Quy chế quản lý tài chính: Soạn thảo thế nào ?

Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động trong nền kinh tế thị trường đều có cơ cấu tài chính riêng cho doanh nghiệp mình. Để tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định, cân bằng được các khoản thu, chi cũng như đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp cần phải có quy chế quản lý tài chính riêng cho doanh nghiệp của mình.

Để xây dựng một quy chế quản lý tài chính cụ thể mà vẫn đảm bảo được những yếu tố cần thiết để quản lý công ty, Công ty Luật Thái An sẽ xin gửi tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm về quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

1. Căn cứ để xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài chính được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Luật Kế toán năm 2015
• Các Luật Thuế hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành

Ngoài ra, để xây dựng quy chế quản lý tài chính còn căn cứ vào những yếu tố nội tại của doanh nghiệp như:

• Điều lệ của doanh nghiệp
• Quy chế tổ chức quản lý và quan hệ điều hành của doanh nghiệp
• Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh cụ thể và các yếu tố đặc thù của mỗi doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài chính cũng phải thống nhất và hài hoà với các quy chế khác của doanh nghiệp gồm các quy chế con, chi tiết có tại BÀI VIẾT NÀY

2. Quy chế quản lý tài chính là gì?

Quản lý tài chính luôn giữ một vị trí trọng yếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Một doanh nghiệp tồn tại và phát triển vì nhiều mục tiêu khác nhau như mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tối đa hóa doanh thu… nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là tối đa hóa giá trị tài sản cho các chủ sở hữu. Quản lý tài chính doanh nghiệp chính là nhằm mục tiêu này.

Nó là sự tác động của nhà quản lý tới các hoạt động tài chính của doanh nghiệp thông qua cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp. Cơ chế này chính là tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng để quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp để đạt được những mục tiêu nhất định.

Do đó, mỗi doanh nghiệp cần phải có quy chế quản lý tài chính riêng của doanh nghiệp mình. Quy chế quản lý tài chính là tổng hợp các quy định cụ thể về tài chính và kế toán của doanh nghiệp, được ban hành để xây dựng nên hệ thống các quy định, quy trình cụ thể về việc quản trị tài chính trong doanh nghiệp.

3. Vai trò của quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài chính là khung pháp lý rất quan trọng nhằm đảm bảo toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra theo đúng ý muốn quản trị của chủ doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu tài chính đã đề ra.

Quy chế quản lý tài chính cũng là công cụ pháp lý quan trọng của Giám đốc tài chính trong việc duy trì hoạt động hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.

4. Nội dung chính của quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp là gì?

Khi xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp cần phải chú ý một số nội dung cơ bản sau:

4.1. Quy định về vốn và tài sản

Vốn của Công ty là phần vốn tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: Vốn điều lệ, vốn pháp định, vốn huy động, vốn vay (vay tín dụng ngân hàng, tín dụng thương mại và vay thông qua phát hành trái phiếu) và vốn khác.

Tài sản bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động.

4.2. Nguyên tắc quản trị trong Công ty

Ban Giám đốc điều hành công ty xây dựng kế hoạch, tổ chức và kiểm tra chặt chẽ các chỉ tiêu, doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu cuối cùng là hiệu quả doanh nghiệp.

Các cấp quản trị đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, bảo đảm các chi phí này được trang trải bằng doanh thu đồng thời hoạt động sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả.

Các cấp quản trị của công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong phạm vi ra quyết định của mình.

4.3. Các loại chi phí và cấu thành các loại chi phí

Các loại chi phí bao gồm:

• Chi phí sản xuất của doanh nghiệp: gồm chi phí vật tư, lương nhân công và chi phí sản xuất chung;
• Chi phí tiêu thụ sản phẩm: gồm chi phí lưu thông sản phẩm, chi phí trực tiếp tiêu thụ sản phẩm và chi phí hỗ trợ marketing và phát triển;
• Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
• Chi phí hoạt động tài chính: gồm chi phí liên doanh liên kết, chi phí thuê tài sản, chi phí vay nợ, chi phí mua, bán chứng khoán;
• Chi phí hoạt động bất thường: gồm chi phí nhượng bán thanh lý tài sản cố định, giá trị tổn thất sau khi đã giảm trừ và các chi chí bất thường khác.

Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

(i) Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực (gọi tắt là chi phí vật tư). Chi phí này được quản lý trên cơ sở: mức tiêu hao vật tư và giá vật tư.

• Mức tiêu hao vật tư:
  • Tổng Giám đốc công ty phê duyệt hệ thống định mức tiêu hao vật tư đối với từng ngành hàng cụ thể và cần thiết.
  • Các cấp quản trị của công ty phải lập kế hoạch tổ chức, kiểm tra và cải tiến các khâu: dự trữ, cung ứng, sử dụng và xác định vật tư, việc quyết toán, đối chiếu vật tư sử dụng với định mức tiêu hao phải được thực hiện định mức tùy theo quy trình sản xuất kinh doanh.
• Giá vật tư: Các cấp quản trị của công ty phải bảo đảm giá vật tư mua vào là giá thực tế của thị trường trên cơ sở hai yếu tố: chất lượng và hợp lý.

(ii) Chi phí phân bổ dần: Các chi phí phát sinh và ảnh hưởng đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh phải được tập hợp và phân bổ theo đúng tính chất và đặc điểm, không phân bổ tràn lan hoặc trao lại tùy tiện gây ra tình hình lỗ giả hoặc lời giả.

(iii) Chi phí kế hoạch tài sản cố định: áp dụng mức khấu hao theo quy định hiện hành có tính đến yếu tố hoàn vốn và tái đầu tư.

(iv) Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương:

• Giám đốc công ty phê duyệt định mức quỹ lương, đơn giá tiền lương và định biên lao động.
• Chi phí này phải được quản trị chặt chẽ và không ngừng cải tiến định mức để phù hợp với tình hình thực tế phát sinh, trở thành đòn bẩy kinh tế thực sự đối với người lao động.

(v) Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí Công đoàn: thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.

(vi) Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:

• Các cấp quản trị phải lập dự toán theo đúng thủ tục ban hành và được cấp quản trị cao hơn có thẩm quyền duyệt trước khi thực hiện.
• Các cấp quản trị phải kiểm soát các chi phí này trên cơ sở: hợp lý, tiết kiệm và chất lượng.

4.4. Tính giá thành sản phẩm

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí của doanh nghiệp bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất hoặc để sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định. Chi phí sản xuất hợp thành giá thành phẩm nhưng không phải toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đều được tính vào giá thành sản phẩm.

Giá thành sản phẩm phản ánh lượng chi phí để hoàn thành sản xuất hoặc sản xuất và tiêu thụ một đơn vị hay một khối lượng sản phẩm nhất định, còn chi phí sản xuất và lưu thông sản phẩm thể hiện chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất và tiêu thụ sản phầm trong một kỳ nhất định, thường là trong một năm.

• Toàn bộ các khoản chi phí phát sinh phải được kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ sản xuất và tiêu thụ trong năm tài chính để xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh.
• Các cấp quản trị của công ty phải xây dựng kế hoạch và kiểm tra giá thành trong phạm vi điều hành sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời luôn tìm mọi biện pháp để hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở vẫn đảm bảo và cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của đơn vị mình.

5. Mẫu tham khảo quy chế quản lý tài chính của công ty cổ phần

……., ngày … tháng … năm …….

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Ban hành Quy chế quản lý tài chính)

• Căn cứ Luật Kế toán số: 88/2015/QH 13 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015;
• Căn cứ Luật Doanh nghiệp số: 59/2014/QH13 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 17 tháng 06 năm 2020;
• Căn cứ các Luật Thuế hiện hành và văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần …;
• Theo đề nghị của phòng kế toán.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần ….

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành

Điều 3. Các Chánh Văn phòng, thủ trưởng đơn vị có liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

CÔNG TY CỔ PHẦN …

(Ban hành kèm theo Quyết định số: … ngày … tháng … năm … của Giám đốc Công ty Cổ phần …)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy chế tài chính này áp dụng cho tất cả các đơn vị và người lao động có liên quan trong mọi lãnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Điều 2. Mục tiêu xây dựng quy chế

Thực hiện thống nhất chế độ tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và công khai tài chính đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và hướng dẫn của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Sử dụng và quản lý có hiệu quả các nguồn lực tài chính đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả nhằm góp phần từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động, gắn chất lượng và hiệu quả lao động với việc phân phối thu nhập. Khai thác và mở rộng, phát triển nguồn thu nhằm tăng cường nguồn lực đáp ứng yêu cầu hoạt động và đầu tư phát triển

Thực hiện quyền làm chủ, chịu trách nhiệm của Công ty trong việc tổ chức công việc, sắp xếp bộ máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao; phát huy mọi khả năng của Công ty để tăng nguồn thu nhằm từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động

CHƯƠNG II

CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY

Điều 3. Quản lý, sử dụng vốn

Vốn của Công ty là do các cổ đông của Công ty góp dưới các hình thức theo quy định của pháp luật.

Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn theo Điều lệ Công ty quy định.

Việc đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp như liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp khác, Tổng Giám đốc phải lập phương án trình Hội đồng Quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông để quyết định tùy theo quy mô sử dụng vốn đã được phân cấp quyền hạn tài chính theo Điều lệ Công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông của Công ty.

Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm sử dụng vốn Công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh đúng theo kế hoạch đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua hàng năm. Trong trường hợp sử dụng vốn của Công ty khác với mục tiêu của kế hoạch thì phải tuân thủ nguyên tắc có hoàn trả.

Việc sử dụng vốn để đầu tư xây dựng cơ bản phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về Quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và Quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm đổi mới công nghệ, thiết bị, mua sắm tài sản cố định của Công ty. Trong trường hợp sử dụng vốn vay hay trái phiếu để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định phải đảm bảo nguyên tắc hoàn trả đúng hạn từ nguồn khấu hao và hiệu quả của công trình xây dựng cơ bản và tài sản cố định đó.

Điều 4. Tăng, giảm vốn điều lệ, huy động vốn

4.1. Tăng, giảm vốn điều lệ

Mọi trường hợp tăng, giảm vốn điều lệ của Công ty đều phải thông qua Đại hội đồng Cổ đông để quyết định, phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp thuận và phải được tiến hành theo đúng quy định của pháp luật.

Phương thức tăng, giảm vốn Điều lệ của Công ty thực hiện theo những quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

Khi thay đổi vốn Điều lệ, Công ty phải công bố công khai vốn điều lệ mới trên các phương tiện đại chúng theo đúng quy định của pháp luật.

4.2. Huy động vốn

Ngoài số vốn điều lệ ban đầu khi thành lập, Tổng Giám đốc Công ty được quyền huy động vốn dưới hình thức: phát hành trái phiếu, vay vốn, nhận góp vốn liên doanh, liên kết và các hình thức khác. Việc huy động vốn phải tuân theo các quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty .

Khi phát hành trái phiếu, vay vốn, nhận góp vốn liên doanh liên kết và các hình thức khác để huy động vốn, Tổng Giám đốc Công ty phải lập phương án trình Hội đồng Quản trị, Đại hội đồng cổ đông để quyết định, phải tuân theo các quy định của pháp luật và những quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.

Riêng những trường hợp vay vốn để hoạt đông sản xuất kinh doanh bình thường và dự trữ xăng dầu thực hiện theo quy định và Điều lệ Công ty

Điều 5. Quản lý, đầu tư, mua sắm, sử dụng tài sản và thanh lý tài sản

5.1. Thẩm quyền quyết định việc đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản phải thực hiện theo phân cấp của Điều lệ và các quy chế, quy định hiện hành của Công ty. Khi đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản có giá trị trên 200 triệu đồng, Tổng Giám đốc Công ty phải trình Hội đồng Quản trị theo quy định của Quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm đổi mới công nghệ, thiết bị, mua sắm tài sản cố định và các Quy định của Công ty.

5.2. Tổng Giám đốc Công ty thực hiện trích khấu hao tài sản cố định theo nguyên tắc mức trích khấu hao phải đảm bảo bù đắp cả hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình của tài sản theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

5.3. Tổng Giám đốc Công ty được sử dụng số khấu hao tài sản cố định để tái đầu tư,  thay thế, đổi mới tài sản cố định và sử dụng cho các yêu cầu kinh doanh khác.

5.4. Tổng Giám đốc Công ty thực hiện việc đánh giá lại tài sản trong các trường hợp sau:

• Dùng tài sản để góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần .
• Điều chỉnh giá để bảo đảm giá trị thực tế theo quy định của Nhà Nước và Điều lệ Công ty.

5.5. Khi xảy ra tổn thất tài sản (mất mát, hư hỏng làm giảm giá trị tài sản) dù do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, Tổng Giám đốc Công ty phải xác định giá trị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý như sau:

Đối với những tổn thất được xác định rõ do cá nhân tập thể nào gây ra, thì cá nhân tập thể đó phải bồi thường. Mức bồi thường do Hội đồng Quản trị quyết định hoặc ủy quyền cho Tổng Giám đốc quyết định phù hợp với luật pháp và điều lệ Công ty.

Hội đồng Quản trị ủy quyền Tổng Giám đốc quyết định việc xử lý bồi thường các trường hợp tổn thất tài sản dưới 50 triệu đồng.

Tổng Giám đốc Công ty được sử dụng quỹ dự phòng tài chính để bù đắp những thiệt hại về tổn thất tài sản mà Công ty phải chịu sau khi trình Hội đồng Quản trị thông qua.

5.6. Cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản cố định

• Tổng giám đốc công ty khi thế chấp, cầm cố các tài sản thuộc quyền quản lý phải có phương án trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
• Hội đồng Quản trị ủy quyền cho Tổng Giám đốc Công ty được ký  kết các hợp đồng cho thuê tài sản từ 02 (hai) năm trở xuống. Các trường hợp khác phải trình Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi thực hiện.
• Doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản và chi phí phát sinh trong quá trình cho thuê tài sản được hạch toán vào kết quả kinh doanh của Công ty.

5.7. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

• Tổng Giám đốc Công ty trình Hội đồng Quản trị phương án thanh lý nhượng bán những tài sản có giá trị còn lại trên 50 triệu đồng.
• Khi thanh lý, nhượng bán tài sản, Tổng Giám đốc Công ty phải thành lập Hội đồng thanh lý để định giá tài sản thanh lý, tổ chức bán đấu giá công khai.
• Khoản chênh lệch giữa số tiền thu được do nhượng bán tài sản với gía trị còn lại của tài sản nhượng bán và chi phí nhượng bán tài sản được hạch toán vào kết quả kinh doanh của Công ty.

Điều 6: Quản lý các khoản công nợ và xử lý công nợ

6.1. Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm tổ chức việc quản lý nợ chặt chẽ, kịp thời, thường xuyên đối chiếu, tổ chức thực hiện việc thu hồi nợ. Hàng tháng, quý phải có xem xét, phát hiện, phân tích đánh gía các khoản nợ phát sinh và tồn tại để xử lý kịp thời.

Đối với các khoản nợ được coi là khó đòi phải có Hội đồng xử lý để đánh giá xác định rõ phần không có khả năng thu hồi, nguyên nhân, trách nhiệm của cá nhân tập thể và kiến nghị các biện pháp xử lý để Hội đồng Quản trị quyết định phương án xử lý các khoản nợ này.

Chênh lệch giữa khoản nợ không thu hồi được và khoản bồi hoàn trách nhiệm của tập thể, cá nhân (nếu có) được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ khó đòi, nếu thiếu được hạch toán vào chi phí kinh doanh hoạt động kinh doanh tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và theo qui định hiện hành của Nhà Nước.

6.2. Hội đồng Quản trị quyết định xử lý các khoản nợ khó đòi hoặc ủy quyền bằng văn bản cho Tổng Giám đốc Công ty xử lý các khoản nợ khó đòi phát sinh trong quá trình kinh doanh, phải đảm bảo yêu cầu về thủ tục thời gian theo quy định của pháp luật.

Điều 7: Quản lý giá

Trên cơ sở các quy chế định giá mua, giá bán hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, vật tư, bán thành phẩm, giá dịch vụ do Hội đồng Quản trị ban hành, Hội đồng Quản trị  ủy quyền cho Tổng Giám đốc Công ty :

7.1. Quyết định giá mua hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc tạo nguồn ổn định và giá thấp nhất trên cơ sở các phương án giá do các bộ phận chức năng tham mưu đề xuất.

7.2. Quyết định giá bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trên nguyên tắc phải phù hợp với các quy định của Nhà Nước (đối với các mặt hàng Nhà nước quản lý giá), giá thị trường (đối với các mặt hàng khác).Với mục tiêu phải đạt lợi ích cao nhất cho Công ty, trên cơ sở các phương án giá do các bộ phận chức năng tham mưu đề xuất.

Điều 8: Quản lý doanh thu

8.1. Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chính: là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cho thuê kho bãi, cung ứng dịch vụ sau khi đã trừ các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại theo đúng quy định chế độ tài chính kế toán của Nhà Nước.

8.2. Doanh thu tài chính: là toàn bộ tiền thu được từ hoạt động tiền gởi ngân hàng, thu lãi cho vay, lãi từ đầu tư trái phiếu, tín phiếu, cổ tức, lợi nhuận được chia, thu nhập từ hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán; lãi chênh lệch tỷ giá và các hoạt động tài chính khác.

8.3. Thu nhập khác: là các khoản thu nhập từ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định; chênh lệch do đánh giá lại vật tư, hàng hóa, tài sản cố định đưa đi góp vốn liên doanh, đầu tư vào Công ty liên kết, đầu tư dài hạn khác; các khoản thu tiền phạt, nợ đã xử lý nay thu hồi được;các  khoản thu nhập khác.

Tổng Giám đốc Công ty, Trưởng các đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm cá nhân trực tiếp và liên đới trong việc quản lý doanh thu tại đơn vị mình phục trách. Nếu xảy ra thiệt hại vật chất (tiền hàng) thì phải bồi thường toàn bộ sự thiệt hại theo chế độ trách nhiệm vật chất nếu không phải là trường hợp bất khả kháng.

Điều 9: Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh

Tổng Giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng đơn giá tiền lương, trình Hội đồng Quản trị phê duyệt làm căn cứ để điều hành và đăng ký với cơ quan hữu quan.

Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh được thanh toán theo phân cấp quyền hạn do Công ty quy định và phải có chứng từ, hóa đơn theo quy định của Nhà Nước.

Các khoản chi phí  sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm:

9.1. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, bao bì: là giá trị toàn bộ nguyên liệu, vật liệu, bao bì sử dụng vào hoạt động kinh doanh.

9.2. Chi phí nhân viên: là toàn bộ tiền lương, tiền công, các khoản trích nộp Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.

9.3. Khấu hao tài sản cố định: Việc tính toán khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài chánh ban hành.

9.4. Chi phí thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế sử dụng đất hoặc tiền thuê đất,  liên quan đến phí và lệ phí khác.

9.5. Chi phí dịch vụ mua ngoài: là chi phí sửa chữa tài sản cố định, nhiên liệu, điện, nước, điện thoại, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, mua bảo hiểm, thuê kiểm toán báo cáo tài chính, tư vấn, chi phí quảng cáo, chi phí khuyến mãi, chi phí bảo quản, phòng cháy chữa cháy…và các dịch vụ khác.

9.6. Chi phí bằng tiền khác: là khoản chi ngoài các chi phí dịch vụ mua ngoài như: lệ phí cầu đường, chi phí tiếp khách, giao dịch đối ngoại, chi phí hội nghị, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo bồi dưỡng nâng cao kiến thức, công tác phí…

Tổng Giám đốc duyệt chi trên cơ sở đề xuất của các bộ phận nghiệp vụ liên quan và phải có chứng từ, hóa đơn và mức chi không được vượt quá định mức của Công ty và các quy định của Nhà Nước.

9.7. Chi phí của Hội đồng Quản trị và ban kiểm soát: Các khoản chi phí hợp lý phát sinh do hoạt động của các thành viên Hội đồng Quản trị và Ban kiểm soát khi thực hiện trách nhiệm của mình được thanh toán vào chi phí quản lý của Công ty.

9.8. Các khoản chi khác được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty:

• Các khoản trích lập dự phòng theo quy định của Nhà Nước.
• Trợ cấp thôi việc căn cứ vào hợp đồng lao động và theo quy định của Luật Lao Đông.
• Tiền ăn giữa ca, bồi dưỡng độc hại của người lao động theo chế độ quy định hiện hành.
• Chi phí cho việc bảo vệ môi trường theo quy định của Nhà Nước.
• Chi phí cho lao động nữ theo chế độ quy định hiện hành.
• Chi phí bảo hành sản phẩm.
• Các khoản trích trước như: chi phí cho việc mua bán trái phiếu, cổ phiếu, dự phòng giảm giá các loại chứng khoán, chi phí cho thuê tài sản, chi phí nhượng bán thanh lý tài sản, chi phí cho hoạt động liên doanh góp vốn cổ phần, khoản tổn thất tài sản còn lại sau khi đã bù đắp các nguồn theo quy định, chi phí dự phòng chênh lệch tỷ giá, các khoản chi phí  khác.

Điều 10. Các khoản chi không được hạch toán vào chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty không được hạch toán vào chi phí kinh doanh, chi phí hoạt động khác mà phải lấy từ nguồn lợi nhuận sau thuế và các nguồn quỹ của Công ty cho các khoản chi sau:

• Các khoản lỗ do liên doanh, liên kết, lỗ từ các hoạt động đầu tư khác.
• Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, các khoản đầu tư khác.
• Chi phí lãi vay vốn đầu tư và chênh lệch tỷ giá phát sinh trước thời điểm đưa công trình vào sử dụng.
• Các khoản chi thuộc nguồn quỹ phúc lợi, khen thưởng.
• Các khoản chi phí không hợp lý theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 11: Lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ

Lợi nhuận là kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, bao gồm lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư, và lợi nhuận từ các hoạt động khác.

Tổng Giám đốc Công ty thực hiện phương án phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông như sau:

• Quỹ dự phòng tài chính.
• Quỹ khen thưởng, phúc lợi
• Quỹ đầu tư phát triển
• Trả cổ tức.

Điều 12: Sử dụng các quỹ

12.1. Quỹ dự phòng tài chính

Dùng để bù đắp các khoản chênh lệch từ những tổn thất, thiệt hại về tài sản do thiên tài sản cố định, địch họa, hỏa hoạn, những rủi ro trong kinh doanh không được tính vào giá thành.

Khi chi phải có phương án chi và các chứng từ có liên quan.

Mức chi do Tổng Giám đốc đề xuất Hội đồng Quản trị phê duyệt và Tổng Giám đốc thực hiện.

12.3. Quỹ phúc lợi

• Dùng để đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa, bổ sung vốn xây dựng các công trình phúc lợi tập thể của Công ty.
• Chi cho các hoạt động phúc lợi xã hội, thể dục thể thao, văn hóa văn nghệ của Công nhân viên chức lao động trong Công ty.
• Đóng góp cho các phúc lợi xã hội.
• Trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất cho người lao động đang làm việc, đã nghỉ hưu, nghỉ mất sức gặp hoàn cảnh khó khăn và chi cho công tác từ thiện xã hội.
• Các khoản chi khác theo Thỏa ước lao động tập thể hàng năm.
• Khi chi phải có đề xuất của Công đoàn và các bộ phận nghiệp vụ có liên quan.

12.4. Quỹ khen thưởng

• Chi khen thưởng thường kỳ hoặc đột xuất cho người lao động.
• Chi khen thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể trong Công ty có sáng kiến cải tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
• Chi khen thưởng cho những cá nhân, đơn vị ngoài Công ty có mối quan hệ hỗ trợ mang lại lợi ích cho Công ty.
• Khi chi phải có đề xuất của bộ phận nghiệp vụ liên quan.

12.5. Quỹ đầu tư phát triển

• Để đầu tư mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh.
• Để đổi mới, thay thế, hoàn chỉnh máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, cải thiện điều kiện làm việc.
• Nghiên cứu các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.
• Bổ sung vốn kinh doanh.
• Trích bổ sung lãi cổ tức.

Điều 13. Quản lý và sử dụng quỹ đầu tư phát triển

Hàng năm Tổng Giám đốc công ty lập kế hoạch, phương án sử dụng quỹ đầu tư phát triển trình Hội đồng Quản trị và đại hội đồng cổ đông phê duyệt.

Các nhu cầu đầu tư đột xuất, Tổng Giám đốc Công ty phải lập phương án trình Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi thực hiên .

Khi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản Tổng Giám đốc phải tuân thủ theo quy chế quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm đổi mới công nghệ, thiết bị, mua sắm tài sản cố định của công ty.

Phân cấp quyển hạn tài chính đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản theo Điều lệ Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Điều 14.Thẩm quyền duyệt chi

Tổng Giám đốc được duyệt các khoản chi phí các hoạt động thường xuyên của Công ty dưới 100 triệu (trừ các khoản chi lương, chi phí hao hụt trong định mức, vận chuyển XD, tiền mua hàng, thuế). Các khoản chi phí có giá trị từ 100 triệu trở lên phải trình Hội đồng Quản trị duyệt thông qua trước khi chi.

CHƯƠNG III
CÔNG TÁC KẾ TOÁN – THỐNG KÊ – KIỂM TOÁN

Điều 15. Công ty phải tuân thủ mọi chế độ kế toán, thống kê và lập sổ sách, báo biểu theo đúng pháp luật. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Báo cáo tài chính năm của Công ty phải được một Công ty kiểm toán độc lập xác nhận trước khi trình Đại hội đồng cổ đông và công bố công khai.

CHƯƠNG IV

CÔNG TÁC KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Điều 16. Hằng năm Tổng Giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh trình Hội đồng Quản trị thông qua, Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch và định kỳ báo cáo cho Hội đồng Quản trị .

CHƯƠNG V

CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH CÁC ĐƠN VỊ HOẠCH TOÁN PHỤ THUỘC

Điều 17. Các đơn vị hoạch toán phụ thuộc thực hiện quyền và nghĩa vụ theo ủy quyền và phân cấp của Tổng Giám đốc Công ty. Riêng Công ty con thực hiện chế độ kế toán tài chính theo quy định của pháp luật, Điều lệ của Công ty và Quy chế Tài chính của Công ty con do chủ sở hữu ban hành.

Điều 18. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc có trách nhiệm thực hiện đúng các qui định của Nhà nước, của Công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của Công ty và các cơ quan chức năng của Nhà nước.

CHƯƠNG VI

TRÁCH NHIỆM CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ , GIÁM ĐỐC TRONG VIỆC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Điều 19: Trách nhiệm của Hội đồng Quản trị Công ty

• Thực hiện chức năng quản lý Công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của Công ty.
• Trình Đại hội đồng Cổ đông việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, chia lãi cổ tức, phương hướng nhiệm vụ phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Trình Đại hội đồng Cổ đông thông qua các phương án sản xuất kinh doanh, huy động vốn tăng Vốn điều lệ, phương thức phát hành cổ phiếu hoặc trái phiếu do Tổng Giám đốc đề nghị.
• Ban hành và kiểm tra giám sát việc thực hiện các định mức kinh doanh – kỹ thuật và các Quy chế của Công ty.
• Trình Đại hội đồng Cổ đông phương án xử lý lỗ của Công ty ( nếu có).

Điều 20. Trách nhiệm của Tổng Giám đốc Công ty

• Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý việc sử dụng vốn trong kinh doanh theo phương án sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn được Hội đồng Quản trị thông qua; thực hiện phương án phân phối lợi nhuận theo Nghị quyết của Đại hội đồng Cổ đông.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Cổ đông và Hội đồng Quản trị về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh.
• Xây dựng các định mức chi phí phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và quy định của pháp luật.
• Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính và các thông tin khác.
• Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch tài chính hằng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh trình Hội đồng Quản trị thông qua.
• Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Nhà nước và theo Điều lệ Công ty.

Điều 21: Trách nhiệm của Kế toán trưởng có trách nhiệm

• Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của Pháp luật về kế toán. Tuân thủ chế độ tài chính, kế toán doanh nghiệp theo các quy định pháp luật hiện hành.
• Kiểm tra, giám sát về công tác thực hiện tuân thủ theo quy chế của Công ty đã ban hành.
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc phân tích hoạt động quản trị tài chính kế toán, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh, hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán tài chính theo yêu cầu quản lý của Công ty.

CHƯƠNG VII

XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 22. Xử lý vi phạm

Các cá nhân, tập thể có hành vi vi phạm Quy chế quản lý tài chính thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý. Nếu vi phạm pháp luật phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

Đối với khoản chi không đúng chế độ cá nhân nào quyết định chi sai phải bồi hoàn các thiệt hại cho Công ty, các khoản chi vượt định mức được duyệt phải xác định rõ trách nhiệm và trình Hội đồng Quản trị xử lý. Hội đồng Quản trị chịu trách nhiệm về các quyết định xử lý của mình trước cổ đông.

CHƯƠNG VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23. Quy chế quản lý tài chính của Công ty Cổ phần … đã được Hội đồng Quản trị thông qua và ban hành. Trong quá trình thực hiện nếu có trường hợp cần bổ sung, sửa đổi, Tổng Giám đốc trình Hội đồng Quản trị xem xét thông qua trước khi duyệt ban hành.

Điều 24. Ngoài những quy định trong bản Quy chế quản lý tài chính này, Công ty Cổ phần … phải thực hiện đầy đủ các quy định về tài chính hiện hành của Nhà nước.

Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế quản lý tài chính” của Công ty Luật Thái An. Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

6. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế quản trị nội bộ

Việc xây dựng các quy chế quản trị nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật.

Công ty Luật Thái An với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, khách hàng của chúng tôi chủ yếu là doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ công ty. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng là doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.

6.1. Quy trình tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế quản trị nội bộ doanh nghiệp                

Quy trình tư vấn để xây dựng, soạn thảo quy chế quản trị nội bộ doanh nghiệp của Công ty Luật Thái An gồm các bước sau:

Bước 1: Nhận các tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp và các quy chế hiện có.

Bước 2: Ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý và triển khai công việc.

Bước 3: Soạn thảo quy chế mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quy chế cũ chưa phù hợp.

Bước 4: Gửi các dự thảo quy chế nội bộ để lãnh đạo doanh nghiệp cho ý kiến.

Bước 5: Tiếp nhận ý kiến đóng góp của phía doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết có thể họp bàn với doanh nghiệp để thống nhất.

Bước 6: Hoàn thiện các quy chế để Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu doanh nghiệp ký quyết định ban hành/thông qua.

6.2. Kết quả tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ doanh nghiệp

Kết quả xây dựng, tư vấn, soạn thảo quy chế nội bộ doanh nghiệp là khách hàng nhận được bản quy chế đạt được các yêu cầu sau:

• Quy chế được xây dựng phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Quy chế quản lý nội bộ đảm bảo tính minh bạch, chính xác, rõ ràng, đầy đủ.
• Quy chế phù hợp với của pháp luật có liên quan, định hướng bộ máy doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật và trên cơ sở các quy định pháp luật không cấm.
• Các quy chế được ban hành có thể thực hiện ngay mà không cần thêm bất cứ  văn bản hướng dẫn hoặc giải thích chi tiết.

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ!