Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong đời sống kinh tế của chúng ta. Với nhiều ưu thế như tiện lợi, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí thì dần dần hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn thay thế hóa đơn giấy. Đặc biệt, Chính phủ quy định là việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc từ tháng 11/2020. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tư vấn về điều kiện phát hành hóa đơn điện tử.

Câu hỏi của khách hàng:

Chào Luật sư, theo tôi được biết hiện nay theo quy định của Luật thì các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy. Vậy Luật sư cho tôi hỏi điều kiện phát hành hóa đơn điện tử là gì? Khi nào bắt đầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Luật Thái An trả lời:

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho Công ty Luật Thái An, về điều kiện phát hành hóa đơn điện tử, chúng tôi trả lời như sau:

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh

Cơ sở pháp lý quy định việc phát hành hóa đơn điện tử là các văn bản pháp luật sau:

  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (có hiệu lực đến 31/10/2020)
  • Nghị định số 04/2014/NĐ-CP
  • Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC
  • Thông tư số 26/2015/TT-BTC
  • Thông tư số 37/2017/TT-BTC
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC

2. Hóa đơn điện tử là gì ?

Trước khi tìm hiểu điều kiện phát hành hóa đơn điện tử thì bạn cần phải hiểu hóa đơn điện tử là gì. Theo quy định của Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được lập bởi các tổ chức, cá nhân có giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn ghi nhận các thông tin về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng áp dụng đối với người cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
  • Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với trường hợp người cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
  • Các hóa đơn khác như: Vé điện tử, phiếu thu điện tử, tem điện tử…

3. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử

Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử được quy định ở Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC, chủ thể muốn phát hành hóa đơn điện tử thì phải đáp ứng được điều kiện:

  • Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện và đang khai thuế bằng giao dịch điện tử hoặc tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có chữ ký số (token) theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
  • Có địa điểm, các đường truyền thông tin, thiết bị truyền tin, mạng thông tin đáp ứng yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, bảo quản, xử lý, lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, lưu trữ, khôi phục dữ liệu đáp ứng tối thiểu về chất lượng lưu trữ:
  • Có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng được hoặc đã được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.

4. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài việc phải đáp ứng được điều kiện phát hành hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

  • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Các đơn vị sự nghiệp công lập có cung ứng dịch vụ, bán hàng.
  • Hợp tác xã, Liên hiệp Hợp tác xã
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
  • Các đơn vị phát hành số lượng hóa đơn lớn như nước, điện, truyền hình, viễn thông
  • Các đơn vị thành lập chi nhánh tại nhiều tỉnh thành phố.
  • Các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.
  • Các đơn vị có khách hàng ở nhiều tỉnh thành phố.
  • Các tổ chức khác.

5. Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp đáp ứng  điều kiện phát hành hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử cần quan tâm thêm thời điểm bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử được pháp luật quy định như sau:

“Từ ngày 01/11/2020 thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác, các hộ cá nhân kinh doanh sẽ phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (trùng với thời điểm Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực).”

Trên đây là phần tư vấn về điều kiện phát hành hóa đơn điện tử. Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết hơn và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn kinh doanh của Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

CÔNG TY LUẬT THÁI AN

Đối tác pháp lý tin cậy

1900633725