Công ty Luật Thái An được thành lập năm 2007, khi thị trường dịch vụ pháp lý tại Việt Nam bắt đầu khởi sắc. Với bề dầy nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn pháp luật và Giải quyết tranh chấp kinh doanh, đầu tư, dân sự, đất đai, hôn nhân và gia đình Luật Thái An xứng đáng là điểm tựa pháp lý của khách hàng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tư vấn về những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ.

1. Cơ sở pháp lý quy định những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ:

Cơ sở pháp lý quy định những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ là các văn bản pháp luật sau:

  • Bộ Luật dân sự 2015.
  • Luật Doanh nghiệp 2014.
  • Nghị định số 50/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 01 tháng 6 năm 2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

2. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc cần lưu giữ giấy tờ?

Công tác lưu giữ hồ sơ, tài liệu luôn luôn là một công tác vô cùng quan trọng của doanh nghiệp. Tất cả các doanh nghiệp dù thuộc loại hình gì cũng cần phải có một bộ phận lưu giữ tài liệu, điều này ảnh hưởng lớn đến sự thành công, phát triển và quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu có những lợi ích sau:

  • Việc doanh nghiệp lưu giữ tài liệu quan trọng sẽ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những con số thống kê từ những bản báo cáo, tài liệu được lưu giữ sẽ giúp đánh giá một cách khách quan nhất những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
  • Việc doanh nghiệp lưu giữ tài liệu quan trọng sẽ sẽ giúp những chủ sở hữu của doanh nghiệp dự báo tương lai, xác định chiến lược, phương hướng kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.
  • Việc doanh nghiệp lưu giữ tài liệu quan trọng sẽ giúp hỗ trợ xử lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Những tài liệu được lưu giữ sẽ là bằng chứng cho các cơ quan thuế, bộ phận thanh tra, kiểm toán kiểm tra hoạt động và tính minh bạch của doanh nghiệp.
  • Việc doanh nghiệp lưu giữ tài liệu quan trọng sẽ giúp cho thông tin của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn, dễ dàng chuyển giao giữa các bộ phận nhanh chóng, hiệu quả.
  • Việc doanh nghiệp lưu giữ tài liệu quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

3. Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014 thì:

a) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ gồm:

  • Điều lệ công ty
  • Quy chế quản lý nội bộ của công ty
  • Sổ đăng ký thành viên đối với công ty TNHH, công ty hợp danh hoặc sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần;

b) Các tài liệu liên quan tới tài sản và sản phẩm doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ gồm:

  • Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp
  • Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm
  • Giấy phép và giấy chứng nhận khác;
  • Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

c) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ gồm:

  • Biên bản các cuộc họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH, công ty hơp danh
  • Biên bản các Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
  • Các quyết định trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp;

d) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ gồm:

  • Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
  • Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
  • Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

4. Địa điểm và thời gian lưu trữ những tài liệu của doanh nghiệp

a) Địa điểm lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp phải lữu trữ những tài liệu bắt buộc kể trên tại trụ sở chính hoặc, những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

b) Thời gian lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp:

Theo quy định của pháp luật có liên quan tới các giấy tờ, tùy từng giấy tờ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau.

5. Hình thức xử phạt doanh nghiệp không lưu trữ tài liệu

Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP thì những doanh nghiệp có hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty thì sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Trên đây là phần tư vấn về vấn đề những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ. Để được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp lý doanh nghiệp của Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

 

HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ

1900633725