty thành lập từ năm 2014 thì được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi thay đổi trụ sở công ty, các công ty thành lập trước 2014 phải làm thủ tục tách Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trụ sở công ty mới sẽ được thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu công ty thay đổi trụ sở và thay đổi cả địa điểm thực hiện dự án đầu tư thì cần làm thủ tục thay đổi đối với Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu không thì thôi.

Khi thay đổi trụ sở công ty, các công ty thành lập từ 2014 chỉ cần làm thủ tục thay đổi trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

a. Thay đổi trụ sở công ty vốn nước ngoài trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định của nhà đầu tư về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Biên bản họp của nhà đầu tư về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Văn bản chứng minh địa chỉ trụ sở mới được sử dụng/sở hữu hợp pháp;
• Báo cáo tình hình thực hiện dự án;
• Báo cáo tài chính kiểm toán gần nhất (bản sao công chứng); Nếu báo cáo tài chính không thể hiện là việc góp vốn của công ty đã hoàn thành thì cần có xác nhận của ngân hàng về việc các thành viên đã góp đủ vốn cho công ty.

Nơi nộp hồ sơ:  Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/trụ sở mới.

b. Thay đổi trụ sở công ty vốn nước ngoài trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Công ty vốn đầu tư nước ngoài thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại Điều 40 Luật đầu tư 2014 như sau:

Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:

• Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
• Đề xuất dự án đầu tư;
• Báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư;
• Văn bản giải trình tính khả thi dự án;
• Văn bản chứng minh địa chỉ trụ sở mới được sử dụng/sở hữu hợp pháp;
• Quyết định của nhà đầu tư về việc điều chỉnh dự án;
• Một số giấy tờ pháp lý khác.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định trên, doanh nghiệp mang nộp tại Sở kế hoạch đầu tư cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp nếu trụ sở doanh nghiệp đặt tại Khu công nghiệp.

Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký đầu tư điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; trường hợp từ chối điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư phải thông báo bằng văn bản cho nhà đầu tư và nêu rõ lý do.

Lưu ý:

Doanh nghiệp chịu sự quản lý của cơ quan thuế: Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương quản lý thuế đối với các doanh nghiệp có vốn nước ngoài.

Do vậy, nếu như doanh nghiệp trong nước phải chốt thuế khi chuyển trụ sở sang quận, huyện khác thì khi doanh nghiệp có vốn nước ngoài không phải làm việc này. Tuy nhiên, nếu công ty vốn nước ngoài chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố trực thuộc TW khác thì họ phải làm thủ tục chốt thuế với Cục thuế.

Quá trình đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không chỉ là một bước quan trọng để đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho chính bản thân doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin chính xác hợp pháp, tăng tính minh bạch và uy tín trong cộng đồng kinh doanh. Đồng thời, sự chuyển đổi này còn mở ra cơ hội mới, tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ kinh doanh và tương tác với đối tác, khách hàng, cũng như các cơ quan quản lý.

Quan trọng nhất, việc thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là một bước quan trọng trong việc đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng của doanh nghiệp với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.Như vậy, việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính chính là một cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chín chắn, linh hoạt và cam kết với sự phát triển bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

   Trên đây là tư vấn về đăng kí thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Mọi vướng mắc trong quá trình thay đổi trụ sở công ty, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Thái An để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết.